Die Idee für Ihre Veranstaltung steht. Sie können sich ganz genau vorstellen, wie alles werden soll – welche Acts auftreten sollen, welche Aktionen es geben soll, wie am Ende alles aussehen soll. Sie haben sogar schon ein paar Vorstellungen zum Marketing im Kopf. Doch bevor Sie nun mit der eigentlichen Planung anfangen und unter Umständen sogar schon beginnen, Kosten zu verursachen, ist zu allererst eine sichere Grundlage für Ihre Veranstaltung wichtig. Und dabei heißt es vor allem, den perfekten Ort für Ihre Veranstaltung zu finden. Hierbei gilt es jedoch, gleich eine ganze Reihe von Parametern zu beachten. Wir zeigen Ihnen in unserem aktuellen Artikel, wie Sie durch ein professionelles Location Scouting den Grundstein für eine erfolgreiche und sichere Veranstaltung legen können.

Warum lohnt sich ein professionelles Location Scouting?

Ihr Veranstaltungsort muss nicht nur gewisse Voraussetzungen in Bezug auf die Machbarkeit der Produktion bieten, sondern vor allem auch in Bezug auf die Sicherheit der Veranstaltung. Dies beginnt bei den örtlichen Gegebenheiten in Bezug auf Fluchtmöglichkeiten und Rettungswege und geht über die Größe und maximale Besucherkapazität der Veranstaltungsflächen bis hin zur Verkehrsanbindung, den Parkmöglichkeiten, den Zuwegen und ggf. Campingmöglichkeiten. Oftmals gehen diese Aspekte bei der Location-Suche durch die Konzentration auf andere, für den Veranstalter auf den ersten Blick ersichtlichere Faktoren unter.

Ein professionelles Location Scouting mit einem Blick auf die sicherheitsrelevanten Fragen und auf die Vereinbarkeit Ihrer Veranstaltungsidee mit der Veranstaltungssicherheit garantiert Ihnen eine gute Grundlage für eine sichere und erfolgreiche Veranstaltung. Es erspart Ihnen unter Umständen sogar Mehrkosten durch spätere, dann schwer umsetzbare Sicherheitsauflagen. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit für einen positiven Genehmigungsbescheid bedeutend höher.

Wie erreichen Sie die Vereinbarkeit Ihrer Veranstaltungsidee und der Veranstaltungssicherheit?

Für Ihre Veranstaltung wird in der Regel – allein schon für das Genehmigungsverfahren – ein Sicherheitskonzept notwendig sein. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:
Erstens – Sie sehen das Sicherheitskonzept als Notwendigkeit für das Genehmigungsverfahren und konzipieren die Minimalanforderung, welche von den Genehmigungsbehörden akzeptiert wird. Damit sehen Sie Ihren Beitrag zur Veranstaltungssicherheit als erfüllt an – und bewegen sich »auf dünnem Eis«.
Zweitens – Sie sind sich Ihrer Verantwortung als Veranstalter voll bewusst und sehen das Sicherheitskonzept als integrierten Bestandteil des Veranstaltungskonzeptes. Sie planen Ihre Veranstaltung vom ersten Moment an unter sicherheitsrelevanten Gesichtspunkten – und stehen somit »auf festem Boden«.

Das Location Scouting als Grundstein Ihrer erfolgreichen Veranstaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, von Anfang an die Veranstaltungsidee und die Veranstaltungssicherheit miteinander zu verbinden. Sicherheitsauflagen und Sicherheitsmaßnahmen stehen dann den geplanten Aktivitäten nicht entgegen, sondern sind von Anfang an integrierter Bestandteil der Planungen und fügen sich so in Ihr Gesamtkonzept ein.

Wie sieht ein professionelles Location Scouting aus?

Am Anfang stehen Ihre Idee und Ihre Vorstellungen von der Veranstaltung und dem Ort, an dem sie stattfinden soll. Darauf aufbauend werden nun die Parameter festgelegt, die der Veranstaltungsort erfüllen muss – aus Sicht der Veranstaltungsidee und der Produktionsplanung und aus Sicht der Veranstaltungssicherheit. Bei der Festlegung der sicherheitsrelevanten Parameter muss zusätzlich eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben wie bspw. aus der Versammlungsstättenverordnung oder aus behördlichen Auflagen beachtet werden.

Bereits hier muss darauf geachtet werden, dass sich die Parameter nicht grundlegend widersprechen. Soll beispielsweise im Veranstaltungskonzept die Nutzung von offenem Feuer (z.B. Lagerfeuer) festgehalten werden, die Veranstaltung aber außerdem im August mitten in einem Laubwald stattfinden, dann widersprechen sich diese Parameter erst einmal aus Sicht des Brandschutzes.

Ist die Wahl des Veranstaltungsgeländes nicht an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Stadt gebunden, werden nun aufgrund der festgelegten Parameter verschiedene Veranstaltungsgelände gesucht und bei einer Ortsbegehung auf die Vorgaben hin geprüft. Ist bereits von Anfang an ein bestimmtes Veranstaltungsgelände anvisiert, so können die Parameter hierauf abgestimmt werden. Doch Vorsicht! Prüfen Sie die gewünschte Location sorgsam und suchen Sie ggf. noch einmal eine neue Location, wenn das gewünschte Veranstaltungsgelände nicht auch alle geforderten und notwendigen Sicherheitsvorgaben erfüllt.

Haben Sie ein passendes Veranstaltungsgelände gefunden, das sowohl alle Anforderungen an Ihr Veranstaltungskonzept als auch an die sicherheitsrelevanten Vorgaben erfüllt, dann können Sie nun auf einer stabilen Grundlage mit der detaillierten Sicherheitskonzeption und der Aufbauplanung beginnen.

Woran erkennen Sie einen guten Location Scout?

Ein guter Location Scout zeichnet sich nicht allein dadurch aus, dass er möglichst viele Locations in seinem Repertoire hat, um jederzeit ein „passendes“ Veranstaltungsgelände präsentieren zu können, sondern vielmehr dadurch, dass er weiß, worauf es bei der Suche ankommt und bei der Suche strukturiert und gezielt vorgeht. Ein professioneller Location Scout beachtet bei der Auswahl eines potenziellen Veranstaltungsgeländes deshalb immer mindestens die folgenden Aspekte:

die Größe, Lage und örtlichen Gegebenheiten bspw. im Hinblick auf die maximale Besucherkapazität und vorhandene Möglichkeiten für Flucht- und Rettungswege
Aspekte der Besucher- und Verkehrslenkung insbesondere Anreise, Abreise, Parkplätze, ÖPNV-Anbindung, Lenkung auf dem Gelände und erforderliche Sperrungen im öffentlichen Straßenland sowie damit einhergehende Einschränkungen
die geographische und geologische Beschaffenheit der Veranstaltungsflächen wie bspw. die Bodenbeschaffenheit, ein vorhandener Schutz vor Wetterimmissionen, mögliche Brandlasten, vorhandene Gewässer und bestehende Umweltauflagen
evtl. entstehende Emissionen wie bspw. Schall und Müll
politische Einflüsse, die eine Genehmigung erschweren oder erleichtern können
voraussichtliche Miet- und Erschließungskosten

Die perfekte Location für Ihre Veranstaltung zu finden ist nicht nur ein notwendiger Schritt zur Durchführung der Veranstaltung, sondern vielmehr die Grundlage für den Erfolg und die Sicherheit Ihrer Veranstaltung.

Auf Wunsch beraten wir Sie gern zum Thema Location Scouting und zeigen Ihnen auf, welche Möglichkeiten aber auch welche Verantwortung Sie als Veranstalter bei der Suche nach der perfekten Location haben. Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 030-513008000 oder Ihre Nachricht per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de.