Eine Veranstaltung, mehrere Locations – Besonderheiten der Sicherheitskonzeption

GROSKOPF Consulting 2017

Neben den typischen Veranstaltungen, die über einen bestimmten Zeitraum an einem Veranstaltungsort durchgeführt werden, gibt es ebenso Veranstaltungen, die parallele Events an diversen Locations beinhalten. Hierzu gehören bspw. größere Festspiele oder Sportveranstaltungen, bei denen Vorführungen oder Wettkämpfe und Rahmenprogramm parallel an diversen Stätten stattfinden. Dies stellt besondere Ansprüche an die Sicherheitskonzeption – welche das sind, sagen wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Organisationsstruktur & übergeordnete Sicherheitskonzeption

Zu Beginn aller Planungen ist es sinnvoll, sich ein paar grundlegende Gedanken zur Organisationsstruktur zu machen. Da es sich trotz verschiedener Locations um eine Veranstaltung handelt, sollten die Planungen, die Sicherheitskonzeption und -koordination und auch die Zusammenarbeit mit Behörden und Dienstleistern zentral gesteuert werden. Für die übergeordnete Sicherheitskonzeption und -koordination empfiehlt sich der Einsatz eines Sicherheitskoordinators.

Der Sicherheitskoordinator für die Gesamtveranstaltung muss den Überblick über die Planungen für die einzelnen Locations und Events behalten und sie in die übergeordnete Sicherheitskonzeption integrieren. In der übergeordneten Sicherheitskonzeption werden zudem Schutzziele definiert und Regelungen für verschiedene Szenarien festgelegt, die dann für jeden Veranstaltungsort gelten und entsprechend individuell umgesetzt werden. Hier werden auch die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert sowie die Kommunikationswege beschrieben und vor allem allgemeine Sicherheitsmaßnahmen definiert, die für jede Location und jedes Event gleichermaßen gelten. Zudem werden grundsätzliche Strategien zur Zielerreichung der vorher festgelegten Schutzziele erarbeitet.

Individuelle Sicherheitskonzeption

Auf Grundlage der übergeordneten Sicherheitskonzeption wird jede Location wie eine eigene Veranstaltung im Rahmen der Gesamtveranstaltung betrachtet. Anhand der gesetzten Vorgaben und Regelungen aus der Gesamtkonzeption werden unter Berücksichtigung der sicherheitsrelevanten Besonderheiten vor Ort nun spezifische Sicherheitskonzeptionen für jede Location erarbeitet. Diese können als Unterkonzept in das Gesamtsicherheitskonzept eingefügt werden.

Hier werden u.a. bauliche und betriebliche Besonderheiten sowie die jeweils zu erwartenden Besucher und der individuelle Veranstaltungsablauf der einzelnen Location betrachtet. Zusätzlich zu den allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen werden dann für die jeweilige Location geltende ergänzende Sicherheitsmaßnahmen erarbeitet. Wie in jedem Sicherheitskonzept müssen dabei mindestens die folgenden Aspekte für jede Location individuell betrachtet und erarbeitet werden:

– Objekt- und Betriebsbeschreibungen
– Risikoanalyse und -bewertung
– Kommunikation und Verantwortungen innerhalb der einzelnen Events
– Raumplanung und Räumungskonzeption
– Brandschutz und technische Rettung
– Verkehrskonzeption und Besucherstromlenkung
– Anforderungen an den Ordnungsdienst und an den Sanitätsdienst
– konkrete Sicherheitsmaßnahmen, die sich aus Risikoanalyse und -bewertung ableiten
– Lageplan mit allen sicherheitsrelevanten Angaben.

Kommunikation & Umsetzung vor Ort

Bei einer Großveranstaltung mit unterschiedlichen Locations bilden eine effiziente Kommunikation und Vernetzung die grundlegende Basis. Sowohl im Vorfeld bei den Planungen und der Sicherheitskonzeption als auch während der Veranstaltung selbst. Die Kommunikationswege und Zuständigkeiten für verschiedene Szenarien müssen im Vorfeld klar definiert werden und die Verfügbarkeit der notwendigen Kommunikationsmittel muss sichergestellt sein. Alle Informationen müssen an einer Stelle zusammenlaufen, erfasst, gebündelt und weiterverarbeitet werden.

Da jedes Event im Rahmen der Gesamtveranstaltung als eigene Veranstaltung betrachtet wird, sollte es neben dem Veranstaltungsleiter/Sicherheitskoordinator der Gesamtveranstaltung entsprechend für jede Location einen eigenen Standortmanager geben, der die Einzelveranstaltung vor Ort überwacht und leitet. Er übernimmt ggf. auch die Aufgaben des Veranstaltungsleiters vor Ort und muss fachlich und persönlich in der Lage sein, im Krisenfall schnell zu entscheiden und die vorher festgelegten Regelungen für das entsprechende Szenario vor Ort umzusetzen.

Neben den Standortmanagern an den einzelnen Locations gibt es eine Veranstaltungs- und Sicherheitszentrale, die zentrale Koordinierungsstelle. Hier ist es sinnvoll, dass neben dem Sicherheitskoordinator auch die Polizei, die Feuerwehr, die Leiter des Ordnungs- und Sanitätsdienstes sowie ggf. weitere Institutionen vertreten sind. In der Koordinierungsstelle werden alle Informationen der einzelnen Events gebündelt und die individuellen Lagen ganzheitlich erfasst und dargestellt. Im Krisenfall wird in der Koordinierungsstelle der Koordinierungskreis einberufen und über das weitere Vorgehen in Bezug auf die Gesamtveranstaltung entschieden.

Die Konzeption von Veranstaltungen mit mehreren Veranstaltungsorten ist komplex und erfordert Expertenwissen und Erfahrung. Wenn Sie eine solche Veranstaltung planen, empfehlen wir Ihnen dies mit entsprechender Unterstützung zu tun, um die Sicherheit und Unversehrtheit Ihrer Gäste und Teilnehmer zu gewährleisten. Wir unterstützen Sie gern dabei. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de. 

Wenn Sie in Zukunft keinen unserer Artikel mehr verpassen möchten, empfehlen wir Ihnen, sich für unseren Newsletter anzumelden!