Genehmigungen für Veranstaltungen sind keine Glückssache!
So durchlaufen Sie erfolgreich das Genehmigungsverfahren für Ihre Veranstaltung.

GROSKOPF Consulting GbR, 2017

Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung ist ihre Genehmigung. Durch die aktuellen Entwicklungen und immer höhere Anforderungen kann das Genehmigungsverfahren für eine Veranstaltung mit einem enormen Aufwand und speziellen Herausforderungen verbunden sein. Doch wie schaffen Sie es, das Genehmigungsverfahren erfolgreich zu durchlaufen? Was müssen Sie beachten? Wie vermeiden Sie zu hohe Kosten durch unnötige Umplanungen? Was können Sie selbst tun und wo empfiehlt es sich Unterstützung in Anspruch zu nehmen? Wir geben Ihnen in unserem aktuellen Artikel einige Antworten.

Aller Anfang ist schwer

Sie möchten eine Veranstaltung durchführen – doch wo fangen Sie an? Zunächst sollten Sie herausfinden, ob Ihre Veranstaltung genehmigungspflichtig oder nur anzeigepflichtig ist. Viele Städte und Gemeinden haben eine eigene Anlaufstelle für die Anmeldung und Koordination von Veranstaltungen; diese Stelle ist für Sie erster Anlaufpunkt bei der Klärung dieser Frage. Ist ein Genehmigungsverfahren erforderlich, erfahren Sie dort, welche die federführende Behörde für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist – bei ihr muss der Antrag für die Genehmigung eingereicht werden. Hier wird das Genehmigungsverfahren für alle an der Genehmigung beteiligten Behörden gebündelt und koordiniert.

Verfügt eine Stadt oder Gemeinde nicht über eine solche gesonderte Stelle für die Genehmigung von Veranstaltungen, sollten Sie – meist über das örtliche Ordnungsamt – herausfinden, was für die Anzeige oder die Genehmigung Ihrer Veranstaltung notwendig ist. Handelt es sich bspw. um eine Veranstaltungs-Location, die nach der Versammlungsstättenverordnung (oder entsprechend) zu bewerten ist, dann muss entweder ausschließlich oder zusätzlich zum Genehmigungsantrag ein formeller Bauantrag gestellt werden. In anderen Fällen kann eine Anzeige beim Ordnungsamt ausreichen, das die Durchführung der Veranstaltung dann ggf. mit spezifischen Auflagen belegt.

Die federführende Behörde bezieht in der Regel alle anderen notwendigen Behörden in das Genehmigungsverfahren mit ein. Dies sind die Polizei, die Feuerwehr, der Rettungsdienst und ggf. das Umweltamt, die Verkehrslenkung und weitere Behörden, die dann jeweils eigene Anforderungen in ihren Teilbereichen an die Umsetzung Ihrer Veranstaltung haben.

Grundlegend für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in der Regel der Nachweis der Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorkehrungen gemäß dem aktuellen Stand diverser Verordnungen in Form eines umfassenden Sicherheitskonzeptes. Hierbei spielen u.a. die Inhalte der Versammlungsstättenverordnung eine entscheidende und grundlegende Rolle. In der Versammlungsstättenverordnung sind unter anderem Vorgaben für die maximale Besucherzahl sowie andere konkrete Sicherheitsanforderungen (wie bspw. Fluchtweglängen und -breiten) verankert, die bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung eingehalten werden müssen. Zusätzlich kann es weitere und auch ortsspezifische Auflagen an die Sicherheitsvorkehrungen für Ihre Veranstaltung geben.

Tipp: Im Dezember 2016 sind diverse Änderungen in der Sonderbauverordnung NRW erfolgt, die die Versammlungsstättenverordnung für den Raum NRW ergänzt. Achten Sie darauf, wenn dies Ihre Veranstaltung betrifft.

Was beinhaltet ein Sicherheitskonzept?

Ein umfassendes Sicherheitskonzept beinhaltet die grundlegende Darstellung Ihrer Veranstaltung und eine genaue Beschreibung des Veranstaltungsortes und mit der Location verbundener Besonderheiten sowie eventuelle Anforderungen an verkehrslenkende Maßnahmen. Hier sind genaue Übersichtspläne erforderlich, die maßgenau die Geländeerschließung mit allen erforderlichen Einrichtungen wie Fluchtwege, Rettungszufahrten, Straßensperrungen, Einfriedungen, Beschilderungen, sanitäre Anlagen, Gastronomiestellflächen, Szenenflächen, aber auch Infrastruktur wie die Grundversorgung mit Strom/Wasser/Abwasser, etc. darstellen.

Herzstück eines Sicherheitskonzeptes ist die Gefahrenanalyse, in der potenzielle Schadensfälle und ihre Auslöser erfasst werden und darauf aufbauend sowie anhand definierter Schutzziele spezielle und individuelle Sicherheitsmaßnahmen entwickelt werden, um das Eintreten der Schadensfälle zu verhindern oder die Auswirkungen eintretender Schadensfälle so gering wie möglich zu halten. Hierzu gehören auch die genaue Planung des Einsatzes eines Ordnungsdienstes und eines Sanitätsdienstes sowie der Maßnahmen zur Koordination und Leitung der Veranstaltung.

Mit der Einreichung der erforderlichen Dokumente startet nun das offizielle Genehmigungsverfahren. Bei der Prüfung des Sicherheitskonzeptes durch die Genehmigungsbehörde, die Polizei und Feuerwehr und eventuell weiteren Institutionen ergeben sich zumeist weitere Anforderungen und Auflagen für die Durchführung Ihrer Veranstaltung. Das Sicherheitskonzept muss nun ggf. an die spezifischen Bedürfnisse der Kommune angepasst werden. Dies gilt unter Umständen ebenso für weitere meist erforderliche Konzeptionen wie das Verkehrskonzept, das Erschließungs- und Entsorgungskonzept, die Aufbau- und Objektbeschreibung, das Brandschutzkonzept, das Immissionsschutzkonzept etc.

Vertrauen Sie auf Expertenwissen

Als Veranstaltungsfachmann sollten Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und das Sicherheitskonzept von einem Sicherheitsexperten erstellen lassen. Für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes gibt es eine Reihe von Anbietern. Doch seien Sie hier vorsichtig: ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept braucht explizite Kenntnisse über die Sicherheit von Veranstaltungen, den aktuellen Stand der Technik, aktuelle Entwicklungen und Expertenwissen in Bezug auf die Berechnung maximaler Besucherzahlen, Einsatzkräftestärken von Ordnungsdienst und Sanitätsdienst sowie die fachgerechte Analyse von möglichen Gefahrensituationen und die daraus resultierende zielgerichtete Erarbeitung von Sicherheitsmaßnahmen. Die neutrale Analyse und die Erarbeitung der Inhalte unabhängig vom daran gekoppelten Umfang mitangebotener Leistungen ist in unseren Augen ein entscheidender Faktor für die Sicherheit einer Veranstaltung.

Sie können den Planungs- und vor allem den Umplanungsaufwand verringern, wenn das Sicherheitskonzept, das Sie im Rahmen des Genehmigungsverfahrens einreichen, bereits genehmigungsfähig ist. Das heißt, wenn Ihnen schon im Vorhinein die Möglichkeiten und auch Bedingungen für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung weitestgehend bekannt sind. Gerade hier empfiehlt es sich, einen Fachmann zu Rate zu ziehen, der die Anforderungen und Auflagen genau kennt und in der Lage ist, ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Eine spätere Umplanung, um Auflagen und gesetzliche Notwendigkeiten zu erfüllen, verursacht in jedem Fall Mehrkosten.

Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie als Veranstalter unabhängig von einer Genehmigung immer die volle Verantwortung für Ihre Veranstaltung tragen. Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in erster Linie eine Plausibilitätsprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip und dient nicht zuletzt der Sicherstellung lokaler Interessen. Die Funktionalität und Zielgerichtetheit sowie die Einhaltung der Sicherheitskonzeption liegt in Ihren Händen. Von Ihnen nicht entdeckte Versäumnisse durch nicht bekannte gesetzliche Vorgaben und Auflagen entbinden Sie nicht von der haftungs- oder strafrechtlichen Verantwortung mit den entsprechenden Konsequenzen.

Damit Sie sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können, unterstützen wir Sie optimal, indem wir das komplette Genehmigungsverfahren begleiten oder Sie auf Wunsch sogar vertreten. Ein umfassendes Sicherheitskonzept mit auf Ihre Veranstaltung individuell zugeschnittenen Strategien und Sicherheitsmaßnahmen ist dabei die Grundlage für das erfolgreiche Genehmigungsverfahren. Durch unsere tägliche Arbeit mit den Genehmigungsbehörden deutschlandweit können wir Ihnen schnelle Wege und bestmögliche Verfahren garantieren. Dabei passen wir je nach den Anforderungen und Auflagen der Genehmigungsbehörden das Sicherheitskonzept fortlaufend an und erstellen weitere geforderte Konzepte und vermaßte Lagepläne mit allen erforderlichen Angaben. Die zusammengestellten Unterlagen werden von uns an die Genehmigungsbehörde übergeben. Im Verlauf des Genehmigungsverfahrens vertreten bzw. begleiten wir Sie auf Wunsch bei behördlichen Ortsterminen, Anhörungen oder erforderlichen persönlichen Vorsprachen.

Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen persönlichen Termin telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.

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