Sommerzeit ist Festivalzeit! Die beliebten Open Air-Events stellen dabei eine ganze Reihe von Anforderungen an die Veranstaltungssicherheit. Wir erläutern Ihnen, welche das sind und wie Sie sie am besten meistern.
Hohe Konzentration über einen längeren Zeitraum
Das besondere Festivalfeeling entsteht oft auch dadurch, dass das Event über mehrere Tage geht. Das bringt für den Veranstalter in vielerlei Hinsicht andere Herausforderungen mit sich als ein Ein-Tages-Event. Die Festivalteilnehmer und das Personal müssen bspw. versorgt werden, es braucht eine Übernachtungsmöglichkeit und es gibt erhöhte Ansprüche an die sanitären Anlagen, die Reinigung und die Müllentsorgung.
Auch an die Veranstaltungssicherheit werden besondere Ansprüche gestellt. Sanitätsdienst und Ordnungsdienst müssen so geplant werden, dass zu jeder Tages- und Nachtzeit auf mögliche auftretende Schadensfälle angemessen reagiert werden kann. Dabei müssen bspw. Leerzeiten zwischen Schichtwechseln vermieden und gewährleistet werden, dass jedes Team vor Dienstantritt die entsprechende Einweisung in die Inhalte des Sicherheitskonzeptes erhält. Die Einweisung erfolgt in der Regel durch die Veranstaltungsleitung oder die Sicherheitskoordination.
Auch diese Position muss bei einem mehrtägigen Event mindestens doppelt besetzt sein, um Ruhezeiten sicherzustellen und im Schichtsystem die permanente Anwesenheit und Aufmerksamkeit gewährleisten zu können. Dies ist umso wichtiger, als dass die Veranstaltungsleitung und Sicherheitskoordination im Falle eines Schadensfalles unter Umständen lebensrettende Entscheidungen treffen können müssen. Sie müssen jederzeit objektiv und wachsam die Lage beurteilen und umgehend sinnvolle Maßnahmen bspw. zur Rettung oder Räumung bzw. Evakuierung des Geländes einleiten können.
Gleiches gilt natürlich auch für den Veranstalter selbst und sein Team. Auch sie brauchen regelmäßige Pausen zur Erholung, damit die Produktion einwandfrei funktioniert. Je länger ein Event dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemandem irgendwann ein Fehler unterläuft. Sollte es dann zu einem Schadensfall kommen, ist es für die Aufklärung und die Versicherungen wichtig sowie unter Umständen auch eine haftungsrechtliche Frage, welche Umstände zu dem Schadensfall geführt oder ihn begünstigt haben. Auch vor diesem Hintergrund sollte es insbesondere bei längeren Events eine vorausschauende Personal- und Dienstleisterplanung geben.
Viele Gäste bedeuten viel zu beachten
Neben dem längeren Zeitraum zeichnen sich viele größere Festivals auch durch eine große Anzahl an Teilnehmern und Gästen aus, teilweise sogar mehrere zehntausend.
Das stellt besondere Herausforderungen insbesondere im Bereich der Versorgung und Logistik sowie der Veranstaltungssicherheit dar.
Ein essenzieller Teil ist hierbei die Besucherlenkung und die Überwachung der Besucherströme. Es muss eine genaue Planung und Definition der Zu- und Abwege erfolgen, je nach Größe des Festivalgeländes müssen Laufwege vorgegeben und gekennzeichnet werden. Aufgrund der zeitgleichen An- und Abreise einer Vielzahl an Besuchern sind in der Regel ein Verkehrskonzept für das umliegende Straßenland sowie ein Parkkonzept notwendig. Zudem müssen die An- und Abreise so organisiert sein, dass die Veranstaltungsleitung stets den Überblick behalten und in kritischen Situationen schnell reagieren kann.
Auch für eine evtl. notwendige Räumung oder Evakuierung spielt die Anzahl der Festivalbesucher eine entscheidende Rolle. Je mehr Menschen koordiniert und zeitgleich in eine Richtung gelenkt werden müssen, desto größer ist die Herausforderung. Hierbei ist eine im Vorfeld festgelegte Kommunikations- und Informationsstrategie unerlässlich. Ebenso muss klar definiert sein, welche Aufgaben in welchen Situationen in wessen Verantwortung liegen. Für eventuelle Schadensfälle müssen im Vorfeld klare Reaktionsmuster definiert werden.
Nicht zuletzt erfordern mehr Besucher auch mehr Personal in allen Bereichen. Mehr Besucher bedeuten potenziell mehr Situationen, in denen das Eingreifen des Ordnungsdienstes oder die Versorgung durch den Sanitätsdienst notwendig werden können. Dabei übernimmt der Ordnungsdienst vor allem auch Besucherlenkungsmaßnahmen und unterstützt bei der Umsetzung der Informationsstrategie. Für den Räumungsfall müssen permanent ausreichend Ordner vor Ort sein, die eine Räumung des Festivalgeländes mit Übersicht und Koordination, ruhig und reibungslos gewährleisten können.
Je mehr Besucher sich auf dem Festival befinden, desto mehr Versorgungen durch den Sanitätsdienst können notwendig werden. Auch hier ist deshalb eine angemessene aber auch ausreichende Bemessung wichtig. Der Regelrettungsdienst darf durch das Festival nicht beeinträchtigt werden, weshalb mit Zunahme der Besucher auch Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den Regelrettungsdienst durch die Veranstaltung nicht zusätzlich zu belasten. Oftmals sind diese Planungen auch Auflagen der Veranstaltungsgenehmigung.
Ein großes Gelände erfordert Übersicht
Eine große Anzahl an Besuchern ist nur auf einem entsprechend großen Gelände unterzubringen. Geht das Festival über mehrere Tage, ist das Gelände dabei oft auch noch in verschiedene Bereiche inklusive eines Bereiches für die Übernachtungen aufgeteilt. Die verschiedenen Bereiche des Festivalgeländes sollten in einer genauen Geländeplanung festgelegt werden: An- und Abreisebereich, Wartebereiche, Pufferzonen, Parkzonen, Camping-Area, Versorgungseinheit, Logistikbereich, Sanitäranlagen, Backstage und der Bühnenbereich haben dabei unterschiedliche Anforderungen an die Veranstaltungssicherheit.
Ist das Gelände entsprechend groß, kann es sinnvoll sein bestimmte Laufwege vorzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. Laufwege müssen im Dunkeln ausreichend beleuchtet sein. Dies gilt auch und insbesondere für Rettungswege und Notausgänge. Diese bedürfen einer exakten Planung und dürfen sich nicht mit den Laufwegen der Besucher oder den Anfahrtswegen der Rettungskräfte kreuzen. Die Räumungskonzeption kann je nach Größe des Geländes und nach Schadensfall auch Teilräumungen definieren. Dabei wird in bestimmten Situationen nicht das komplette Veranstaltungsgelände geräumt, sondern nur Teilbereiche, während die eigentliche Veranstaltung unter Umständen sogar erst einmal weiterlaufen kann.
Besucherinformationen sollten in den verschiedenen Bereichen gut sichtbar und/oder hörbar sein. Eine Information für alle Festivalbesucher muss nahezu zeitgleich sowohl den Besucher vor der Bühne als auch den schlafenden Besucher in der Camping-Area erreichen. Hierfür muss auch entsprechendes Personal vorgehalten werden, das alle Bereiche des Festivalgeländes bestreift und im Ernstfall jeden Besucher erreichen kann. Insbesondere gilt das für den Ordnungsdienst, der in Gefahrensituationen sofort jeden Bereich des Geländes evakuieren können muss. Hierfür muss genau überwacht werden, wann sich wie viele Besucher in welchem Bereich des Festivalgeländes befinden und die Ordnerpositionen müssen entsprechend flexibel angepasst werden. Zur Veranstaltungssicherheit gehört auch die Sicherheit der Festivalbesucher in abgelegenen Bereichen des Geländes und bei Nacht. Hier sollten spezielle Streifen vorgehalten werden, die die Sicherheit aller Besucher in allen Situationen gewährleisten können.
Auch die Einsätze des Sanitätsdienstes müssen genau geplant werden. Ein größeres Gelände erfordert in der Regel die Festlegung verschiedener Wachbereiche, um die definierten Hilfsfristen einhalten zu können. Unabhängig davon, in welchem Bereich des Festivalgeländes eine medizinische Versorgung notwendig wird, müssen die gesetzten zeitlichen Fristen für das Erreichen der hilfebedürftigen Person eingehalten werden. Dies geht nur, wenn der Sanitätsdienst an verschiedenen Stellen des Geländes Posten bezieht.
Das Wetter als Gefahrenquelle
Stürme, Gewitter, extreme Hitze, Starkregen und Blitze sind die bedeutendsten Wetterereignisse, die mitunter umfassende Auswirkungen auf Veranstaltungen, insbesondere auf Open Air-Veranstaltungen wie Festivals, haben können. Die Betrachtung und Beobachtung der Wetterlage ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherheitskonzeption und der Sicherheitskoordination auf einer Veranstaltung vor Ort.
Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten auf Grundlage der Risikoanalyse zu den verschiedenen Wetterszenarien und Risiken entsprechende mögliche Schutzmaßnahmen erarbeitet werden. Aufgrund der potenziellen Gefahr für Besucher und Teilnehmer, die von Gewittern ausgeht, sollte der Blitzschutz besondere Beachtung bei der Veranstaltungsplanung finden. Speziell ausgebildete Blitzschutzfachkräfte können auf Grundlage der örtlichen Gegebenheiten vor Ort und der geplanten Elemente und erwarteten Besucherstruktur einer Veranstaltung berechnen, welche Zonen und Bereiche der Veranstaltungsflächen bei einem Blitzschlag besonders gefährdet sind und somit spezieller Sicherheitsmaßnahmen im Vorfeld und im Ernstfall bedürfen.
Schattenplätze und die Versorgung mit Trinkwasser bei hohen Temperaturen oder das Vorhandensein von Schutzräumen im Fall von Gewittern können hilfreiche Maßnahmen darstellen. Auch für die verschiedenen Wetterszenarien gilt: Informationen müssen alle Besucher schnell und unkompliziert erreichen können. Das eingesetzte Personal und der Ordnungsdienst müssen genau wissen, was in welcher Situation zu tun ist und wer die Verantwortung trägt. Nur, wenn jeder weiß, was er tut, kann ein großes Open Air-Festival gelingen und die Veranstaltungssicherheit gewährleistet werden.
Als Ingenieurbüro für Veranstaltungssicherheit haben wir in unserem Team u.a. VDE-qualifizierte Personen für Blitzschutz bei Veranstaltungen im Freien. Wir unterstützen Sie gern dabei, Ihrer Verantwortung umfassend gerecht zu werden und beantworten Ihre Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!