Eine Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen ist für sich schon eine umfassende Herausforderung. Doch in der Regel muss eine Veranstaltung nicht nur produziert, sondern auch genehmigt werden. Je nach Location, Art, Dauer und Größe der Veranstaltung werden die unterschiedlichsten Genehmigungen benötigt. Hinzu kommt, dass je nach Bundesland und Gemeinde unterschiedliche Anforderungen an die Genehmigung einer Veranstaltung gestellt werden können. In unserem aktuellen Artikel betrachten wir, wann was genehmigt werden muss und welche Rahmenbedingungen dafür in der Regel gelten.

Grundlegendes für öffentliche Veranstaltungen

Veranstaltungen auf öffentlichem Grund müssen in jedem Fall genehmigt werden. Für private Veranstaltungen auf privatem Grund ist das grundsätzlich nicht der Fall. Dies gilt jedoch nicht mehr, wenn eine Veranstaltung unabhängig von Art und Größe für die Öffentlichkeit frei zugänglich ist oder über die eigentliche Veranstaltung hinaus wirkt – auch wenn die Veranstaltung auf privatem Grund stattfindet, muss sie dann zumindest bei der entsprechenden Behörde angezeigt und eventuell auch genehmigt werden. Das Anzeigen einer Veranstaltung wird in der Regel beim ortszuständigen Ordnungsamt gemacht. Auf Grundlage einer ersten Veranstaltungsbeschreibung wird dann geschaut, ob die Veranstaltung genehmigungspflichtig ist oder genehmigungspflichtige Teile enthält.

Auch, wenn die Veranstaltung auf privatem Grund stattfindet, spielt der Schallschutz eine entscheidende Rolle. Egal ob Musik oder andere Lärmquellen, der Schallpegel darf eine bestimmte Höhe an der nächsten Bebauung nicht überschreiten. Dafür kann die Vorlage einer Schallprognose vor der Veranstaltung und die Überwachung der Lautstärke an der Veranstaltung selbst jeweils durch einen Sachverständigen gefordert werden. Grundlagen hierfür sind die Immissionsschutzgesetze der Länder (LImSchG) und das Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG).

Besondere Aufmerksamkeit liegt außerdem auf dem Tag der Veranstaltung. Soll die Veranstaltung an einem Sonntag oder Feiertag stattfinden, muss zusätzlich eine Ausnahmegenehmigung nach dem Sonn- und Feiertagsgesetz beantragt werden. Hierzu gibt es in jedem Bundesland ein eigenes Feiertagsgesetz (FTG).

Wann wird ein Bauantrag gestellt?

Ein Bauantrag muss dann gestellt werden, wenn der Veranstaltungsort nach der jeweiligen Versammlungsstättenverordnung (VStättV(O) des Landes zu bewerten ist oder eine Nutzungsänderung einer bestehenden Genehmigung vorgesehen ist.

Jedes Bundesland hat dabei eine eigene Versammlungsstättenverordnung. Wo dies nicht der Fall ist, gilt die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) der Deutschen Bauministerkonferenz, die zudem als Grundlage für die VStättV(O) in den Bundesländern dient. Ebenso verhält es sich mit den Bauordnungen (BauO) und den Bauvorlagenverordnungen (BauVorlV(O)), die regeln, welche Unterlagen wofür, wann und wie eingereicht werden müssen.

In der Praxis wird ein Bauantrag oft dann notwendig, wenn es sich um Veranstaltungen handelt, welche innerhalb von Räumen mit einer Kapazität über 200 Besucher stattfinden, im Freien eingefriedet und mit einer Kapazität von über 1.000 Besucher stattfinden oder eine Szenefläche über 20 m² aufweisen.

Wird ein Bauantrag gestellt, so wird ein relativ umfangreiches Verfahren angestoßen. Neben dem Antrag selbst und einer Baubeschreibung müssen auch bautechnische und brandschutztechnische Nachweise erbracht werden, welche bestimmte Grundvoraussetzungen an den jeweiligen Sachverstand erfüllen müssen. Zudem können Standsicherheitsnachweise, vermaßte Lagepläne und technische Zeichnungen Teil des Antrages sein. Auch Fliegende Bauten müssen gesondert angezeigt werden, wenn sie eine bestimmte Fläche und/oder Höhe überschreiten.

Wird eine Nutzungsänderung, also der Bauantrag, genehmigt, so wurde vorher untersucht, ob die Art und Größe der Veranstaltung mit den baulichen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes vereinbar sind. Das bedeutet, dass die Veranstaltung aus baulicher Sicht an eben dieser Location sicher durchgeführt werden kann. Allerdings sagt dies nichts über Risikofaktoren und Sicherheitsmängel aus, die nicht baulichen Ursprungs sind.

In einem Bauantragsverfahren ist es nicht unüblich, dass für die Durchführung der Veranstaltung selbst kein Sicherheitskonzept gefordert wird, da dies für die Bearbeitung eines Bauantrages auch nicht notwendig ist. Umso mehr müssen sich Veranstalter dessen bewusst sein, dass die Erlaubnis einer Nutzungsänderung nicht eine umfassende Sicherheitskonzeption ersetzen kann und auch nicht die nicht baulichen Risiken einer Veranstaltung erfasst. Auch, wenn kein Sicherheitskonzept von den Genehmigungsbehörden gefordert wird, ist es im Interesse der Unversehrtheit aller Teilnehmer und Gäste, dass sich der Veranstalter mit diesem Thema intensiv auseinandersetzt.

Wann ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich?

Eine Sondernutzungserlaubnis ist immer dann erforderlich, wenn die Veranstaltung auf öffentlichem, also nicht privatem Gelände stattfindet. Im Unterschied zum Bauantrag wird ein Antrag auf Sondernutzungserlaubnis nicht nur von einer einzigen Behörde bearbeitet und genehmigt. In der Regel bindet jedoch das Ordnungsamt – oder ein Veranstaltungs- oder Koordinierungsbüro der Stadt oder Gemeinde – alle anderen notwendigen Behörden und Institutionen mit ein.

Das Ordnungsamt verlangt für die Bearbeitung eines Antrages auf Sondernutzungserlaubnis in der Regel einen formlosen Antrag oder ein Anmeldeformular für die Veranstaltung sowie einen vermaßten Lageplan der Veranstaltungsfläche, eine detaillierte Veranstaltungsbeschreibung mit Zeitplänen sowie ein Sicherheitskonzept. Inhalte des Sicherheitskonzeptes wiederum sind in der Regel folgende:

Veranstaltungs-, Objekt- und Betriebsbeschreibungen
Risikoanalyse und -bewertung
Strategien zur Zielerreichung vorher festgelegter Schutzziele
Kommunikation und Verantwortungen
Raumplanung und Räumungskonzeption
Brandschutz und technische Rettung
Verkehrskonzeption und Besucherstromlenkung
Anforderungen an den Ordnungsdienst und an den Sanitätsdienst und Bemessung
konkrete Sicherheitsmaßnahmen, die sich aus Risikoanalyse und -bewertung ableiten
Lageplan mit allen sicherheitsrelevanten Angaben

Für die Bewertung des Sicherheitskonzeptes werden in der Regel die Polizei und die Feuerwehr in das Genehmigungsverfahren mit eingebunden, welche die Angaben auf Plausibilität prüfen und ihr Einvernehmen an Änderungen oder bestimmte Auflagen koppeln.

Je nach Örtlichkeit der Veranstaltung können zudem das Grünflächenamt, die Denkmalschutzbehörde, das Umweltamt oder auch mal das Forstamt hinzugezogen werden, die dann prüfen, ob der Standort für die Veranstaltung geeignet ist, um Gefährdungen für die Umwelt und Grünflächen auszuschließen. Hier können weitere Auflagen folgen, die präventive Maßnahmen betreffen. Auch eine Abnahme der Grünflächen nach Veranstaltungsschluss und z.B. die Nachsaat von Rasen oder anderen Pflanzen, die durch die Veranstaltung in Mitleidenschaft gezogen wurden, ist durchaus üblich.

Werden auf der Veranstaltung Installationen im Rahmen der Versorgung (z.B. Zu- und Abwasser) eingesetzt und/oder Speisen und Getränken abgegeben, erhalten i.d.R. die Gesundheits- und Veterinärämter eine entsprechende Zuständigkeit. Diese überprüfen nicht nur die sicherheitstechnischen Einrichtungen an den Abgabebestellen, sondern insbesondere auch, ob alle hygienischen Vorgaben eingehalten werden. Dafür kann ein eigener Hygieneplan notwendig werden, in dem genau beschrieben wird, wie bspw. der anfallende Müll entsorgt wird, wann die Toiletten gereinigt oder geleert werden, wie Wasserleitungen gegen Überhitzen geschützt werden und welche Handwaschmöglichkeiten die Mitarbeiter und Gäste wo nutzen können. Für diese und weitere Punkte gibt es strenge Hygienevorschriften, die häufig auch am Veranstaltungstag vor Ort kontrolliert werden. Unabhängig davon muss für den Verkauf von Speisen und/oder Getränken auf Veranstaltungen auch mindestens eine temporäre Konzession (§12 Gaststättengesetz (GastG)) beantragt werden, welche die Abgabe erst erlaubt.

Sicherheit und Verantwortung

Eine Genehmigung für eine Veranstaltung und die behördlichen Auflagen für die Durchführung sollten immer als Minimum der zu leistenden Sicherheitsvorkehrungen gesehen werden. Um Teilnehmer und Besucher umfassend zu schützen, bedarf es grundsätzlich einer intensiven Auseinandersetzung mit möglichen Risiken und Schadensauswirkungen und einer zielführenden Konzeption der Sicherheitsmaßnahmen, die die bestehenden Risiken verringern.

Eine behördliche Genehmigung entbindet den Veranstalter zudem nicht von seiner Verantwortung für die Unversehrtheit aller Teilnehmer und Gäste und reduziert auch nicht seine Haftung im Schadensfall. Der Nutzen einer umfassenden Sicherheitskonzeption unabhängig von der Notwendigkeit einer Genehmigung für die Veranstaltung sollte daher im Bewusstsein jedes Veranstalters verankert sein.

Fazit

Die Veranstaltungsgenehmigung kann ein sehr komplexes Thema sein. Zum einen gibt es eine Fülle an Genehmigungsbehörden und -voraussetzungen, eine Vielzahl von Anträgen, einzureichenden Unterlagen und nachzuweisenden Sachverständigengutachten. Zum anderen haben nicht alle Behörden in Deutschland die gleichen Vorgaben und Prozesse für die Genehmigung von Veranstaltungen.

Aus jahrelanger Erfahrung wissen wir, dass für dieselbe Veranstaltung auf nahezu identischer Veranstaltungsfläche einmal ein Bauantrag notwendig ist und an einer anderen Stelle nicht. Während eine öffentliche Veranstaltung auf privater Fläche in einer Gemeinde nur angemeldet werden muss, werden in einer anderen Gemeinde eine Vielzahl an Behörden in den Genehmigungsprozess eingebunden.

Wir unterstützen Sie gern im Genehmigungsverfahren für Ihre Veranstaltung, damit Sie sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf – telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de!