Veranstaltungsarten und ihre individuellen Herausforderungen

Wir sind regelmäßig auf den unterschiedlichsten Veranstaltungen als Veranstaltungsleiter und Sicherheitskoordinator unterwegs und sind dabei nicht nur mit den Veranstaltenden im Austausch, sondern auch mit den Besuchenden der Veranstaltungen. Jede Veranstaltungsart hat dabei für ihre Besuchenden zum Teil eine sehr persönliche und auch emotionale Bedeutung und ist oftmals fester und wiederkehrender Bestandteil im Leben vieler Besuchenden. Dabei gibt es auch besondere Herausforderungen in Bezug auf die Veranstaltungssicherheit. Diese schauen wir uns heute näher an.

Festivals

Eine besondere Verbindung zwischen Besuchenden und Veranstaltung sehen wir immer wieder auf den zahlreichen Festivals. Für viele Festival-Besuchenden bedeutet das Event nicht nur eine Auszeit vom Alltag, sondern ist ein Mittel zur aktiven Erholung, verbunden mit emotionalen Eindrücken und Erlebnissen, neuen Bekanntschaften, die sich zu Freundschaften entwickeln bis hin zum Ausdruck eines Lebensgefühls. Unter Beachtung der geltenden Sicherheitsmaßnahmen geben Festivals ihren Besuchenden ein Gefühl von Freiheit, ein Gefühl von „Come as you are“ und ein Gefühl von Akzeptanz und Zugehörigkeit beim Feiern und Entspannen mit Gleichgesinnten.

Damit die Festival-Besuchenden sich ganz in ihrem Erlebnis fallen lassen können, ist es umso wichtiger, dass Veranstaltende alles im Blick haben und den Besuchenden ein sicheres Festival bieten können. Da Festivals oftmals mitten in natürlichen Umgebungen stattfinden, spielt die Suche nach der passenden Location eine besondere Rolle. Die Location soll ein Gefühl von Freiheit und Abgeschiedenheit vom Alltag widerspiegeln, muss aber auch mit der notwendigen Infrastruktur versehen werden können. Das Installieren von Strom, der Zugang zu Trinkwasser und die Umsetzung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen müssen innerhalb der Location machbar sein.

Gerade an diese Sicherheitsmaßnahmen stellt ein Festival besondere Anforderungen. Manches Festivalgelände ist mit seiner Größe und seinen Aufbauten schwer zu überblicken. Hier müssen alle Bereiche des Geländes einsehbar und kontrollierbar sein. Die medizinische Versorgung muss gut geplant sein und im Ernstfall schnell und reibungslos funktionieren. Ebenso müssen Übergriffe jeder Art verhindert und im Ernstfall sofort festgestellt und unterbunden werden können, was eine erhöhte Wachsamkeit und spezielle Schulung aller Mitarbeitenden aber auch gerade des Sicherheitspersonals erfordern. Eine professionelle Sanitätsdienst- und Ordnungsdienstkonzeption inklusive Positionsplanung und Einsatzkräftebemessungen sind hier unerlässlich. Der Stellenwert von Awareness steigt und muss so auch in der Sicherheitsplanung dem Stellenwert gerecht werden und sich wiederfinden.

Nicht zuletzt bedeutet ein abgelegeneres Gelände auch, dass es einer eingehenden Verkehrsplanung bedarf, bei der die Besucherströme analysiert, Transportkapazitäten berechnet und Stellflächen geplant werden. Es braucht spezielle Zugangskonzepte, um die Ankunft der Campenden und den Einlass der Besuchenden sicher und effizient zu gestalten. Ein Festival bietet mit Camping, Wiese, großem Gelände und dem besonderen Erlebnis für Besuchende eine besondere Atmosphäre und eine besondere Herausforderung an die Planung und Konzeption in allen Bereichen.

Sportliche Events mit Spaßfaktor

Ein ähnliches Erlebnis für seine Besuchenden bietet auch die Vielzahl von sportlichen Events mit Spaßfaktor wie Hindernisläufe, Ausdauer-Challenges oder Bootcamp-Events. Bei vielen dieser Veranstaltungen können auch Besuchende, die nicht regelmäßig Sport treiben, Spaß an der Bewegung entdecken. Viele dieser Events werden von Gruppen besucht, für die das gemeinsame Erlebnis eine Stärkung der Verbundenheit mit sich bringen kann. Wir beobachten bei dieser Art von Veranstaltungen auch immer wieder eine enorm große Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit gegenüber anderen Teilnehmenden.

Sind sportliche Betätigungen in eine Veranstaltung integriert, so muss damit gerechnet werden, dass es zu Verletzungen kommen kann – ein umgeknickter Fuß, Überhitzung oder Unterkühlung und in schlimmeren Fällen ein gebrochener Knochen. Besonderes Augenmerk muss hier also darauf liegen, dass Verletzungsrisiko für die Teilnehmenden so gut wie möglich zu minimieren und gleichzeitig zu gewährleisten, dass im Verletzungsfall eine schnelle Versorgung durch einen geschulten Sanitätsdienst und, wenn nötig, ein schneller Transport in ein Krankenhaus erfolgen.

Die Sanitätsdienstbemessung und Vorplanung von Krankenhaustransporten spielen hier also eine wichtige Rolle für den Ernstfall. Das kann dadurch erreicht werden, dass bspw. ein Transportsystem unabhängig vom Regelrettungsdienst eingerichtet wird. Bei größeren Veranstaltungen kann dies sogar eine Genehmigungsauflage sein, um zu verhindern, dass der Regelrettungsdienst überlastet wird. Auch eine detaillierte Risikoanalyse und die genaue Betrachtung der Gegebenheiten vor Ort sind essenziell, um Schadensfälle maximal zu verhindern. Bei der Risikoanalyse spielen Faktoren wie das Wetter, das Gelände und auch die Fitness der Teilnehmenden eine besondere Rolle.

Sportwettkampfveranstaltungen

Professionelle Sportwettkampfveranstaltungen haben zum Teil sogar eine globale Bedeutung, wenn wir an Welt- und Europameisterschaften denken. Mit dem weiterwachsenden Klimabewusstsein, dem Einsatz für Menschenrechte und den Blick auf angemessene Arbeitsbedingungen gerät die Produktion vieler solcher Veranstaltungen nochmal mehr ins Blickfeld. Dabei sind diese Wettbewerbe nicht nur eine riesige Marketingmaschinerie für den Sport, sondern vor allem auch der Arbeitsplatz von Berufssporttreibenden. Umso wichtiger ist es, dass bei Wettkampfveranstaltungen nicht nur uneingeschränkt das Erlebnis für die Besuchenden und die Repräsentation des Sports im Fokus stehen, sondern diese angemessen in Einklang mit nachhaltigen Veranstaltungskonzepten gebracht werden.

Selbstverständlich muss dies unter Einhaltung der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen erfolgen, die bei großen und insbesondere internationalen Wettkämpfen einen nicht zu vernachlässigenden Teil der Veranstaltungsplanung einnehmen. Es zeigt sich, dass diese Veranstaltungsform ganz besondere Herausforderungen hat und einen ständigen Spagat schaffen muss zwischen den Bedürfnissen von Berufssporttreibenden, Besuchenden, Investierenden und Sportmarketing.

Für jede Sportstätte werden Sicherheitskonzepte, Hygienekonzepte, Zufahrtskonzepte, Konzepte für die Besucherstromlenkung und Risikoanalysen benötigt. Hinzu kommen bei großen und internationalen Events oftmals ein Akkreditierungskonzept und spezielle Konzepte für den Personenschutz. Es müssen Sporttreibende, Betreuende, Besuchende Presse, Mitarbeitende und Dienstleistende koordiniert werden. Dies funktioniert nur, wenn es eine erfahrene übergeordnete Sicherheitskoordination gibt, die als Schnittstelle zwischen allen Gewerken und mit dem größtmöglichen Überblick die exakte Planung und erfolgreiche Umsetzung des Events gewährleisten kann.

Neben Sportwettbewerben in Stadien oder Spielstätten, gibt es ebenfalls diverse Straßenwettkämpfe. Wettkämpfe, die auf öffentlichem Straßenland ausgetragen werden, erfordern bei der Sicherheitskonzeption zusätzliche planerische Maßnahmen, die die Zufahrtsbeschränkungen, die Verkehrslenkung, die Versorgung der Sporttreibenden und die Lenkung der Besuchenden betreffen. Auch das Genehmigungsverfahren für Veranstaltungen auf öffentlichem Straßenland unterscheidet sich, da für die Sperrung von Straßenland ein öffentliches Interesse nachgewiesen werden muss und es genauer Verkehrszeichenpläne bedarf, die die Umfahrungen und benötigten Straßensperrungen darstellen.

Es ist eine besondere Herausforderung, diesen und weiteren Ansprüchen und der besonderen Verantwortung gerecht zu werden und daher nicht verwunderlich, dass große Sportwettkämpfe teilweise Vorbereitungszeiten von mehreren Jahren haben.

Regionale (Traditions-)Veranstaltungen & Kulturfestivals

Ähnlich wichtig für den Tourismus wie große Sport-Events sind besondere regionale Veranstaltungen wie Stadtfeste, Hafengeburtstage oder auch zum Teil international bekannte Traditionsveranstaltungen und Weihnachtsmärkte. Diese Veranstaltungen locken jährlich hunderttausende zum Teil internationale Gäste in die Region und sind damit ein enormes Marketinginstrument, das den Tourismus nicht nur während der Veranstaltung ankurbelt, sondern auch nachhaltig fördern kann. Dafür braucht es langfristig angelegte Konzepte, die neben der eigentlichen Veranstaltung auch Rahmenprogramme integrieren, die die Besuchenden langfristig an die Region binden.

Auch Kultur- und Filmfestivals können zur Steigerung der Bekanntheit einer Region beitragen, wenn die Besuchenden entsprechend eingebunden werden. Für beide Veranstaltungsarten ist wichtig, dass die Menschen der Region in die Veranstaltungsplanung mit eingebunden werden, um eine Akzeptanz für die Veranstaltung und den Tourismus zu schaffen. Gerade für direkte Nachbarn eines Veranstaltungsortes kann so eine Veranstaltung durchaus auch Nachteile haben, da sie durch Beschallung oder hohes Tourismusaufkommen in ihren normalen Abläufen gestört werden können.

Filmfestivals und Traditionsveranstaltungen mit hunderttausenden internationalen Besuchenden erfordern ähnlich wie große Sportwettbewerbe langfristige Planungen und umfangreiche Konzeptionen. Ob es die Sicherheitsmaßnahmen, die Akkreditierung oder den Schutz internationaler Gäste betrifft – alle Planungen und die Umsetzung müssen exakt koordiniert werden. Die Sicherheitskoordination darf zu keiner Zeit den Überblick verlieren und muss in allen Konzeptionen den verschiedenen Anforderungen von Veranstaltenden, Behörden, Besuchenden und Gästen gerecht werden.

Dieser Überblick ist auch bei der Veranstaltungsleitung enorm wichtig, umso mehr, wenn es sich um Multi-Venue-Events handelt – Events, die an mehreren Spielstätten wie bspw. verschiedenen Kinos oder Stadien gleichzeitig stattfinden. Hier gibt es eng getaktete Zeitpläne für alle Abläufe und jede Verzögerung durch unvorhergesehene Ereignisse ist mit Schwierigkeiten verbunden. Deshalb müssen bereits im Vorfeld Eventualitäten bedacht und genau geplant werden. Unterbringung, Transport und Schutz der Teilnehmenden müssen konzeptioniert und koordiniert werden. Genehmigungsbehörden, Polizeien, Feuerwehren, Personenschutz und politische Stellen müssen in die Sicherheitskonzeption, die Planungen und den Genehmigungsprozess mit einbezogen werden. Presse, Dienstleistende und Teilnehmende müssen systematisch akkreditiert und zum Teil überprüft werden. Der Verkehr muss u.U. umgeleitet und Straßen gesperrt werden. Es braucht eine umfassende Risikoanalyse und Sicherheitskonzeption für jede einzelne Spielstätte.

Jede Veranstaltungsart hat ihre ganz besonderen Herausforderungen. Bei manchen Veranstaltungen beträgt die Vorbereitungszeit Jahre. Allen gemeinsam ist jedoch die Notwendigkeit der professionellen Veranstaltungsplanung und Sicherheitskonzeption. Diese sind die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsleitung und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen, die letztendlich die Unversehrtheit der Teilnehmenden und Besuchenden gewährleistet.

Wir unterstützen Sie gern bei den Themen Sicherheits- und Hygienekonzeption, Genehmigungsverfahren und Akkreditierungskonzepte sowie bei der übergeordneten Sicherheitskoordination und Veranstaltungsleitung. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!