Schutz- und Hygienekonzepte als Teil der Veranstaltungssicherheit

GROSKOPF Consulting 2020

Durch die COVID-19-Pandemie hat sich das Leben in allen Bereichen nachhaltig geändert. Der Veranstaltungsbereich ist davon besonders stark betroffen. Von Veranstaltungsverboten zu Beginn der Pandemie bis zur eingeschränkten Genehmigung unter strikten Auflagen hat sich die Art der Durchführung von Veranstaltungen geändert. Schutz- und Hygienekonzepte sind fester Bestandteil der sicheren Durchführung von Veranstaltungen geworden und werden es wohl auch in Zukunft bleiben. Was genau ein Schutz- und Hygienekonzept ist, warum es so wichtig ist und wie sich die Veranstaltungsplanung und -durchführung hierdurch verändert, beschreiben wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein Schutz- und Hygienekonzept?

Hygienekonzepte, Schutzkonzepte, Konzepte für den Infektionsschutz – unabhängig vom Namen geht es bei der Erstellung von solchen Konzepten um ähnliche Fragen, wie bei der Erstellung des Sicherheitskonzeptes. Erster Bestandteil ist eine konkrete Risikoanalyse in Hinblick auf die Infektionsgefahr. Welche Faktoren der Veranstaltung beeinflussen das Risiko einer Infektion für Besucher und Teilnehmer? Vor dem Hintergrund der uns bekannten Verbreitungswege von SARS-CoV-2 vor allem durch Aerosole in der Luft sind dabei folgende Fragestellungen sinnvoll:

» Findet die Veranstaltung drinnen oder draußen statt?

» Werden viele Besucher erwartet oder wenige? Wie groß sind die Veranstaltungsflächen?

» Welche Art der Veranstaltung wird durchgeführt? Wie beeinflusst dies das Verhalten der Besucher und Teilnehmer?

» Wie wird sich das Publikum voraussichtlich verhalten? Wird evtl. mitgesungen (bei Festivals oder Konzerten) oder sich stark bewegt (Tanz)?

Aus den Antworten auf diese und weitere Fragen lässt sich ableiten, ob das Risiko einer Virusübertragung grundsätzlich eher hoch oder niedriger sein könnte. Daraufhin lässt sich definieren, in welchem Umfang und welche Art von Schutzmaßnahmen ergriffen werden müssen, um das Infektionsrisiko weiter zu senken. Dabei sollten die folgenden Bereiche besondere Beachtung finden:

» Anpassen von Besucherzahlen und Festsetzen einer maximalen Besucherzahl, abhängig von der Größe der Veranstaltungsflächen und den geltenden Infektionsschutzverordnungen

» Anpassen der Besucherlenkung und der Wegeführung, um Mindestabstände zu gewährleisten

» Planung von Desinfektionsmöglichkeiten und konkrete Regelungen zum Mund-Nasen-Schutz

» Überlegungen zur Registrierung und Nachverfolgbarkeit von Besuchern und Teilnehmenden

» Überlegungen zu Tests von Besuchern und/oder Teilnehmern

Weiterhin müssen, wie auch beim Sicherheitskonzept, Maßnahmen definiert werden, die ergriffen werden, wenn es zum Schadensfall – hier also zum Auftreten von Symptomen, der Nichtwirksamkeit von Regeln oder auch im Nachhinein zu einer Ansteckung auf der Veranstaltung – kommt. Besonders wichtig sind hier klar definierte Maßnahmen sowie eine exakte Kontaktverfolgung, die die schnelle Benachrichtigung von betroffenen und darüber hinaus gefährdeten Personen ermöglicht.

Warum ist ein Schutz- und Hygienekonzept so wichtig?

Der Sinn des Schutz- und Hygienekonzeptes ist es, die Durchführung einer Veranstaltung sicherer und unter Umständen sogar erst möglich zu machen. Das Schutz- und Hygienekonzept ist aktuell – wie das Sicherheitskonzept – Grundlage für die Genehmigung einer Veranstaltung und essenzieller Teil der Veranstaltungssicherheit. Es ist deshalb sinnvoll, das Schutz- und Hygienekonzept als Teil des Sicherheitskonzeptes für eine Veranstaltung zu sehen und entsprechend zu integrieren. Für beide Konzeptarten gilt das gleiche Vorgehen. Viele Betrachtungspunkte überschneiden sich, weshalb sich eine isolierte Betrachtung des Infektionsschutzes nicht empfiehlt, sondern vielmehr eine umfassende Betrachtung des Infektionsschutzes als Teil der Veranstaltungssicherheit.

Die bestehenden und in der aktuellen Lage immer wieder angepassten Infektionsschutzverordnungen der Länder und der Gemeinden erfordern zudem eine umfangreiche und stets aktuelle Kenntnis der Gesetzeslage zum Infektionsschutz und der Vorschriften und Auflagen für die Durchführung von Veranstaltungen. Aufgrund der föderalen Strukturen in Deutschland können die Auflagen von Bundesland zu Bundesland, ja sogar von Gemeinde zu Gemeinde stark variieren, was die Planung zusätzlich erschwert.

Das Schutz- und Hygienekonzept hat also drei grundlegende Ziele, die seine Relevanz gut beschreiben:

» die Ermöglichung und Genehmigung der Veranstaltung

» den Schutz der Besucher und Teilnehmer

» die Risikominimierung durch geeignete Maßnahmen sowie konkrete Handlungsanweisungen für den Schadensfall

Was bedeuten die Hygieneauflagen für die Veranstaltung?

Die verschiedenen Auflagen aus den Infektionsschutzgesetzen und Verordnungen bedeuten für Veranstalter vor allem, dass sie sich noch intensiver als bisher mit dem hygienebedingten Schutz der Besucher und Teilnehmer ihrer Veranstaltung auseinandersetzen müssen. Dies geht automatisch mit einem erhöhten Aufwand in der Veranstaltungsplanung und -durchführung einher, oftmals auch personell und finanziell. Veranstalter müssen genau abwägen, was die Auflagen für die konkrete Umsetzung der Veranstaltung bedeuten und ob die Veranstaltung trotz erhöhtem Aufwand für Hygienekonzepte und -maßnahmen bei meist verringerter Besucherzahl noch rentabel ist.

So können die Vorgaben zur Kontaktnachverfolgbarkeit einen erhöhten Personalaufwand bedeuten, die Vorgabe von Hygienemaßnahmen wie Desinfektionsmitteln oder auch einer Bestuhlung des Veranstaltungsgeländes hingegen einen erhöhten finanziellen Aufwand. Kommt die Begrenzung der Besucherzahl hinzu, bedeutet dies in der Regel Umsatzeinbußen beim Ticketverkauf und der Gastronomie, der nicht immer aufgefangen werden kann. Auch die Konzeption der Hygienemaßnahmen selbst stellt einen zusätzlichen Aufwand dar.

So müssen Veranstalter aktuell genau abwägen, ob sich die Möglichkeit der Durchführung von Veranstaltungen im vorgegebenen Rahmen für sie lohnt oder nicht. Langfristig wird sich die Lage hier voraussichtlich wieder etwas entspannen, spätestens, wenn die Versorgung der Bevölkerung mit einem Impfstoff möglich ist. Bis dahin bedeuten die Hygieneauflagen für Veranstalter Fluch und Segen zugleich. Sie machen Veranstaltungen nur unter strikten Auflagen möglich, die mit einem erhöhten Aufwand verbunden sind. Aber sie machen Veranstaltungen eben auch in Zeiten von COVID-19 trotzdem möglich.

Wir beraten Sie gern zum Thema Schutz- und Hygienekonzepte für Ihre Veranstaltung und stehen Ihnen telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de zur Verfügung!

Risikoanalyse – der Grundstein für Veranstaltungssicherheit

GROSKOPF Consulting e.K. 2020

Der deutsche Bauingenieur und Dichter Erhard H. Bellermann sagte einmal: „Wer das Risiko trägt, weiß nicht, was er im Gepäck hat.“ Auch für Veranstalter ist es nicht immer einfach, die Risiken einer Veranstaltung auszumachen und richtig einzuschätzen. Doppelt schwer wird es, wenn neuartige Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie hinzukommen. Dabei ist das Gefährliche an Risiken nicht das Risiko selbst, sondern wie man mit ihm umgeht. Deshalb zeigen wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel, warum es wichtig ist, sich der Risiken eines Events als Veranstalter bewusst zu sein, wie Sie die Risiken benennen und einschätzen können und wie Sie mit vorhandenen Risiken richtig umgehen.

Bewusstsein schafft Achtsamkeit

Unabhängig von der Größe der Veranstaltung, können auf jedem Event Risiken vorhanden sein, die über das normale Maß der Lebenswirklichkeit hinausgehen. Sind Sie sich als Veranstalter dessen bewusst, dass Ihr Event Risiken bergen kann, können Sie diese gezielt betrachten und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen und so Ihre Veranstaltung ein großes Stück sicherer machen. 

Als Veranstalter haben Sie Ihren Gästen gegenüber die rechtliche und moralische Verantwortung und Verpflichtung, ihre Sicherheit und Unversehrtheit auf der Veranstaltung zu gewährleisten. Dies setzt vor allem ein vorhandenes Risikobewusstsein voraus. Die gezielte Risikoanalyse ist dann ein geeignetes Instrument, um die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß verschiedener Risiken kalkulieren zu können.

Durch die aktuelle COVID-19-Pandemie wurde das Risiko, welches von Veranstaltungen ausgeht von Behörden und Medizinern als besonders hoch eingestuft. Die gilt vor allem aufgrund der möglichen Ansteckungsgefahr durch eine Vielzahl an Menschen auf kleinem Raum. Hier ist es besonders sinnvoll, unter Beachtung der geltenden Einschränkungen für Veranstaltungen, eine genaue Risikoanalyse durchzuführen, um das Optimum an Veranstaltung zu erreichen bei einem Minimum an Gefährdung für die Teilnehmer.

Risikoanalyse

Mit Hilfe der Risikoanalyse werden einzelne Gefahren im Hinblick auf deren Einfluss und ihre Wahrscheinlichkeit bewertet. Das Risiko lässt sich anhand zweier Parameter einschätzen: über die Wahrscheinlichkeit des Eintreffens einer bestimmten Gefährdung sowie über das Ausmaß der Folgen. Dabei werden sowohl Sach- als auch Personenschäden betrachtet.

In einer Übersicht werden dabei zunächst die unterschiedlichsten Veranstaltungssituationen und Gefahrenquellen aufgelistet. Entsprechend spezifischer Auslöser lassen sich hieraus Gefährdungen ableiten und mögliche Folgen beschreiben. Die Gefahrenquellen werden dann mit der Eintrittswahrscheinlichkeit verknüpft und über eine Risikomatrix bewertet. 

Die Risikomatrix beschreibt in einer Übersicht die Höhe des Risikos und ordnet diesem eine Notwendigkeit an Gegenmaßnahmen zu. Die in der Situationsanalyse beschriebenen Situationen und deren Risikobewertung zeigen die Relevanz für das Ergreifen von Maßnahmen auf. Die Situationsanalyse zeigt vor allem die Notwendigkeit von Sicherheitsmaßnahmen auf.

Bei der Analyse der Risiken einer Veranstaltung werden die verschiedensten Einflussfaktoren berücksichtigt, wie u.a. die Art der Veranstaltung, das Veranstaltungsgelände und Programm, spezielle Aufbauten, die Infrastruktur sowie das Publikum und auch äußere Faktoren wie das Wetter, eine bestehende Pandemie oder mögliche Bedrohungen von außen.

Konsequenzen aus der Risikoanalyse

Sich eines eventuellen Risikos Ihrer Veranstaltung bewusst zu sein und die vorhandenen Risiken in der Risikoanalyse konkret zu benennen ist die Grundlage für ein Sicherheitskonzept, welches alle erkannten und erfassten Risiken ausreichend minimieren kann. In vielen Fällen reicht schon die Anwendung von bestehenden Standards oder gesetzlichen Vorgaben, um die bestehenden Risiken zu minimieren. In anderen Fällen bedarf es der Definition komplexerer Sicherheitsmaßnahmen im Sicherheitskonzept. In diesem Konzept werden zusätzlich umfassend weitere Maßnahmen definiert, die Ihre Veranstaltung zu einem sicheren Event machen. Auch ein Hygienekonzept ist somit Teil des Sicherheitskonzeptes und trägt dazu bei, mögliche Gesundheitsrisiken für Ihre Gäste und Besucher weitgehend zu minimieren. 

Die gewonnenen Erkenntnisse aus der Risikoanalyse und die darauf aufbauende Konzeption und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen zu deren Minimierung helfen Ihnen dabei, Ihrer Verantwortung für die Unversehrtheit Ihrer Gäste gerecht zu werden.

Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer Risikoanalyse für Ihre Veranstaltung als Teil des Sicherheitskonzeptes. Sie erreichen uns per Telefon unter 030 513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de.

Veranstaltungssicherheit – Das Wetter als Gefahrenquelle

GROSKOPF Consulting 2020

Stürme, Gewitter, extreme Hitze, Starkregen und Blitze sind nur einige Wetterereignisse, die mitunter umfassende Auswirkungen auf Veranstaltungen, insbesondere auf Open Air-Veranstaltungen wie Festivals, haben können. Die Betrachtung der Wetterlage ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherheitskonzeption und der Sicherheitskoordination auf einer Veranstaltung vor Ort. In unserem aktuellen Artikel beschreiben wir deshalb, wann das Wetter zu einer Gefahrenquelle auf Veranstaltungen wird, wie man diese Situationen und mögliche Auswirkungen bereits in die Veranstaltungsplanung integriert und wie man beim Eintreten der konkreten Gefahrensituation vor Ort damit umgeht. 

Wann wird das Wetter zur Gefährdung?

Eine Gefährdung beschreibt eine Situation, von der für betroffene Personen eine Gefahr für die Unversehrtheit ausgeht. Das Wetter kann in der Regel dann zu einer Gefährdung werden, wenn es sich in seinen Extremen zeigt. Dies können zum einen besonders hohe Temperaturen im Sommer sein, die zu Dehydration, Sonnenstich und Kreislaufproblemen führen können und zum anderen das klassische Sommergewitter, dass sich »unerwartet« über dem Open Air-Festival entlädt und mit Starkregen oder gar Hagel sowie insbesondere mit Blitzschlag sogar potenziell lebensgefährlich für die Teilnehmer sein kann. 

Auch starke Windböen oder Stürme können insbesondere die Stabilität möglicher Aufbauten beeinflussen und müssen daher von vornherein in allen Planungen Beachtung finden. Inwieweit eine Wettersituation als extrem gilt und somit gefährdend für eine Veranstaltung ist, muss individuell geprüft werden. Hier lassen sich keine pauschalen Aussagen treffen, da die konkrete Gefährdung sich erst aus dem Zusammenspiel der Aufbauten, der Besucherstruktur, der Programmpunkte, der Umgebung (bspw. durch herabfallende Äste) und auch der möglichen Schutzmaßnahmen bildet.

Risikoanalyse als Bestandteil der Veranstaltungsplanung

Ein wichtiger Bestandteil eines Sicherheitskonzeptes, das grundsätzlich von Anfang an in die Veranstaltungsplanung integriert werden sollte, ist die Risikoanalyse. In der Risikoanalyse muss auch das Wetter als mögliche Gefährdung besondere Beachtung finden. Insbesondere bei Open Air-Veranstaltungen wird hier zunächst eine Übersicht über die möglichen Wetterszenarien erstellt und der jeweilige Grad der Gefährdung – das Risiko – bestimmt.

Dieses Risiko ergibt sich aus dem zu erwartenden Schadensausmaß und der Wahrscheinlichkeit, dass dieses sich auf die zu schützenden Besucher oder Mitarbeiter auswirkt. Da sich bestimmte Wetterlagen nur bedingt und zum Teil auch nur sehr kurzfristig im Voraus bestimmen lassen, birgt das Wetter besondere Risiken und erfordert neben vorbeugenden Schutzmaßnahmen vor allem besonders schnelles Handeln bei Eintreten der Gefahrensituation.

Vorbeugende Schutzmaßnahmen

Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten auf Grundlage der Risikoanalyse zu den verschiedenen Wetterszenarien und Risiken entsprechende mögliche Schutzmaßnahmen erarbeitet werden. Die Möglichkeit für sehr hohe Temperaturen ist im Sommer grundsätzlich immer gegeben. Diese Gefährdung kann daher schon frühzeitig in die Planungen mit einfließen. Einer möglichen Schädigung der Gäste und Teilnehmer kann bspw. durch das Einplanen von kühlenden Schattenplätzen und ausreichend verfügbarer Trinkflüssigkeit für die Besucher und Mitarbeiter als Schutzmaßnahmen entgegengewirkt werden. 

Ähnlich verhält es sich mit anderen Wetterszenarien wie stärkerem Wind oder Sturm, Starkregen oder Gewitter (mit Blitz, Hagel und Sturmböen). Hier müssen und können bereits im Vorfeld bei den Planungen verschiedene vorbeugende Sicherheitsmaßnahmen in die Veranstaltungsplanung implementiert werden. Diese reichen von schnell erreichbaren Schutzräumen und ausreichenden Transportkapazitäten bis hin zur besonderen Stabilisation von Aufbauten. 

Auch die Aufstockung des Sanitäts- oder Ordnungsdienstes ist eine Option, damit ein ausreichender Schutz der Besucher gewährleistet werden kann. Diese und weitere Maßnahmen bilden die Grundlage, die ein schnelles und professionelles Handeln im Ernstfall ermöglichen. Denn insbesondere in Bezug auf das Wetter als Gefährdung, sind die konkreten Gefahrensituationen oftmals erst wenige Tage oder sogar erst wenige Stunden bis Minuten vorher bekannt.

Aufgrund der potenziellen Gefahr für Besucher und Teilnehmer, die von Gewittern ausgeht, sollte der Blitzschutz besondere Beachtung bei der Veranstaltungsplanung finden. Speziell ausgebildete Blitzschutzfachkräfte können auf Grundlage der örtlichen Gegebenheiten vor Ort und der geplanten Elemente und erwarteten Besucherstruktur einer Veranstaltung berechnen, welche Zonen und Bereiche der Veranstaltungsflächen bei einem Blitzschlag besonders gefährlich sind und somit spezieller Sicherheitsmaßnahmen im Vorfeld und im Ernstfall bedürfen. 

Vorgehen im Ernstfall – Schnelles Handeln kann Leben retten

Damit ein schnelles Handeln in einer akuten Gefahrensituation möglich ist, ist neben konkreten Vorgehensweisen und Ablaufplänen für die unterschiedlichen Szenarien aus der Sicherheitsplanung auch die permanente Beobachtung der Wetterlage vor und während der Veranstaltung notwendig. Neben den offiziellen Informationen, die man über den Deutschen Wetterdienst erhalten kann, gibt es mittlerweile viele spezielle für die Wetterbeobachtung entwickelte Programme, die bei der Veranstaltungsplanung und Umsetzung zu Hilfe genommen werden können. Auch der Einsatz von Meteorologen, um die Situation direkt vor Ort einschätzen zu können, sollte je nach Größe der Veranstaltung in Betracht gezogen werden. 

Unter Umständen müssen die Planungen wenige Tage vor der Veranstaltung noch einmal an die dann aktuelle Wettersituation angepasst werden. Bei Möglichkeit oder Kenntnis einer bevorstehenden gefährlichen Wetterlage während der Veranstaltung, bspw. bei Eintreffen eines lokalen Sommergewitters mit Starkregen und Blitzschlag, müssen dann unverzüglich die vorher festgelegten Maßnahmen ergriffen werden. Diese müssen allen an der Veranstaltung beteiligten Gewerken bekannt sein, damit sie entsprechend agieren können und ein reibungsloser Ablauf garantiert werden kann. 

In der Regel gibt die Sicherheitskoordination die Information über die drohende Gefährdungslage »Gewitter« umgehend an die Veranstaltungsleitung weiter – werden beide Positionen in einer Person gebündelt hat dies durchaus Vorteile. Beide Positionen entscheiden nun ggf. in Verbindung mit den anderen Gewerken über das weitere Vorgehen. Dies kann bspw. von einer kurzzeitigen Unterbrechung der Veranstaltung bis hin zur Räumung reichen.

Steht die Entscheidung über den umzusetzenden Notfallplan, werden die entsprechenden Informationen an den Ordnungsdienst weitergegeben, der die Besucher in geschützte Bereiche leiten kann. Unterstützt wird dies durch Sicherheitsdurchsagen, welche die Besucher über die Gefahrenlage und das Vorgehen informieren und zur Ruhe aufrufen. Auch der Sanitätsdienst kann entsprechende Vorbereitungen für eventuelle Schadensereignisse treffen. 

All diese Schritte passieren dabei ggf. innerhalb nur weniger Minuten. Stellt man sich nun vor, dass dies auf einer Veranstaltung mit 30.000 oder mehr Besuchern realisiert werden muss, dann erkennt man schnell die Bedeutung einer exakten und frühzeitigen Planung und die Notwendigkeit einer professionellen Veranstaltungsleitung und Sicherheitskoordination sowie der Bereitstellung der entsprechenden Mittel. Das Wetter sollte als mögliche Gefahrenquelle nie unterschätzt werden. 

Als Ingenieurbüro für Veranstaltungssicherheit haben wir in unserem Team u.a. VDE-qualifizierte Personen für Blitzschutz bei Veranstaltungen im Freien. Wir unterstützen Sie gern dabei, Ihrer Verantwortung umfassend gerecht zu werden und beantworten Ihre Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!

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Akkreditierung – Zugangsberechtigungen für Veranstaltungen
GROSKOPF Consulting 2019

Unabhängig von Größe und Art einer Veranstaltung sind die Akkreditierung von Personen und die damit verbundene Definition und Vergabe von Zugangsberechtigungen Teil des Veranstaltungskonzeptes und auch essenzieller Bestandteil der Sicherheitskonzeption. Die Konzeption der Akkreditierung und ihre Umsetzung können über den Erfolg oder auch Misserfolg einer Veranstaltung und insbesondere über ihre Sicherheit maßgeblich mitbestimmen. Wir beschreiben Ihnen heute, was der Prozess der Akkreditierung genau beinhaltet, für wen sie unverzichtbar ist und welche Gefahren sich aus einer fehlenden Akkreditierung ergeben können.

Was sind Zugangsberechtigungen?

Zugangsberechtigungen kennt jeder Veranstalter aus der Praxis in unterschiedlichen Formen. Die Zugangsberechtigung definiert, welche Personen oder Personengruppen sich in welchen Bereichen (Zonen) der Veranstaltung oder des Veranstaltungsgeländes aufhalten dürfen. Die Zugangsberechtigung liegt meist in Form eines öffentlich getragenen Ausweises vor, welcher personengebunden ist.

Beispiele für verschiedene Zugangsberechtigungen sind u.a.:

– Zugangsberechtigungen für Teilnehmer einer Veranstaltung, die gegen ein Eintrittsgeld Zugang zur für Gäste zugänglichen Veranstaltungsfläche (bspw. zu einer Festivalfläche, einem Konzertsaal oder einer Zuschauertribüne) erhalten. Der „Ausweis“ ist in diesem Fall oft die Eintrittskarte oder ein personengebundenes Handgelenkbändchen.

– Zugangsberechtigungen für minderjährige Teilnehmer einer Veranstaltung, an die der Ausschank alkoholischer Getränke (bspw. auf einem Konzert oder Festival) eingeschränkt werden soll. Der „Ausweis“ kann hier ein personengebundenes Handgelenkbändchen oder eine andere Markierung sein, die minderjährige und volljährige Teilnehmer der Veranstaltung schnell ersichtlich voneinander unterscheidet.

– Zugangsberechtigungen für Künstler, die auf einer Veranstaltung auftreten und sich in einem speziellen Bereich vorbereiten oder auch nach dem Auftritt entspannen können. 

– verschiedene Zugangsberechtigungen für Mitarbeiter des Veranstalters und der eingesetzten Dienstleister. Hierüber kann geregelt werden, welche Mitarbeiter zu welchen Teilbereichen (Zonen) der Veranstaltung Zutritt haben und zu welchen nicht. Bspw. kann Servicepersonal Zugang zum Gästebereich haben, um die Gäste bewirten zu können, jedoch nicht zum Backstage-Bereich für die Künstler. Ordnungsdienstmitarbeiter können bspw. Zugang zum Gäste- und Backstage-Bereich bekommen, nicht jedoch zum Produktionsbereich. Zulieferer wiederum können Zugang zum Produktionsbereich aber nicht zum Gäste- oder Backstage-Bereich erhalten.

– Zugangsberechtigungen für Journalisten, die über die Veranstaltung Bericht erstatten. Sie können bspw. Zugang zum Gästebereich und zur Veranstaltungsfläche sowie zu speziellen Einrichtungen der Presse erhalten, nicht jedoch zum Produktions- und Backstage-Bereich für Künstler.

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Personengruppen, die auf einer Veranstaltung präsent sind. Um zu verhindern, dass sich Personen in nicht für sie vorgesehenen Bereichen bewegen, werden entsprechende Zugangsberechtigungen definiert und ausgegeben. Voraussetzung für funktionierende Zugangsberechtigungen ist innerhalb des Sicherheitskonzeptes die Definition der Personengruppen, der Zonen und der Vergaberichtlinien der Berechtigungen in Form eines Akkreditierungskonzeptes.

Was ist Akkreditierung?

Als Akkreditierung bezeichnen wir den Prozess der Anmeldung für eine Veranstaltung und damit einhergehend die Vergabe von Berechtigungen zum Zugang oder sonstiger Befugnisse. Das Sicherheitskonzept bildet die Grundlage für eine sinnvolle und reibungslose Vergabe von Zugangsberechtigungen und ist somit die Basis der Akkreditierungskonzeption. Eine besondere Rolle spielt die Akkreditierung u.a. bei Großveranstaltungen, Sport-Events, Roten Teppichen oder Veranstaltungen mit besonderem öffentlichem Interesse. Sinnvoll ist die Akkreditierung für jede Veranstaltung, unabhängig von Art und Größe, auf der es ein berechtigtes Interesse gibt, dass verschiedene Personen und Personengruppen zu unterschiedlichen Bereichen Zugang haben oder eben auch nicht.

Grundlegender Bestandteil des Akkreditierungskonzeptes ist die Zonenplanung. Hier wird definiert, welche organisatorischen Bereiche es innerhalb der Veranstaltung gibt. Darauf folgt die Definition der organisatorisch unterschiedlichen Personengruppen, die Zugang zur Veranstaltung erhalten wollen und sollen. Aus der Verknüpfung beider Parameter entsteht nun die Idee der verschiedenen Zugangsbereiche, der Zugangsbedürfnisse der verschiedenen Personengruppen und der Zweckmäßigkeit bestimmter Zugänge. Es wird definiert, wer in welchen Bereich muss und darf und zu welchem Zweck.

Für die verschiedenen Zugangsbereiche kann es unterschiedliche (Sicherheits-)Anforderungen und Voraussetzungen an und für die zugangsberechtigten Personen geben. So kann in der Akkreditierungskonzeption bspw. definiert werden, dass Mitarbeiter und Dienstleister, die Zugang zum Catering-Bereich erhalten sollen, hierfür ein gültiges Gesundheitszeugnis vorlegen müssen. Oder dass Mitarbeiter des Ordnungsdienstes eine entsprechende Qualifikation nachweisen müssen. Ebenso spielt eine polizeiliche Überprüfung von Personen im Vorfeld einer Veranstaltung eine herausragende Rolle. Für die Umsetzung dieser Definitionen und Überlegungen werden im Akkreditierungskonzept passende Maßnahmen beschrieben.

Akkreditierung in der Praxis

Für die Umsetzung des Akkreditierungsprozesses ist es nicht nur wichtig, dass definiert ist, welche Bereiche und Personengruppen es gibt, wer Zugang zu welchem Bereich erhalten soll und welche Voraussetzungen es für die Zugangsberechtigung gibt, sondern auch, wer die Akkreditierung durchführt, über welchen Weg die Akkreditierung läuft und wie sich das Einhalten der Anforderungen überprüfen lässt.

In der Regel sind die Zugangsberechtigungen und die Voraussetzungen dafür Bestandteil der Verträge mit den Dienstleistern, bspw. beim Ordnungsdienst oder beim Caterer, Teilnehmern und Künstlern oder auch Journalisten und anderen Gruppen. Die verschiedenen Personen und Personengruppen akkreditieren sich oft auch über ein System des Veranstalters, indem sie eine Zugangsberechtigung für den gewünschten Bereich vom Veranstalter anfordern, der ihnen diese nach Überprüfung der Erfüllung der Anforderungen ausstellt. Zusätzlich können über die Akkreditierungsausweise auch besondere Befugnisse definiert werden (bspw. Weisungsbefugnis oder Fahrdienstnutzung).

Die Abfrage der Erfüllung bestimmter Anforderungen kann aus datenschutzrechtlichen Gründen sehr schwierig sein. Je nach Art und Sicherheitsstatus einer Veranstaltung und auch nach allgemeiner Gefährdungslage kann die Polizei zur Überprüfung von Personen, insbesondere solcher, die Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten sollen, hinzugezogen werden.

Genauso wichtig wie die Akkreditierungskonzeption selbst ist auch deren exakte Umsetzung sowie die Kontrolle der Einhaltung auf der Veranstaltung selbst. Wie wichtig die Umsetzung und Kontrolle sind, zeigt sich spätestens, wenn bspw. in der Presse unerwünschte Fotos aus dem für die Presse eigentlich nicht zugänglichen Backstage-Bereich für Künstler auftauchen. Dies wäre einer von vielen möglichen Schäden, die eine fehlende Akkreditierung oder unzureichende Kontrolle der Umsetzung verursachen kann. Weit schlimmer können die Folgen sein, wenn einschlägig vorbestrafte Personen Zugang zu sensiblen Veranstaltungsbereichen erhalten. Eine gute Analyse der Erfordernisse sowie die lückenlose Konzeption der Akkreditierung im Zusammenspiel mit dem Sicherheitskonzept und den Sicherheitsbehörden ist somit ein wichtiger Baustein für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung.

Gern beraten wir Sie zum Thema Akkreditierung und erstellen ein individuelles Akkreditierungskonzept für Sie. Rufen Sie uns hierzu an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de.

Location Scouting – so schaffen Sie eine sichere Grundlage für eine gelungene Veranstaltung

GROSKOPF Consulting e.K. 2019

Die Idee für Ihre Veranstaltung steht. Sie können sich ganz genau vorstellen, wie alles werden soll – welche Acts auftreten sollen, welche Aktionen es geben soll, wie am Ende alles aussehen soll. Sie haben sogar schon ein paar Vorstellungen zum Marketing im Kopf. Doch bevor Sie nun mit der eigentlichen Planung anfangen und unter Umständen sogar schon beginnen, Kosten zu verursachen, ist zu allererst eine sichere Grundlage für Ihre Veranstaltung wichtig. Und dabei heißt es vor allem, den perfekten Ort für Ihre Veranstaltung zu finden. Hierbei gilt es jedoch, gleich eine ganze Reihe von Parametern zu beachten. Wir zeigen Ihnen in unserem aktuellen Artikel, wie Sie durch ein professionelles Location Scouting den Grundstein für eine erfolgreiche und sichere Veranstaltung legen können. 

Warum lohnt sich ein professionelles Location Scouting?

Ihr Veranstaltungsort muss nicht nur gewisse Voraussetzungen in Bezug auf die Machbarkeit der Produktion bieten, sondern vor allem auch in Bezug auf die Sicherheit der Veranstaltung.  Dies beginnt bei den örtlichen Gegebenheiten in Bezug auf Fluchtmöglichkeiten und Rettungswege und geht über die Größe und maximale Besucherkapazität der Veranstaltungsflächen bis hin zur Verkehrsanbindung, den Parkmöglichkeiten, den Zuwegen und ggf. Campingmöglichkeiten. Oftmals gehen diese Aspekte bei der Location-Suche durch die Konzentration auf andere, für den Veranstalter auf den ersten Blick ersichtlichere Faktoren unter.

Ein professionelles Location Scouting mit einem Blick auf die sicherheitsrelevanten Fragen und auf die Vereinbarkeit Ihrer Veranstaltungsidee mit der Veranstaltungssicherheit garantiert Ihnen eine gute Grundlage für eine sichere und erfolgreiche Veranstaltung. Es erspart Ihnen unter Umständen sogar Mehrkosten durch spätere, dann schwer umsetzbare Sicherheitsauflagen. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit für einen positiven Genehmigungsbescheid bedeutend höher.

Wie erreichen Sie die Vereinbarkeit Ihrer Veranstaltungsidee und der Veranstaltungssicherheit?

Für Ihre Veranstaltung wird in der Regel – allein schon für das Genehmigungsverfahren – ein Sicherheitskonzept notwendig sein. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

Erstens – Sie sehen das Sicherheitskonzept als Notwendigkeit für das Genehmigungsverfahren und konzipieren die Minimalanforderung, welche von den Genehmigungsbehörden akzeptiert wird. Damit sehen Sie Ihren Beitrag zur Veranstaltungssicherheit als erfüllt an – und bewegen sich »auf dünnem Eis«.

Zweitens – Sie sind sich Ihrer Verantwortung als Veranstalter voll bewusst und sehen das Sicherheitskonzept als integrierten Bestandteil des Veranstaltungskonzeptes. Sie planen Ihre Veranstaltung vom ersten Moment an unter sicherheitsrelevanten Gesichtspunkten – und stehen somit »auf festem Boden«.

Das Location Scouting als Grundstein Ihrer erfolgreichen Veranstaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, von Anfang an die Veranstaltungsidee und die Veranstaltungssicherheit miteinander zu verbinden. Sicherheitsauflagen und Sicherheitsmaßnahmen stehen dann den geplanten Aktivitäten nicht entgegen, sondern sind von Anfang an integrierter Bestandteil der Planungen und fügen sich so in Ihr Gesamtkonzept ein. 

Wie sieht ein professionelles Location Scouting aus?

Am Anfang stehen Ihre Idee und Ihre Vorstellungen von der Veranstaltung und dem Ort, an dem sie stattfinden soll. Darauf aufbauend werden nun die Parameter festgelegt, die der Veranstaltungsort erfüllen muss – aus Sicht der Veranstaltungsidee und der Produktionsplanung und aus Sicht der Veranstaltungssicherheit. Bei der Festlegung der sicherheitsrelevanten Parameter muss zusätzlich eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben wie bspw. aus der Versammlungsstättenverordnung oder aus behördlichen Auflagen beachtet werden.

Bereits hier muss darauf geachtet werden, dass sich die Parameter nicht grundlegend widersprechen. Soll beispielsweise im Veranstaltungskonzept die Nutzung von offenem Feuer (z.B. Lagerfeuer) festgehalten werden, die Veranstaltung aber außerdem im August mitten in einem Laubwald stattfinden, dann widersprechen sich diese Parameter erst einmal aus Sicht des Brandschutzes.

Ist die Wahl des Veranstaltungsgeländes nicht an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Stadt gebunden, werden nun aufgrund der festgelegten Parameter verschiedene Veranstaltungsgelände gesucht und bei einer Ortsbegehung auf die Vorgaben hin geprüft. Ist bereits von Anfang an ein bestimmtes Veranstaltungsgelände anvisiert, so können die Parameter hierauf abgestimmt werden. Doch Vorsicht! Prüfen Sie die gewünschte Location sorgsam und suchen Sie ggf. noch einmal eine neue Location, wenn das gewünschte Veranstaltungsgelände nicht auch alle geforderten und notwendigen Sicherheitsvorgaben erfüllt.

Haben Sie ein passendes Veranstaltungsgelände gefunden, das sowohl alle Anforderungen an Ihr Veranstaltungskonzept als auch an die sicherheitsrelevanten Vorgaben erfüllt, dann können Sie nun auf einer stabilen Grundlage mit der detaillierten Sicherheitskonzeption und der Aufbauplanung beginnen. Was Sie bei der Aufbauplanung im Speziellen beachten sollten, können Sie auch in unserem Artikel II-18 „Sicherheitsaspekte der Geländeerschließung – So gewährleisten Sie den sicheren Aufbau Ihrer Veranstaltung” nachlesen. 

Woran erkennen Sie einen guten Location Scout?

Ein guter Location Scout zeichnet sich nicht allein dadurch aus, dass er möglichst viele Locations in seinem Repertoire hat, um jederzeit ein „passendes“ Veranstaltungsgelände präsentieren zu können, sondern vielmehr dadurch, dass er weiß, worauf es bei der Suche ankommt und bei der Suche strukturiert und gezielt vorgeht. Ein professioneller Location Scout beachtet bei der Auswahl eines potenziellen Veranstaltungsgeländes deshalb immer mindestens die folgenden Aspekte:

»die Größe, Lage und örtlichen Gegebenheiten
bspw. im Hinblick auf die maximale Besucherkapazität und vorhandene Möglichkeiten für Flucht- und Rettungswege

»Aspekte der Besucher- und Verkehrslenkung
insbesondere Anreise, Abreise, Parkplätze, ÖPNV-Anbindung, Lenkung auf dem Gelände und erforderliche Sperrungen im öffentlichen Straßenland sowie damit einhergehende Einschränkungen

»die geographische und geologische Beschaffenheit der Veranstaltungsflächen
wie bspw. die Bodenbeschaffenheit, ein vorhandener Schutz vor Wetterimmissionen, mögliche Brandlasten, vorhandene Gewässer und bestehende Umweltauflagen

»evtl. entstehende Emissionen 
wie bspw. Schall und Müll

»politische Einflüsse, die eine Genehmigung erschweren oder erleichtern können 

»voraussichtliche Miet- und Erschließungskosten

Die perfekte Location für Ihre Veranstaltung zu finden ist nicht nur ein notwendiger Schritt zur Durchführung der Veranstaltung, sondern vielmehr die Grundlage für den Erfolg und die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. 

Auf Wunsch beraten wir Sie gern zum Thema Location Scouting und zeigen Ihnen auf, welche Möglichkeiten aber auch, welche Verantwortung Sie als Veranstalter bei der Suche nach der perfekten Location haben. Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 030-51300800-0 oder Ihre Nachricht per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de.

Besondere Sicherheitsanforderungen an Weihnachtsmärkte

GROSKOPF Consulting 2019
 

Während die künftigen Weihnachtsmarktbesucher noch die Hitze des Sommers genießen, sind die Betreiber der Weihnachtsmärkte schon längst bei den Vorbereitungen für die kommende Saison. Während die Besucher es genießen, entspannt über Ihren Weihnachtsmarkt zu schlendern und die leckeren Düfte und verschiedenen Ausstellungen genießen möchten, machen Sie sich als Veranstalter darüber Gedanken, ob alles reibungslos funktioniert, die Standbetreiber möglichst guten Umsatz machen und vor allem darüber, ob etwas Gefährliches passieren könnte. Gerade Weihnachtsmärkte haben durch verschiedene Faktoren besondere Anforderungen an die Sicherheitskonzeption. Welche das sind, wie Sie die Sicherheitsrisiken auf ein Minimum reduzieren können und vor allem, was zu tun ist, wenn doch etwas passiert, das erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.

Besondere Sicherheitsrisiken auf Weihnachtsmärkten

Weihnachtsmärkte werden von verschiedenen Aspekten begleitet, die das Sicherheitsrisiko für die Besucher erhöhen. Dazu gehört, dass sie in der Regel öffentlich zugängliche Veranstaltungen sind, was bedeutet, dass jeder ungeachtet seiner Besuchsabsicht grundsätzlich Zugang hat. Insbesondere im Umfeld „Besucher“ verbergen sich gleich mehrere potenzielle Risiken. Ihr Weihnachtsmarkt kann von einer (erst einmal unkontrollierten) Menge an Menschen besucht werden. Bei großem Andrang besteht die Gefahr der Überfüllung. Zudem können Sie nur schwer kontrollieren, wer genau Ihren Weihnachtsmarkt besucht, auch Taschendiebe besuchen gern volle Veranstaltungen. Im Fall einer Evakuierung ist die geordnete Entfluchtung Ihres Weihnachtsmarktes zudem umso schwieriger, je mehr Personen sich auf der Veranstaltungsfläche befinden.

Ein weiterer Punkt, den es zu beachten gilt, ist die räumliche Enge der Veranstaltungsfläche selbst. Oftmals stehen auf engstem Raum eine Vielzahl an Buden und Ständen, viele davon versehen mit weiteren potenziellen Gefahrenquellen wie Gasbehältern oder offenem Feuer sowie Dekorationen an und vor den Ständen. Hier besteht zum Einen eine erhöhte Brandgefahr und zum Anderen das Risiko, dass Dekorationen, Aufsteller oder Bestuhlungen die Rettungswege blockieren, wenn nicht alle Aufbauten und Rettungswege exakt und vor allem realistisch vorab geplant werden.

Auch die öffentliche und oft zentrale Lage von Weihnachtsmärkten muss an dieser Stelle thematisiert werden. Aufgrund der aktuell anhaltenden diffusen öffentlichen Gefährdungslage kann eine exponierte Lage des Weihnachtsmarktes ein mögliches Sicherheitsrisiko sein, dass es zu beachten gilt. Wie groß eine solche Gefährdung ist, hängt vor allem vom genauen Standort Ihres Weihnachtsmarktes ab. Konkrete Einschätzungen dieser Gefährdungslage erfordern jedoch auch immer eine Bewertung durch die Sicherheitsbehörden.

Besondere Sicherheitsmaßnahmen für Weihnachtsmärkte

Sind alle Sicherheitsrisiken identifiziert, können nun entsprechende Maßnahmen benannt werden, um die Risiken bereits im Vorfeld weitgehend zu minimieren. In Bezug auf die Besucher des Weihnachtsmarktes ist es wichtig, zum Einen die Zugangssituation genau und bedarfsgerecht zu planen und zu gestalten. Dabei spielen weitere Faktoren eine Rolle, wie eine möglicherweise vorhandene Eingrenzung Ihres Weihnachtsmarktes. Wann kommen wieviel Menschen auf den Markt? Ist der Zugang geregelt, wenn ja, wie? Hier können Überwachungs- und Zählsysteme zum Einsatz kommen, um das Besucheraufkommen und die Besucherströme zu erkennen und bspw. bei drohender Überfüllung entsprechend reagieren zu können. Zudem ist unter Umständen der Einsatz von Sicherheitspersonal auch am Eingang sinnvoll, wenn eine genauere Kontrolle der Besucher gewünscht oder behördlich gefordert wird.

Zum Anderen muss gewährleistet werden, dass für die Vielzahl von Besuchern ausreichende Rettungswege zur Verfügung stehen und auch die Rettungszufahrten ausreichend dimensioniert sind. Die exakte Planung mit vermaßten CAD-Plänen ist hierfür empfehlenswert. Im Ernstfall zählt hier jede Minute und die Besucher müssen schnellstmöglich Ihr Gelände verlassen können, ohne dass sich die Fluchtwege und die Rettungswegen kreuzen.

Die räumliche Enge auf Ihrem Weihnachtsmarkt erfordert eine exakte Planung der Standaufbauten, hierbei müssen auch vor den Standaufbauten befindliche Bestuhlungen sowie Werbeaufsteller und Dekorationen beachtet werden, da auch diese Platz einnehmen, welcher dann bspw. nicht mehr als Flucht- oder Rettungsweg zur Verfügung steht. Auch hier empfiehlt sich wieder eine genaue Lageplanung, die alle Aufbauten sowie vorhandene Bestandsbebauung mit einbezieht.

Des Weiteren spielt der Brandschutz für Weihnachtsmärkte eine besondere Rolle. In der Regel sind die Stände und Buden aus Holz gefertigt und stehen zudem eng aneinander. Die Gefahrenquellen Flüssiggas und offenes Feuer, die vor allem an Gastronomie- oder Handwerksständen zum Einsatz kommen, erfordern eine professionelle Betrachtung des Brandschutzes. Hierbei können sämtliche Gefahrenquellen identifiziert werden und Maßnahmen für den vorbeugenden Brandschutz erarbeitet werden.

Stellen die Sicherheitsbehörden eine mögliche öffentliche Gefährdungslage fest, so werden sie unter Umständen Auflagen für das Betreiben Ihres Weihnachtsmarktes stellen. Diese können von Straßensperrungen und Überfahrtschutz bis hin zur temporären Schließung des Weihnachtsmarktes reichen. Unabhängig hiervon ist es immer empfehlenswert, sich die Verkehrssituation vor Ort genauer anzuschauen und zu überlegen, ob es sinnvoll ist, den Verkehr in bestimmten Zonen rund um Ihren Weihnachtsmarkt evtl. zu beruhigen oder umzuleiten. Dies kann bspw. mögliche Kollisionen zwischen dem Alltagsverkehr und Ihren Weihnachtsmarktbesuchern reduzieren.

Was passiert, wenn was passiert?

Viele Risiken können, wenn Sie einmal identifiziert sind, im Vorhinein durch geeignete Maßnahmen reduziert werden. Dennoch können verschiedene Schadensfälle wie Brand, Überfüllung, medizinische Notfälle oder auch Kriminalitätsdelikte oder gar Gefahren durch besondere Wetterlagen eintreten. Im Ernstfall zählt nur eins: dass Sie wissen, was konkret zu tun ist, um den Schaden möglichst gering zu halten. 

Hierfür muss ein Maßnahmenkatalog vorhanden sein, der sofort im Ernstfall greift. Es muss definiert sein, wer wann was und wie macht. Wann genau liegt eine konkrete Gefahr vor? Wie werden die Besucher informiert und durch wen? Wer leitet wann eine Evakuierung des Veranstaltungsgeländes ein? Wer informiert auf welchem Weg die Feuerwehr oder die Polizei? Welche Maßnahmen sind im Brandfall zu ergreifen? Diese und viele weitere Fragen müssen bereits im Vorfeld beantwortet sein und alle Mitarbeiter und Dienstleister sollten in diese Maßnahmen eingewiesen werden. Nur, wenn jeder einzelne weiß, was er im Ernstfall zu tun hat, kann Schlimmeres verhindert werden – dies ist nicht zuletzt auch eine haftungsrechtliche Frage. 

Wir möchten, dass Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können und Sie am Ende Ihres Weihnachtsmarktes nicht „Gott sei Dank ist nichts passiert!“ denken, sondern „Mein Weihnachtsmarkt war wieder ein voller Erfolg!“. Hierfür bieten wir Ihnen gern eine Überprüfung des bestehenden Sicherheitskonzeptes an und zeigen Ihnen evtl. bestehende Schwachstellen des Konzeptes auf. Schnell, unkompliziert und günstig. Rufen Sie uns hierfür unverbindlich an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!

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Sicherheitskoordination für Großveranstaltungen
GROSKOPF Consulting 2019

Großveranstaltungen sind immer eine besondere Herausforderung, in vielen Bereichen und im Bereich Sicherheit insbesondere. Ob viele hunderttausend Besucher, mehrere Veranstaltungsorte, öffentliches Straßenland oder andere örtliche Besonderheiten oder sogar all diese speziellen Faktoren zusammen – es muss jemanden geben, der diese und alle weiteren beeinflussenden Faktoren in den verschiedenen Aufgaben des Bereiches Sicherheit erfasst und berücksichtigt. Jemanden, der alles rund um das Thema Sicherheit koordiniert. Gerade im Zusammenhang mit Großveranstaltungen hört man immer wieder den Begriff „Sicherheitskoordinator“. Doch wer ist das eigentlich und was genau macht ein Sicherheitskoordinator?
 

Was ist ein Sicherheitskoordinator?

Die Position des Sicherheitskoordinators beschreibt eine Person, die alle Tätigkeiten und Erfordernisse im Bereich Sicherheit koordiniert. Im Vorfeld der Veranstaltung ist sie in der Regel für die Erstellung eines übergeordneten Sicherheitskonzeptes aber auch ggf. einzelner lokaler Sicherheitskonzepte verantwortlich und übernimmt die Kommunikation mit den Behörden sowie der Polizei und Feuerwehr. Während der Veranstaltung selbst bildet sie das kommunikative und koordinierende Zentrum aller umzusetzenden Maßnahmen und der daran beteiligten Gewerke und Dienstleister.

Der Sicherheitskoordinator übernimmt und koordiniert umfassend alle sicherheitsrelevanten Aufgaben, die vor und während einer Großveranstaltung anfallen. Die Übertragung der Aufgaben an eine zentrale Position stellt sicher, dass alle sicherheitsrelevanten Konzeptionen, Planungen und Maßnahmen übergreifend koordiniert werden und so aufeinander aufbauen und in sich schlüssig sind. Um die vielschichtigen Aufgaben der Sicherheitskoordination und -konzeption bewerkstelligen zu können, ist die Arbeit in einem Team, dass ihn bei der Bearbeitung der Aufgaben unterstützt sinnvoll oder gar notwendig.

Der Sicherheitskoordinator sollte in der Betreuung von Großveranstaltungen bereits entsprechende Erfahrung und überdies eine entsprechende fachliche Qualifikation für die Sicherheitskonzeption und -koordination haben. Sinnvollerweise wird die Position des Sicherheitskoordinators von einem erfahrenen Sicherheitsmanager oder Rettungsingenieur übernommen, der mit den besonderen Anforderungen einer Großveranstaltung vertraut ist und zudem alle fachlichen und persönlichen Anforderungen an die Position des Sicherheitskoordinators erfüllt.

Was macht ein Sicherheitskoordinator?

Je nach Größe und Art der Veranstaltung fallen für den Sicherheitskoordinator die verschiedensten Aufgaben an. Die Aufgaben sind je nach Veranstaltungsphase sehr vielseitig und erfordern deshalb eine hohe Expertise in allen betroffenen Bereichen. Die Aufgaben des Sicherheitskoordinators lassen sich in verschiedene Teilbereiche untergliedern:

• Sicherheitskonzeption in der Planungsphase
• Sicherheitskoordination im Vorfeld der Veranstaltung
• Sicherheitskoordination während der Veranstaltung

Die Sicherheitskonzeption ist ein zentraler Punkt der Sicherheitskoordination. Für Großveranstaltungen gibt es in der Regel ein ganzheitliches, übergeordnetes Sicherheitskonzept sowie weitere Sicherheitskonzepte bspw. für mehrere Veranstaltungsorte innerhalb der Veranstaltung oder Unterkonzepte für den Verkehr, den Personenschutz oder spezielle Unterbringungskonzepte bspw. für Sportler bei Sportveranstaltungen. Das Thema Sicherheitskonzeption behandeln wir im Detail auch in unserem Artikel: III-16 Sicherheitskonzept.

Die Tätigkeiten des Sicherheitskoordinators vor und während der Veranstaltung gehen zwar ineinander über, unterscheiden sich dennoch in ihren Aufgaben. Damit während der Veranstaltung alles optimal läuft, muss im Vorfeld der Veranstaltung umso genauer gearbeitet werden. Zu den Aufgaben des Sicherheitskoordinators im Vorfeld der Veranstaltung gehören neben der Sicherheitskonzeption unter anderem:

• die Kommunikation und Abstimmung mit den verschiedenen beteiligten Behörden wie bspw. dem Bauamt, dem Ordnungsamt, der Verkehrsbehörde, etc.
• die Kommunikation und Abstimmung mit Polizei und Feuerwehr
• die Kommunikation und Einweisung der Dienstleister wie dem Sanitätsdienst, dem Ordnungsdienst und weiterer sicherheitsrelevante Dienstleister
• die Einweisung und Schulung der Mitarbeiter der Veranstaltung in die für sie notwendigen Teile der Sicherheitskonzeption
• die Kommunikation mit und Einweisung der Veranstaltungsleiter in das übergeordnete Sicherheitskonzept sowie die einzelnen Sicherheitskonzepte bei mehreren Veranstaltungsorten

Während der Veranstaltung muss der Sicherheitskoordinator jederzeit ansprechbar sein, weshalb in der Regel ein Vertreter notwendig ist. Der Schwerpunkt liegt während der Veranstaltung auf der Sicherstellung der Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen und der Koordination aller sicherheitsrelevanten Gewerke. Eine wichtige Rolle hierbei spielen auch die Positionen der Veranstaltungs- sowie Produktionsleiter. All diese Positionen müssen eng zusammenarbeiten und sich dabei dennoch auf ihren jeweiligen Kernbereich konzentrieren. Zu den Aufgaben des Sicherheitskoordinators während der Veranstaltung zählen unter anderem:

• das Sicherstellen und Kontrolle der Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen
• die Koordination aller sicherheitsrelevanten Gewerke und Dienstleister, der Veranstaltungsleitung, der Polizei und Feuerwehr sowie den beteiligten Behörden
• das Sicherstellen der Kommunikation zwischen den sicherheitsrelevanten Gewerken und Dienstleistern, der Veranstaltungsleitung, der Polizei und Feuerwehr sowie den beteiligten Behörden
• die Einrichtung und Führung einer Koordinationsstelle oder Sicherheitszentrale
• die regelmäßige Kontrolle, Überwachung und Koordination der einzelnen Veranstaltungsorte

Aufgrund der vielfältigen Aufgaben und den gestiegenen Anforderungen ist die Position des Sicherheitskoordinators für Großveranstaltungen mittlerweile unverzichtbar. Je nach Größe der Veranstaltung können Positionen auch in Personalunion zusammengefasst werden, unabdingbar dabei ist jedoch die Ausübung der beschriebenen Tätigkeiten und eine entsprechende Qualifikation. Ob eine Person oder ein ganzes Team, vorteilhaft ist es, wenn alles aus einer Hand kommt. Sicherheitskonzeption, Genehmigungsverfahren, Veranstaltungsleitung und Sicherheitskoordination sollten dabei immer Hand in Hand gehen – im Großen wie im Kleinen.

Wir unterstützen Sie gern dabei, Ihrer Verantwortung gerecht zu werden und beantworten gern Ihre Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. Rufen Sie uns an unter 030-513008000oder schreiben Sie uns anmail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!

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Anzeigen einer Veranstaltung / Bauantrag / Sondernutzungserlaubnis
Wann muss was beantragt und genehmigt werden?

GROSKOPF COnsulting GbR 2018

Eine Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen ist für sich schon eine umfassende Herausforderung. Doch in der Regel muss eine Veranstaltung nicht nur produziert, sondern auch genehmigt werden. Je nach Location, Art, Dauer und Größe der Veranstaltung werden die unterschiedlichsten Genehmigungen benötigt. Hinzu kommt, dass je nach Bundesland und Gemeinde unterschiedliche Anforderungen an die Genehmigungeiner Veranstaltung gestellt werden können. In unserem aktuellen Artikel betrachten wir, wann was genehmigt werden muss und welche Rahmenbedingungen dafür in der Regel gelten.

Grundlegendes für öffentliche Veranstaltungen

Veranstaltungen auf öffentlichem Grund müssen in jedem Fall genehmigt werden. Für private Veranstaltungen auf privatem Grund ist das grundsätzlich nicht der Fall. Dies gilt jedoch nicht mehr, wenn eine Veranstaltung unabhängig von Art und Größe für die Öffentlichkeit frei zugänglich ist oder über die eigentliche Veranstaltung hinaus wirkt – auch wenn die Veranstaltung auf privatem Grund stattfindet, muss sie dann zumindest bei der entsprechenden Behörde angezeigtund eventuell auch genehmigt werden. Das Anzeigen einer Veranstaltung wird in der Regel beim ortszuständigen Ordnungsamtgemacht. Auf Grundlage einer ersten Veranstaltungsbeschreibung wird dann geschaut, ob die Veranstaltung genehmigungspflichtig ist oder genehmigungspflichtige Teile enthält. 

Auch, wenn die Veranstaltung auf privatem Grund stattfindet, spielt der Schallschutzeine entscheidende Rolle. Egal ob Musik oder andere Lärmquellen, der Schallpegel darf eine bestimmte Höhe an der nächsten Bebauung nicht überschreiten. Dafür kann die Vorlage einer Schallprognosevor der Veranstaltung und die Überwachung der Lautstärke an der Veranstaltung selbst jeweils durch einen Sachverständigengefordert werden. Grundlagen hierfür sind die Immissionsschutzgesetze der Länder (LImSchG) und das Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG).

Besondere Aufmerksamkeit liegt außerdem auf dem Tag der Veranstaltung. Soll die Veranstaltung an einem Sonntag oder Feiertag stattfinden, muss zusätzlich eine Ausnahmegenehmigung nach dem Sonn- und Feiertagsgesetzbeantragt werden. Hierzu gibt es in jedem Bundesland ein eigenes Feiertagsgesetz (FTG).

Wann wird ein Bauantrag gestellt?

Ein Bauantrag muss dann gestellt werden, wenn der Veranstaltungsort nach der jeweiligen Versammlungsstättenverordnung (VStättV(O)des Landes zu bewerten ist oder eine Nutzungsänderungeiner bestehenden Genehmigung vorgesehen ist.

Jedes Bundesland hat dabei eine eigene Versammlungsstättenverordnung. Wo dies nicht der Fall ist, gilt die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV)der Deutschen Bauministerkonferenz, die zudem als Grundlage für die VStättV(O) in den Bundesländern dient. Ebenso verhält es sich mit den Bauordnungen (BauO)und den Bauvorlagenverordnungen (BauVorlV(O)), die regeln, welche Unterlagen wofür, wann und wie eingereicht werden müssen.

In der Praxis wird ein Bauantrag oft dann notwendig, wenn es sich um Veranstaltungen handelt, welche innerhalb von Räumen mit einer Kapazität über 200 Besucher stattfinden, im Freien eingefriedet und mit einer Kapazität von über 1.000 Besucher stattfinden oder eine Szenefläche über 20 m²aufweisen.

Wird ein Bauantrag gestellt, so wird ein relativ umfangreiches Verfahren angestoßen. Neben dem Antrag selbst und einer Baubeschreibung müssen auch bautechnische und brandschutztechnische Nachweiseerbracht werden, welche bestimmte Grundvoraussetzungen an den jeweiligen Sachverstanderfüllen müssen. Zudem können Standsicherheitsnachweise, vermaßte Lagepläne und technische Zeichnungen Teil des Antrages sein. Auch Fliegende Bautenmüssen gesondert angezeigt werden, wenn sie eine bestimmte Fläche und/oder Höhe überschreiten.

Wird eine Nutzungsänderung, also der Bauantrag, genehmigt, so wurde vorher untersucht, ob die Art und Größe der Veranstaltung mit den baulichen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes vereinbar sind. Das bedeutet, dass die Veranstaltung aus baulicher Sicht an eben dieser Location sicher durchgeführt werden kann. Allerdings sagt dies nichts über Risikofaktoren und Sicherheitsmängel aus, die nicht baulichen Ursprungs sind.

In einem Bauantragsverfahren ist es nicht unüblich, dass für die Durchführung der Veranstaltung selbst kein Sicherheitskonzept gefordert wird, da dies für die Bearbeitung eines Bauantrages auch nicht notwendig ist. Umso mehr müssen sich Veranstalter dessen bewusst sein, dass die Erlaubnis einer Nutzungsänderung nicht eine umfassende Sicherheitskonzeption ersetzen kannund auch nicht die nicht baulichen Risiken einer Veranstaltung erfasst. Auch, wenn kein Sicherheitskonzept von den Genehmigungsbehörden gefordert wird, ist es im Interesse der Unversehrtheit aller Teilnehmer und Gäste, dass sich der Veranstalter mit diesem Thema intensiv auseinandersetzt.

Wann ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich?

Eine Sondernutzungserlaubnis ist immer dann erforderlich, wenn die Veranstaltung auf öffentlichem, also nicht privatem Gelände stattfindet. Im Unterschied zum Bauantrag wird ein Antrag auf Sondernutzungserlaubnisnicht nur von einer einzigen Behörde bearbeitet und genehmigt. In der Regel bindet jedoch das Ordnungsamt – oder ein Veranstaltungs- oder Koordinierungsbüro der Stadt oder Gemeinde – alle anderen notwendigen Behörden und Institutionen mit ein.

Das Ordnungsamt verlangt für die Bearbeitung eines Antrages auf Sondernutzungserlaubnis in der Regel einen formlosen Antrag oder ein Anmeldeformular für die Veranstaltung sowie einen vermaßten Lageplander Veranstaltungsfläche, eine detaillierte Veranstaltungsbeschreibung mit Zeitplänen sowie ein Sicherheitskonzept. Inhalte des Sicherheitskonzeptes wiederum sind in der Regel folgende:

• Veranstaltungs-, Objekt- und Betriebsbeschreibungen
• Risikoanalyse und -bewertung
• Strategien zur Zielerreichung vorher festgelegter Schutzziele
• Kommunikation und Verantwortungen
• Raumplanung und Räumungskonzeption
• Brandschutz und technische Rettung
• Verkehrskonzeption und Besucherstromlenkung
• Anforderungen an den Ordnungsdienst und an den Sanitätsdienst und Bemessung
• konkrete Sicherheitsmaßnahmen, die sich aus Risikoanalyse und -bewertung ableiten
• Lageplan mit allen sicherheitsrelevanten Angaben

Für die Bewertung des Sicherheitskonzeptes werden in der Regel diePolizeiund die Feuerwehrin das Genehmigungsverfahren mit eingebunden, welche die Angaben auf Plausibilität prüfen und ihr Einvernehmen an Änderungen oder bestimmte Auflagen koppeln.

Je nach Örtlichkeit der Veranstaltung können zudem das Grünflächenamt, die Denkmalschutzbehörde, das Umweltamtoder auch mal das Forstamthinzugezogen werden, die dann prüfen, ob der Standort für die Veranstaltung geeignet ist, um Gefährdungen für die Umwelt und Grünflächen auszuschließen. Hier können weitere Auflagen folgen, die präventive Maßnahmenbetreffen. Auch eine Abnahme der Grünflächen nach Veranstaltungsschluss und z.B. die Nachsaat von Rasen oder anderen Pflanzen, die durch die Veranstaltung in Mitleidenschaft gezogen wurden, ist durchaus üblich.

Werden auf der Veranstaltung Installationen im Rahmen der Versorgung (z.B. Zu- und Abwasser) eingesetzt und/oder Speisen und Getränkenabgegeben, erhalten i.d.R. die Gesundheits- undVeterinärämtereine entsprechende Zuständigkeit. Diese überprüfen nicht nur die sicherheitstechnischen Einrichtungen an den Abgabebestellen, sondern insbesondere auch, ob alle hygienischen Vorgaben eingehalten werden. Dafür kann ein eigener Hygieneplannotwendig werden, in dem genau beschrieben wird, wie bspw. der anfallende Müll entsorgt wird, wann die Toiletten gereinigt oder geleert werden, wie Wasserleitungen gegen Überhitzen geschützt werden und welche Handwaschmöglichkeiten die Mitarbeiter und Gäste wo nutzen können. Für diese und weitere Punkte gibt es strenge Hygienevorschriften, die häufig auch am Veranstaltungstag vor Ort kontrolliert werden. Unabhängig davon muss für den Verkauf von Speisen und/oder Getränken auf Veranstaltungen auch mindestens eine temporäre Konzession (§12 Gaststättengesetz (GastG))beantragt werden, welche die Abgabe erst erlaubt.

Sicherheit und Verantwortung

Eine Genehmigung für eine Veranstaltung und die behördlichen Auflagen für die Durchführung sollten immer als Minimum der zu leistenden Sicherheitsvorkehrungengesehen werden. Um Teilnehmer und Besucher umfassend zu schützen, bedarf es grundsätzlich einer intensiven Auseinandersetzung mit möglichen Risiken und Schadensauswirkungen und einer zielführendenKonzeption der Sicherheitsmaßnahmen, die die bestehenden Risiken verringern.

Eine behördliche Genehmigung entbindet den Veranstalter zudem nicht von seiner Verantwortung für die Unversehrtheit aller Teilnehmer und Gästeund reduziert auch nicht seine Haftung im Schadensfall. Der Nutzen einer umfassenden Sicherheitskonzeption unabhängig von der Notwendigkeit einer Genehmigung für die Veranstaltung sollte daher im Bewusstsein jedes Veranstalters verankert sein.

Fazit

Die Veranstaltungsgenehmigung kann ein sehr komplexes Thema sein. Zum einen gibt es eine Fülle an Genehmigungsbehörden und -voraussetzungen, eine Vielzahl von Anträgen, einzureichenden Unterlagen und nachzuweisenden Sachverständigengutachten. Zum anderen haben nicht alle Behörden in Deutschland die gleichen Vorgaben und Prozesse für die Genehmigung von Veranstaltungen.

Aus jahrelanger Erfahrung wissen wir, dass für dieselbe Veranstaltung auf nahezu identischer Veranstaltungsfläche einmal ein Bauantrag notwendig ist und an einer anderen Stelle nicht. Während eine öffentliche Veranstaltung auf privater Fläche in einer Gemeinde nur angemeldet werden muss, werden in einer anderen Gemeinde eine Vielzahl an Behörden in den Genehmigungsprozess eingebunden.

Wir unterstützen Sie gern im Genehmigungsverfahren für Ihre Veranstaltung, damit Sie sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf – telefonisch unter 030-513008000oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de! 

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Sicherheitsaspekte der Geländeerschließung – So gewährleisten Sie den sicheren Aufbau Ihrer Veranstaltung

GROSKOPF Consulting GbR, 2018  

Die Genehmigung ist erteilt, die Planungen sind abgeschlossen, Ihre Veranstaltung steht kurz bevor. Die Aufbauphase beginnt und hier zeigt sich, wie gut Ihre Vorbereitungen waren. Weiß jeder, was er zu tun hat, was an welchen Platz kommt und wo etwas nicht hin gehört? Arbeiten alle Gewerke Hand in Hand? Sind alle Materialien in ausreichender Menge vor Ort? Wie sieht es mit den notwendigen Anschlüssen für Strom und Wasser aus? Und wird alles rechtzeitig fertig? In dem folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, was eine gute Planung der Geländeerschließung und des Aufbaus alles beinhaltet, woran Sie denken und was Sie hierbei beachten müssen und welche Auswirkungen eine fehlerhafte Planung haben kann.
 

Aufbauplanung und Genehmigung gehen Hand in Hand
 
Um die Genehmigung für Ihre Veranstaltung zu erlangen, müssen Sie in der Regel bereits eine erste Planung der Geländeerschließung und des Aufbaus im Rahmen des Genehmigungsverfahrens einreichen. Die Genehmigungsbehörde wird Ihre Planungen auf Plausibilität prüfen und ggf. um verschiedene Auflagen erweitern, deren Umsetzung Sie nun bei der weiteren Planung berücksichtigen müssen. Idealerweise reichen Sie schon von Anfang an eine Planung der Geländeerschließung und des Aufbaus ein, die alle Sicherheitsaspekte beinhaltet und durch Aufgaben- , Zeit- und Ablaufpläne ergänzt werden kann.
 
Die Planungen der Geländeerschließung und des Aufbaus beinhalten vorzugsweise die Planungen der Flucht- und Rettungswege, von sanitätsdienstlich und räumungstechnisch relevanten Flächen, der Einfriedung und Umzäunung des Veranstaltungsgeländes sowie des Aufbaus von Szenenflächen und Gastronomieständen.
 
Ein bauantragskonformer, vermaßter Lageplan sollte dabei immer mindestens die folgenden Angaben enthalten:

» die Bezeichnung aller geplanten Flächen und ihrer Nutzung
» die Verzeichnung aller Aufbauten, die für Ihre Veranstaltung geplant sind
» die Einzeichnung und Kenntlichmachung der Bestandsbebauung und der Beschaffenheit der genutzten Flächen
» die Angabe der Zugänge, Ausgänge, Flucht- und Rettungswege mit Breiten und erforderlichen Ausschilderungen nach ISO 7010
»  die Ausweisung der Feuerwehrbereitstellungsflächen, der Sammelflächen und Behandlungsplätze sowie der Anordnung der medizinischen Versorgungseinheiten 
»  die Planung und Verzeichnung aller Wasser- und Stromleitungen
»  die Planung und Verzeichnung aller Zaunanlagen und Absperrungen
»  die Zu- und Abwege der Besucher
»  die Rettungszufahrten
»  die Angabe der logistischen Wege für die Produktion.
 
Zusätzlich zum Lageplan kann die Planung der Geländeerschließung und des Aufbaus zudem ein Verkehrskonzept, ein Entsorgungskonzept und Verkehrszeichenpläne beinhalten.
 

Die Geländeerschließung als Grundlage der Aufbauplanung
 
Sind auf Ihrer Veranstaltungsfläche bereits Anschlüsse für Wasser und Strom vorhanden, so erleichtert dies den Aufbau einer Infrastruktur enorm. Falls nicht, gilt es hier bei der Planung der Anschlüsse und Quellen einiges zu beachten. Grundsätzlich müssen sowohl die Strom- als auch die Wasserquellen so gestellt werden, dass sie sich mit Ihren Zu- und Weiterleitungen nicht gegenseitig behindern und die Leitungen nicht die Bereiche von Rettungs- und Fluchtwegen oder andere sicherheitsrelevante Freiflächen queren. Stromaggregate und Wassertanks müssen auf dem Veranstaltungsgelände entsprechend angeordnet werden.
 
Zusätzlich sollte bei der Planung beachtet werden, dass mit den Wassertanks und Stromaggregaten nicht nur die Veranstaltungsstände und -einrichtungen versorgt werden müssen, sondern auch sicherheitsrelevante Technik wie Notbeleuchtungen oder Wasserzugänge für den Sanitätsdienst. Die Planung der Wasser- und Stromquellen und deren Leitungen und die Planung der Bühnen- und Standverteilung auf der Veranstaltungsfläche bedingen sich dabei gegenseitig.
 
Die Planung der Einfriedungen und der damit verbundenen Errichtung von Zaunanlagen orientiert sich insbesondere an den geplanten Flucht- und Rettungswegen, den Zu- und Abwegen der Besucher und den Stellplätzen und Zufahrten für die Feuerwehr und den Sanitäts- und Rettungsdienst. Bei der Aufbauplanung von Ständen müssen zudem Aspekte des Brandschutzes beachtet werden, die sich auf die Abstände und die Anordnung der verschiedenen Stände auswirken können.
 

Besonderheiten bei der Planung von Gastronomieständen
 
Insbesondere Gastronomiestände weisen bei der Verwendung von Flüssiggasen eine zusätzliche Gefahrenquelle auf und müssen daher in der Planung besonders berücksichtigt werden. Für die Verwendung und Lagerung von Gasdruckbehältern schreibt die BGV D 34 eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen vor, die bei der Aufbauplanung bedacht werden müssen.
 
Ist für die Gastronomiestände während der Veranstaltung ein Lieferverkehr angedacht, so muss darauf geachtet werden, dass sich Liefer-, Lauf- und Rettungswege nicht überschneiden oder queren und eine Behinderung des Rettungsdienstes im Ernstfall vermieden wird.
 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist notwendig
 
Die beste Planung nutzt jedoch nichts, wenn sie keiner kennt und sie nicht oder fehlerhaft umgesetzt wird. Achten Sie daher darauf, dass Sie für den Aufbau eine federführende Kraft bestimmen, die alle Gewerke mit den Planungen vertraut macht und den Aufbau entsprechend anleitet und kontrolliert. Werden die Planungen beim Aufbau fehlerhaft umgesetzt, so kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Aufbau von den Genehmigungsbehörden nicht abgenommen wird und Ihre Veranstaltung doch nicht stattfinden kann.
 
Sie sehen, die Geländeerschließung und die Aufbauplanung unter sicherheitsrelevanten Aspekten sind keine Selbstläufer, sondern mit der Beachtung vieler verschiedener, zum Teil genehmigungsrelevanter, Auflagen und Vorschriften verbunden.
 

Gern unterstützen wir Sie bei der Geländeerschließung für Ihre Veranstaltungsfläche. Sie können uns für ein Erstgespräch telefonisch unter 030 51300800-0 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de kontaktieren. Wir freuen uns auf Sie!
 

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Veranstaltungsleitung – Die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg.

GROSKOPF Consulting GbR, 2018

In zehn Minuten heißt es: „Doors Open!“. Alle Beteiligten sind eifrig mit den letzten Handgriffen beschäftigt, der Sound stimmt, die Sonne strahlt, vor dem Einlass herrscht reger Andrang. Gleich geht es los. Mit der Veranstaltung, der Arbeit von Sanitäts- und Ordnungsdienst, dem Ausschank, dem Catering, dem Spaß. Die Veranstaltungsleitung jedoch hat schon längst begonnen. Warum der Erfolg der Veranstaltungsleitung bereits im Vorfeld bestimmt wird, was eine gute Veranstaltungsleitung alles beinhaltet und was an Vorarbeit geleistet werden muss, um eine Veranstaltung erfolgreich leiten zu können, das beschreiben wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Wer darf eine Veranstaltung leiten?

Weder die Versammlungsstättenverordnung noch ein anderer rechtlich bindender Text definiert die Stelle und die Eigenschaften des Veranstaltungsleiters. Gesagt wird hier lediglich, dass ein Veranstaltungsleiter vom Betreiber oder auch vom Veranstalter eingesetzt werden kann und dieser oder der Betreiber/Veranstalter selbst während der Veranstaltung durchgehend vor Ort sein muss. Außerdem muss ein Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik, in der Regel ein geprüfter Meister für Veranstaltungstechnik, benannt werden und ebenfalls vor Ort sein. In der Praxis werden der Einfachheit halber diese beiden Positionen nun oft miteinander verbunden, das heißt, der Meister für Veranstaltungstechnik übernimmt auch die Veranstaltungsleitung.

So beliebt dieses Vorgehen in der Praxis auch sein mag, so viel Sinn macht es jedoch auch, gerade diese beiden Positionen – die Überwachung der Veranstaltungstechnik und die Leitung der Veranstaltung und damit die Gesamtkoordination – voneinander zu trennen. Denn oftmals fehlen dem Veranstaltungstechniker für die Gesamtkoordination der Veranstaltung notwendige sicherheitsrelevante Informationen und Kenntnisse. Im Vergleich zu den Grundlagen bspw. eines Rettungsingenieurs zur Koordination großer Einsatzlagen kann hier eine einfache Weiterbildung zur Veranstaltungssicherheit nicht das leisten, was für eine erfolgreiche Veranstaltungsleitung notwendig wäre.

Grundsätzlich eignet sich für die Veranstaltungsleitung also eher jemand, der über seinen beruflichen Hintergrund bereits Erfahrungen in der Gesamtkoordination von Einsatzlagen und Veranstaltungen mitbringt und zudem einen besonderen Kenntnisstand zu den sicherheitsrelevanten Aspekten einer Veranstaltung hat. Dies kann in der Regel eher ein Sicherheitsingenieur mit Zusatzkenntnissen in der Veranstaltungstechnik/-organisation als ein Veranstaltungstechniker mit Zusatzkenntnissen im Bereich Veranstaltungssicherheit leisten. Die persönliche Eignung zeichnet sich insbesondere durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, durch einen besonderen Überblick über alle Gewerke und Vorgänge und durch eine ruhige, koordinierte Handlungsweise aus.

Was beinhaltet die Leitung einer Veranstaltung?

Warum diese Eigenschaften für eine erfolgreiche Veranstaltung so wichtig sind, zeigt sich durch die Vielzahl und Vielfältigkeit der Tätigkeiten des Veranstaltungsleiters, die bereits weit im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung beginnen.

Am Veranstaltungstag selbst ist der Veranstaltungsleiter bereits vor dem eigentlichen Beginn Ansprechpartner für behördliche Abnahmen und Prüfungen wie bspw. durch das Bauamt, das Ordnungsamt oder das Gesundheitsamt. Er muss hierfür im Vorfeld alle dafür notwendigen und relevanten Auflagen sowie den tatsächlichen Stand der einzelnen Gewerke kennen.

Der Veranstaltungsleiter übernimmt vor Veranstaltungsbeginn auf Grundlage des Sicherheitskonzeptes die Einweisung aller Mitarbeiter für das „Verhalten im Notfall“ und unterweist die Moderatoren der Veranstaltung in die im Vorfeld festgelegten Sicherheitsdurchsagen. Er weist außerdem den Sanitäts- und den Ordnungsdienst in ihre Tätigkeiten ein.

Auch die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Kommunikation zwischen allen Akteuren zählt zu den Aufgaben des Veranstaltungsleiters. Die Kontrolle und Ausgabe entsprechender Kommunikationsmittel ist hier nur ein kleiner Teil davon. Er muss die Kommunikation und die Koordination zwischen Sanitätsdienst, Ordnungsdienst, Brandsicherheitswachdienst, Behörden und der Produktion gewährleisten. Hierfür eignet sich besonders die Einrichtung einer Koordinierungsstelle, die durch den Veranstaltungsleiter geführt wird.

Während der gesamten Veranstaltung überwacht der Veranstaltungsleiter die ordnungsgemäße Durchführung gemäß Sicherheitskonzept, Genehmigung und behördlicher Auflagen. Im Fall von Abweichungen und/oder Störfällen muss er im notwendigen Rahmen und unter Abwägung der Interessen des Veranstalters, der Behörden und der Besucher entsprechend reagieren. Dies kann sich auch aus der Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen und des Veranstaltungsgeländes in regelmäßigen Abständen ergeben.

Die Lageführung und permanente Lagedarstellung ist nicht nur notwendig für den gesamten Überblick des Veranstaltungsverlaufes, sondern dient zudem auch als Grundlage für die Dokumentation in Form eines Einsatztagebuchs. Für die Lagedarstellung gibt es unterschiedliche Systeme und technische Unterstützungen. Dem Veranstaltungsleiter obliegt zudem die Entscheidung über einen Abbruch oder eine Unterbrechung der Veranstaltung bspw. aufgrund einer Unwetterwarnung oder festgestellter Störfälle. Er trifft die Entscheidung über eine Räumung des Geländes und übernimmt in diesem Fall die Räumungskoordination.

Um diese Vielzahl an Tätigkeiten während der Veranstaltungsleitung exakt ausführen zu können, bedarf es einer genauen vorhergehenden Planung und eines umfangreichen Wissensstandes zu sämtlichen Abläufen.

Welche organisatorischen Voraussetzungen müssen für die Übernahme der Veranstaltungsleitung erfüllt sein?

Die Leitung der Veranstaltung erfolgt auf folgenden Grundlagen: dem Sicherheitskonzept, den Genehmigungsauflagen, den Auflagen des Bauamtes, des Ordnungsamtes, des Gesundheitsamtes und der Verkehrsbehörde sowie den Auflagen der Polizei und der Feuerwehr und ggf. weiterer involvierter Behörden oder Einsatzdienste. Zusätzlich sind die Wünsche und Vorstellungen des Veranstalters und die Klientel der Besucher sowie deren Erwartungen zu berücksichtigen. Alle diese Forderungen und Kenntnisse muss der Veranstaltungsleiter entsprechend verinnerlicht haben. Allein aus dieser Sicht bietet es sich an, dass Sicherheitskonzept, Genehmigungsverfahren und Veranstaltungsleitung aus einer Hand kommen.

Des weiteren muss der Veranstaltungsleiter sämtliche Auflagen und Vorgaben der Genehmigungsbehörden und aus dem Sicherheitskonzept mit dem tatsächlichen Stand abgleichen können. Dies kann er nur dann exakt umsetzen, wenn er bereits beim Aufbau involviert ist und diesen koordiniert. Nur so kann gewährleistet werden, dass noch vorhandene Sicherheitsmängel oder Abweichungen von den Auflagen im Vorfeld der Veranstaltung korrigiert werden können und die Durchführung der Veranstaltung durch Produktionsmängel nicht gefährdet wird.

Die Übernahme der Veranstaltungsleitung will gut überlegt sein. Diese Position verlangt im gesamten Veranstaltungsablauf sowie im Vorfeld ein hohes Maß an Konzentration, Verantwortungsbewusstsein, Koordinationsvermögen, Gesamtübersicht und eine nahezu akribische Vorbereitung und setzt zudem die Kenntnis aller für die Aufgaben der Veranstaltungsleitung relevanten Parameter voraus. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dies auf einem qualitativ hochwertigen Niveau nur umzusetzen ist, wenn die Veranstaltungsleitung und die dafür notwendigen vorangehenden Schritte wie das Sicherheitskonzept, das Genehmigungsverfahren und auch die Aufbaukoordination aus einer Hand kommen. Aus einer professionellen Hand, die für alle Bereiche gleichermaßen und für die Grundlagen der Veranstaltungsleitung in besonderer Weise qualifiziert ist.

Bei Fragen rund um die Veranstaltungsleitung oder zum Sicherheitskonzept, zur Genehmigungsbegleitung und zur Aufbaukoordination beraten wir Sie gern. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 030-51300800-0 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.

Sicherheitskonzepte unter dem Aspekt der allgemeinen Sicherheitslage

GROSKOPF Consulting GbR 2017

Es duftet nach Lebkuchen und Glühwein und alles leuchtet in warmen Farben – in der Vorweihnachtszeit zieht es Tausende auf die Weihnachtsmärkte. Doch nach dem Anschlag auf einen Berliner Weihnachtsmarkt im Dezember 2016 stehen die Veranstalter und Behörden vor neuen Herausforderungen. Wie reagiert man angemessen auf die real gewordenen Bedrohungen? Welche neuen Anforderungen werden ggf. an das Sicherheitskonzept gestellt? Welche Maßnahmen sind wirksam und wer ist für Maßnahmen zur Terrorabwehr verantwortlich? In unserem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die besonderen Herausforderungen und die aktuellen Entwicklungen in diesem Bereich.

Risikoanalyse

Um geeignete Sicherheitsmaßnahmen treffen zu können, müssen im Rahmen des Sicherheitskonzeptes die verschiedenen Risiken bestimmt werden. Dafür werden bestehende Gefahrensituationen identifiziert und mit dem möglichen Ausmaß und der Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Der Faktor aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Ausmaß bestimmt dann das Risiko, welches in einer Risikomatrix dargestellt werden kann.

Die Bestimmung des Risikos von Terror auf einer Veranstaltung gestaltet sich jedoch schwierig. Während sich das Risiko für Schadensfälle auf einer Veranstaltung über statistische Auswertungen und verifizierte Annahmen bestimmen lässt, ist dies für das Risiko von Terror nicht einfach möglich. Wie lassen sich nun geeignete Sicherheitsmaßnahmen treffen?

Sicherheitsniveau

Grundlegender Teil des Sicherheitskonzeptes und zur Bestimmung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen ist neben der Risikoanalyse auch die Festlegung der Schutzziele für die jeweilige Veranstaltung. Diese sind zum Teil gesetzlich verankert, andere werden vom Veranstalter definiert und die Genehmigungsbehörden definieren ggf. noch einmal eigene Schutzziele. Die Schutzziele bestimmen sich dabei nach dem gewünschten Sicherheitsniveau.

Um das gewünschte Sicherheitsniveau erreichen zu können und hierfür entsprechende Schutzziele definieren zu können, muss man sich zunächst im Klaren über die Höhe des Niveaus sein, welches erreicht werden soll. Zudem gibt es einen Unterschied zwischen der veranstalterseitigen, der gesellschaftlichen und der medialen Akzeptanz des Sicherheitsniveaus. Diese Akzeptanz hat darüber hinaus auch eine politische Komponente, die nicht zu vernachlässigen ist. Auch das mögliche Ausmaß eines Schadens und die damit verbundene oder empfundene politische Verantwortung spielt eine wichtige Rolle.

Sicherheitsmaßnahmen

Die anzuwendenden Sicherheitsmaßnahmen ergeben sich in der Regel aus der Risikoanalyse und den Schutzzielen und werden durch den Veranstalter und die Sicherheitsbehörden bestimmt. Typische Sicherheitsmaßnahmen sind bspw.:

» Einfriedung mit Zugängen und Notausgängen
» Brandschutzmaßnahmen
» Ordnerpositionen und -aufgaben
» Crowd-Management
» Räumungskonzeption und -szenarien
» Zugangskontrollen und Akkreditierungen
» Taschen- und Personenkontrollen

Taschen- und Personenkontrollen dienen häufig der Verhinderung des Einbringens von Waffen und gefährlichen Gegenständen sowie Betäubungsmitteln auf das Veranstaltungsgelände. Die Kontrollen müssen dabei von Personen mit besonderen Qualifikationen durchgeführt werden, da es hier nicht ausreicht, potenzielle Gefährdungen zu erkennen, sondern insbesondere auch adäquat zu reagieren ist.

Das Aufstellen von technischen Zufahrtssperren wie Betonblöcken soll aktuell das Eindringen von Fahrzeugen in die Veranstaltungsbereiche verhindern. Die Problematik hierbei besteht darin, dass es zum jetzigen Zeitpunkt in Deutschland noch keine DIN-geprüften mobilen Sperren gibt, von denen sich sicher sagen lässt, welche Anprallenergie sie abhalten können. Die aktuell verwendeten, behelfsmäßigen Betonsperren hielten bei einem Test der DEKRA im Auftrag des MDR im Frühjahr 2017 dem Aufprall eines Lastwagens mit 50 km/h nicht stand. Wirksam können hier vor allem im Boden verankerte Sperren sein, die langfristig in das Stadtbild eingefügt werden müssten.

Verantwortung

Zur Verantwortung für die Sicherheit auf Veranstaltungen heißt es: „Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.“ (§ 38, Abs. 1 MVStättVO) Dabei muss jederzeit ein Veranstaltungsleiter anwesend sein. Der Betreiber (Veranstaltungsleiter) muss die Zusammenarbeit der beteiligten internen Dienstleister mit den Sicherheitsbehörden gewährleisten.

Für die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen sind jedoch wiederum alle Beteiligten (gerade auch der Ordnungsdienst) innerhalb der Veranstaltung gefragt und verantwortlich. Das erfordert eine umfassende Einweisung und Kenntnis über die einzelnen Maßnahmen. Der Betreiber kann seine Pflichten auf den Veranstalter übertragen. Dies gilt auch für die Funktion des Veranstaltungsleiters.

Wie sieht nun konkret die Verantwortung für Sicherheitsmaßnahmen zur Terrorabwehr aus? Grundsätzlich muss für die Verantwortungsübernahme auch Einfluss bestehen. Der Einfluss des Veranstalters endet dabei erst einmal an der Veranstaltungsgrenze. Für Terrorabwehrmaßnahmen ist in erster Linie der Staat zuständig.

Beispielhaft hat am 28.11.2017 das Amtsgericht Berlin in einem Eilverfahren entschieden, dass der Veranstalter eines Weihnachtsmarktes nicht für den Schutz vor Terroranschlägen zuständig sei. Das Verwaltungsgericht hob damit einen Bescheid der Stadt Berlin “zur Gewährleistung eines Grundschutzes gegen Überfahrten“ auf, “Gegenstände aufzustellen, die in den Veranstaltungsbereich einfahrende Fahrzeuge ablenken oder zumindest abbremsen“ könnten, ebenso die Auflage, “im Bereich des Eingangs zum Veranstaltungsgelände ein bewegliches schweres Fahrzeug als mobile Komponente aufzustellen.“ (Quelle: eventfaq.de, 29.11.2017)

Aktuelle Sicherheitslage als Teil des Lebensrisikos

Auch die besten Sicherheitsmaßnahmen können nie alle Risiken aufheben. Und so stellt sich insbesondere aufgrund der aktuellen Sicherheitslage die Frage, ob gewisse Risiken nicht einfach zum gesellschaftlichen Leben dazu gehören. Kann in einer aufgeklärten Gesellschaft nicht jeder selbst bestimmen, ob und welches Risiko er eingehen möchte?

Ein Besuch des Weihnachtsmarktes sollte nicht mit dem Gefühl von Angst einhergehen. Geeignete Sicherheitsmaßnahmen können Risiken minimieren und abschreckend wirken und so das Sicherheitsgefühl erhöhen. Dabei darf es keinen Stillstand in der Entwicklung neuer Maßnahmen als Reaktion auf neue Risiken geben, welche über dem der normalen Lebenswirklichkeit liegen. Ob die aktuelle Sicherheitslage dabei zu diesen Risiken oder zum normalen Lebensrisiko gehört ist strittig und muss von jedem Einzelnen für sich selbst beantwortet werden.

Wir unterstützen Sie gern dabei, die Sicherheit Ihrer Veranstaltung und das Sicherheitsgefühl für Ihre Besucher zu erhöhen. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de.

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Der Ordnungsdienst als Teil der Veranstaltung

GROSKOPF Consulting GbR 2017

Der Ordnungsdienst spielt bei der sicheren Durchführung von Veranstaltungen in den Bereichen »Unversehrtheit« und »Ordnung« eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund ist es notwendig, ihn von Anfang an als Teil der Sicherheitskonzeption in die Gesamtveranstaltung mit einzubinden. Hierbei gilt es, die Einsatzstärken, die Einsatzausrüstung und die konkrete Einbindung der ordnungsdienstlichen Aufgaben in das Gesamtkonzept der Veranstaltung zu definieren.

Doch wie findet man einen passenden Ordnungsdienst? Wie erfolgt die Bemessung des Ordnungsdienstes? Wer definiert, was ein Ordnungsdienst leisten können muss und wie er in die Veranstaltung eingebunden wird? Diese Fragen beantworten wie Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Wie wird der Ordnungsdienst Teil der Veranstaltung?

Grundlage hierfür sollte in erster Linie eine umfassende Sicherheitskonzeption sein. Darüber hinaus sind aber auch Vorgaben bspw. aus den Versammlungsstättenverordnungen oder den Auflagen durch die Genehmigungsbehörden zu berücksichtigen. Der Einsatz eines Ordnungsdienstes dient u.a. der Umsetzung der definierten Sicherheitsmaßnahmen wie bspw. Zugangs- und Taschenkontrollen oder die Einhaltung der maximalen Besucherzahl am Einlass. Er soll außerdem die Lenkung der Besucherströme unterstützen und insbesondere im Gefahrenfall schnell eingreifen können – das kann von Streitigkeiten zwischen Besuchern bis hin zur notwendigen Räumung des Veranstaltungsgeländes reichen.

Der Ordnungsdienst stellt dabei keine hoheitliche oder hoheitsähnliche Institution dar, wie es bspw. die Polizei oder die Feuerwehr ist. Es handelt sich vielmehr um Dienstleister mit einem klar definierten Auftrag innerhalb der Sicherheitskonzeption einer Veranstaltung. Sowohl die Planungen für den Ordnungsdienst als auch die Koordination der Umsetzung und die Kontrolle sollten dabei fester Bestandteil der Sicherheitskonzeption sein und im Idealfall aus einer Hand kommen.

Welchen Anforderungen muss der Ordnungsdienst gerecht werden?

Einlasskontrollen, Geländestreifen oder auch das Schlichten von Streitigkeiten – der Ordnungsdienst setzt nicht nur das Hausrecht des Veranstalters durch, sondern soll vor allem die Sicherheit der Veranstaltung erhöhen. Die genauen Anforderungen an den Ordnungsdienst sollten in der Sicherheitskonzeption individuell für jede Veranstaltung definiert werden. Hier ist es wichtig, dass die Bemessungen und die Definitionen der Anforderungen unabhängig und neutral erfolgen.

In der Sicherheitskonzeption wird nicht nur nach anerkannten Maßstäben die Einsatzstärke für den Ordnungsdienst auf der Veranstaltung bestimmt, sondern auch festgelegt, welche technische Ausrüstung notwendig ist, um den definierten Anforderungen gerecht zu werden. Beides ist abhängig von der Art und Dauer der Veranstaltung, vom erwarteten Publikum und von den Erfahrungswerten vergangener Veranstaltungen sowie von Umwelteinflüssen wie bspw. dem Wetter. Diese Parameter kann bspw. ein Rettungsingenieur als Sicherheitsexperte in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, der Genehmigungsbehörde und allen anderen Beteiligten strukturieren und definieren, da dieser in der Regel sowohl über die entsprechende Kenntnis als auch über die notwendige Erfahrung und Neutralität verfügt.

Außerdem muss festgelegt werden, wie kommuniziert wird und wer weisungsbefugt ist – es müssen „Dienstwege“ festgelegt werden, die der Ordnungsdienst einhält. Es empfiehlt sich, den Ordnungsdienst als Teil der Veranstaltung der Veranstaltungsleitung und dem Sicherheitskoordinator anzugliedern. Hierüber sollte auch eine Verbindung zur Polizei bestehen, welche im Bedarfsfall wirksam werden kann.

Wie wird der Ordnungsdienst bemessen?

Die Bemessung des Ordnungsdienstes bezieht die definierten Aufgaben aus der Sicherheitskonzeption mit ein. Neben ortsfesten Positionen, welche bspw. die Besetzung von Notausgängen, Räumungspositionen oder Einlass- und Zutrittskontrollen beinhalten, sind auch Wandelposten und Streifen einzuplanen. Hierbei ist zusätzlich noch zwischen Bewachungspositionen und dynamischen Eingreiftrupps zu unterscheiden.

Die Anzahl der ortsfesten und bewachenden Positionen ergibt sich in erster Linie aus den baulichen und örtlichen Gegebenheiten und ist daher konzeptionell festgelegt. Die Bemessung der Einlasskontrollen muss ein besonderes Augenmerk erhalten, da sich der Personalansatz aus der erwarteten Anzahl der Besucher zu einem bestimmten Zeitpunkt und der Definition der Kontrollfunktion ergibt. Die Definition von Wandelposten und Streifen bemisst sich aus dem abzudeckendem Raum, der Risikoanalyse und den zu erwartenden Zwischenfällen.

Die ordnungsdienstlichen Bemessungen aus der Sicherheitskonzeption sind jedoch nicht mit einem ausführenden Einsatzplan zu verwechseln. Dieser ergänzt die Sicherheitskonzeption und legt konkret fest, wie genau und in welchem Umfang der Ordnungsdienst arbeitet. Hier werden Dienstpläne und Ablösezeiten festgelegt, es wird definiert, wer intern weisungsbefugt ist, wer genau die ordnungsdienstliche Arbeit koordiniert und die Kommunikation zwischen Ordnungsdienst, Sicherheitskoordinator, Veranstalter und anderen Gewerken sicherstellt. Dabei muss der Ordnungsdienst zwingend in die Koordinierungsstelle der Veranstaltung eingebunden werden.

Wann ist ein Ordnungsdienst-Unternehmen geeignet?

Auch die Definition der Eignung eines Ordnungsdienst-Unternehmens ist Teil der Sicherheitskonzeption. Ein geeigneter Dienstleister arbeitet auf Grundlage der Sicherheitskonzeption und gemäß den definierten Anforderungen. Er hält sich an vorgegebene Kommunikationswege und Anweisungen des Sicherheitskoordinators, der den Gesamtüberblick über alle Vorkommnisse und Entwicklungen auf der Veranstaltung hat. Er fügt sich in die Veranstaltung ein und sieht sich als unterstützender Teil der Veranstaltung.

Als beauftragter Dienstleister für die Veranstaltung ist der Ordnungsdienst in erster Linie an den privatrechtlich geschlossenen Vertrag gebunden und von daher nicht »kraft Amtes« ermächtigt, ohne vorherige Absprache mit dem Sicherheitskoordinator und/oder dem Veranstalter die Einsatzstärke zu erhöhen oder zu verringern oder in anderer Weise von den Definitionen und Anforderungen aus der Sicherheitskonzeption und den vertraglichen Vereinbarungen abzuweichen.

Die Auswahl des Ordnungsdienstes sollte sich im Idealfall nicht nur nach monetären Aspekten richten, sondern vor allem nach seiner Qualifikation und Eignung gemäß den Definitionen aus der Sicherheitskonzeption, nach ihrer Einbindungsmöglichkeit als Teil der Veranstaltung und nach ihrer Ausstattung, Erfahrung und Motivation. Hierbei ist die detaillierte Kenntnis und neutrale Betrachtung der Dienste in der Veranstaltungsplanung von erheblichem Vorteil.

Wir unterstützen Sie gern sowohl bei der Bemessung des Ordnungsdienstes und der Definition der Anforderungen als auch bei der unabhängigen Akquise geeigneter Ordnungsdienste für Ihre Veranstaltung. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches, persönliches Gespräch telefonisch unter 030-51300800-0 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.
 

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Eine Veranstaltung, mehrere Locations – Besonderheiten der Sicherheitskonzeption

GROSKOPF Consulting 2017

Neben den typischen Veranstaltungen, die über einen bestimmten Zeitraum an einem Veranstaltungsort durchgeführt werden, gibt es ebenso Veranstaltungen, die parallele Events an diversen Locations beinhalten. Hierzu gehören bspw. größere Festspiele oder Sportveranstaltungen, bei denen Vorführungen oder Wettkämpfe und Rahmenprogramm parallel an diversen Stätten stattfinden. Dies stellt besondere Ansprüche an die Sicherheitskonzeption – welche das sind, sagen wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Organisationsstruktur & übergeordnete Sicherheitskonzeption

Zu Beginn aller Planungen ist es sinnvoll, sich ein paar grundlegende Gedanken zur Organisationsstruktur zu machen. Da es sich trotz verschiedener Locations um eine Veranstaltung handelt, sollten die Planungen, die Sicherheitskonzeption und -koordination und auch die Zusammenarbeit mit Behörden und Dienstleistern zentral gesteuert werden. Für die übergeordnete Sicherheitskonzeption und -koordination empfiehlt sich der Einsatz eines Sicherheitskoordinators.

Der Sicherheitskoordinator für die Gesamtveranstaltung muss den Überblick über die Planungen für die einzelnen Locations und Events behalten und sie in die übergeordnete Sicherheitskonzeption integrieren. In der übergeordneten Sicherheitskonzeption werden zudem Schutzziele definiert und Regelungen für verschiedene Szenarien festgelegt, die dann für jeden Veranstaltungsort gelten und entsprechend individuell umgesetzt werden. Hier werden auch die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert sowie die Kommunikationswege beschrieben und vor allem allgemeine Sicherheitsmaßnahmen definiert, die für jede Location und jedes Event gleichermaßen gelten. Zudem werden grundsätzliche Strategien zur Zielerreichung der vorher festgelegten Schutzziele erarbeitet.

Individuelle Sicherheitskonzeption

Auf Grundlage der übergeordneten Sicherheitskonzeption wird jede Location wie eine eigene Veranstaltung im Rahmen der Gesamtveranstaltung betrachtet. Anhand der gesetzten Vorgaben und Regelungen aus der Gesamtkonzeption werden unter Berücksichtigung der sicherheitsrelevanten Besonderheiten vor Ort nun spezifische Sicherheitskonzeptionen für jede Location erarbeitet. Diese können als Unterkonzept in das Gesamtsicherheitskonzept eingefügt werden.

Hier werden u.a. bauliche und betriebliche Besonderheiten sowie die jeweils zu erwartenden Besucher und der individuelle Veranstaltungsablauf der einzelnen Location betrachtet. Zusätzlich zu den allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen werden dann für die jeweilige Location geltende ergänzende Sicherheitsmaßnahmen erarbeitet. Wie in jedem Sicherheitskonzept müssen dabei mindestens die folgenden Aspekte für jede Location individuell betrachtet und erarbeitet werden:

– Objekt- und Betriebsbeschreibungen
– Risikoanalyse und -bewertung
– Kommunikation und Verantwortungen innerhalb der einzelnen Events
– Raumplanung und Räumungskonzeption
– Brandschutz und technische Rettung
– Verkehrskonzeption und Besucherstromlenkung
– Anforderungen an den Ordnungsdienst und an den Sanitätsdienst
– konkrete Sicherheitsmaßnahmen, die sich aus Risikoanalyse und -bewertung ableiten
– Lageplan mit allen sicherheitsrelevanten Angaben.

Kommunikation & Umsetzung vor Ort

Bei einer Großveranstaltung mit unterschiedlichen Locations bilden eine effiziente Kommunikation und Vernetzung die grundlegende Basis. Sowohl im Vorfeld bei den Planungen und der Sicherheitskonzeption als auch während der Veranstaltung selbst. Die Kommunikationswege und Zuständigkeiten für verschiedene Szenarien müssen im Vorfeld klar definiert werden und die Verfügbarkeit der notwendigen Kommunikationsmittel muss sichergestellt sein. Alle Informationen müssen an einer Stelle zusammenlaufen, erfasst, gebündelt und weiterverarbeitet werden.

Da jedes Event im Rahmen der Gesamtveranstaltung als eigene Veranstaltung betrachtet wird, sollte es neben dem Veranstaltungsleiter/Sicherheitskoordinator der Gesamtveranstaltung entsprechend für jede Location einen eigenen Standortmanager geben, der die Einzelveranstaltung vor Ort überwacht und leitet. Er übernimmt ggf. auch die Aufgaben des Veranstaltungsleiters vor Ort und muss fachlich und persönlich in der Lage sein, im Krisenfall schnell zu entscheiden und die vorher festgelegten Regelungen für das entsprechende Szenario vor Ort umzusetzen.

Neben den Standortmanagern an den einzelnen Locations gibt es eine Veranstaltungs- und Sicherheitszentrale, die zentrale Koordinierungsstelle. Hier ist es sinnvoll, dass neben dem Sicherheitskoordinator auch die Polizei, die Feuerwehr, die Leiter des Ordnungs- und Sanitätsdienstes sowie ggf. weitere Institutionen vertreten sind. In der Koordinierungsstelle werden alle Informationen der einzelnen Events gebündelt und die individuellen Lagen ganzheitlich erfasst und dargestellt. Im Krisenfall wird in der Koordinierungsstelle der Koordinierungskreis einberufen und über das weitere Vorgehen in Bezug auf die Gesamtveranstaltung entschieden.

Die Konzeption von Veranstaltungen mit mehreren Veranstaltungsorten ist komplex und erfordert Expertenwissen und Erfahrung. Wenn Sie eine solche Veranstaltung planen, empfehlen wir Ihnen dies mit entsprechender Unterstützung zu tun, um die Sicherheit und Unversehrtheit Ihrer Gäste und Teilnehmer zu gewährleisten. Wir unterstützen Sie gern dabei. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail an mail@groskopf-consulting.de. 

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Genehmigungen für Veranstaltungen sind keine Glückssache!
So durchlaufen Sie erfolgreich das Genehmigungsverfahren für Ihre Veranstaltung.

GROSKOPF Consulting GbR, 2017

Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung ist ihre Genehmigung. Durch die aktuellen Entwicklungen und immer höhere Anforderungen kann das Genehmigungsverfahren für eine Veranstaltung mit einem enormen Aufwand und speziellen Herausforderungen verbunden sein. Doch wie schaffen Sie es, das Genehmigungsverfahren erfolgreich zu durchlaufen? Was müssen Sie beachten? Wie vermeiden Sie zu hohe Kosten durch unnötige Umplanungen? Was können Sie selbst tun und wo empfiehlt es sich Unterstützung in Anspruch zu nehmen? Wir geben Ihnen in unserem aktuellen Artikel einige Antworten.

Aller Anfang ist schwer

Sie möchten eine Veranstaltung durchführen – doch wo fangen Sie an? Zunächst sollten Sie herausfinden, ob Ihre Veranstaltung genehmigungspflichtig oder nur anzeigepflichtig ist. Viele Städte und Gemeinden haben eine eigene Anlaufstelle für die Anmeldung und Koordination von Veranstaltungen; diese Stelle ist für Sie erster Anlaufpunkt bei der Klärung dieser Frage. Ist ein Genehmigungsverfahren erforderlich, erfahren Sie dort, welche die federführende Behörde für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist – bei ihr muss der Antrag für die Genehmigung eingereicht werden. Hier wird das Genehmigungsverfahren für alle an der Genehmigung beteiligten Behörden gebündelt und koordiniert.

Verfügt eine Stadt oder Gemeinde nicht über eine solche gesonderte Stelle für die Genehmigung von Veranstaltungen, sollten Sie – meist über das örtliche Ordnungsamt – herausfinden, was für die Anzeige oder die Genehmigung Ihrer Veranstaltung notwendig ist. Handelt es sich bspw. um eine Veranstaltungs-Location, die nach der Versammlungsstättenverordnung (oder entsprechend) zu bewerten ist, dann muss entweder ausschließlich oder zusätzlich zum Genehmigungsantrag ein formeller Bauantrag gestellt werden. In anderen Fällen kann eine Anzeige beim Ordnungsamt ausreichen, das die Durchführung der Veranstaltung dann ggf. mit spezifischen Auflagen belegt.

Die federführende Behörde bezieht in der Regel alle anderen notwendigen Behörden in das Genehmigungsverfahren mit ein. Dies sind die Polizei, die Feuerwehr, der Rettungsdienst und ggf. das Umweltamt, die Verkehrslenkung und weitere Behörden, die dann jeweils eigene Anforderungen in ihren Teilbereichen an die Umsetzung Ihrer Veranstaltung haben.

Grundlegend für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in der Regel der Nachweis der Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorkehrungen gemäß dem aktuellen Stand diverser Verordnungen in Form eines umfassenden Sicherheitskonzeptes. Hierbei spielen u.a. die Inhalte der Versammlungsstättenverordnung eine entscheidende und grundlegende Rolle. In der Versammlungsstättenverordnung sind unter anderem Vorgaben für die maximale Besucherzahl sowie andere konkrete Sicherheitsanforderungen (wie bspw. Fluchtweglängen und -breiten) verankert, die bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung eingehalten werden müssen. Zusätzlich kann es weitere und auch ortsspezifische Auflagen an die Sicherheitsvorkehrungen für Ihre Veranstaltung geben.

Tipp: Im Dezember 2016 sind diverse Änderungen in der Sonderbauverordnung NRW erfolgt, die die Versammlungsstättenverordnung für den Raum NRW ergänzt. Achten Sie darauf, wenn dies Ihre Veranstaltung betrifft.

Was beinhaltet ein Sicherheitskonzept?

Ein umfassendes Sicherheitskonzept beinhaltet die grundlegende Darstellung Ihrer Veranstaltung und eine genaue Beschreibung des Veranstaltungsortes und mit der Location verbundener Besonderheiten sowie eventuelle Anforderungen an verkehrslenkende Maßnahmen. Hier sind genaue Übersichtspläne erforderlich, die maßgenau die Geländeerschließung mit allen erforderlichen Einrichtungen wie Fluchtwege, Rettungszufahrten, Straßensperrungen, Einfriedungen, Beschilderungen, sanitäre Anlagen, Gastronomiestellflächen, Szenenflächen, aber auch Infrastruktur wie die Grundversorgung mit Strom/Wasser/Abwasser, etc. darstellen.

Herzstück eines Sicherheitskonzeptes ist die Gefahrenanalyse, in der potenzielle Schadensfälle und ihre Auslöser erfasst werden und darauf aufbauend sowie anhand definierter Schutzziele spezielle und individuelle Sicherheitsmaßnahmen entwickelt werden, um das Eintreten der Schadensfälle zu verhindern oder die Auswirkungen eintretender Schadensfälle so gering wie möglich zu halten. Hierzu gehören auch die genaue Planung des Einsatzes eines Ordnungsdienstes und eines Sanitätsdienstes sowie der Maßnahmen zur Koordination und Leitung der Veranstaltung.

Mit der Einreichung der erforderlichen Dokumente startet nun das offizielle Genehmigungsverfahren. Bei der Prüfung des Sicherheitskonzeptes durch die Genehmigungsbehörde, die Polizei und Feuerwehr und eventuell weiteren Institutionen ergeben sich zumeist weitere Anforderungen und Auflagen für die Durchführung Ihrer Veranstaltung. Das Sicherheitskonzept muss nun ggf. an die spezifischen Bedürfnisse der Kommune angepasst werden. Dies gilt unter Umständen ebenso für weitere meist erforderliche Konzeptionen wie das Verkehrskonzept, das Erschließungs- und Entsorgungskonzept, die Aufbau- und Objektbeschreibung, das Brandschutzkonzept, das Immissionsschutzkonzept etc.

Vertrauen Sie auf Expertenwissen

Als Veranstaltungsfachmann sollten Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und das Sicherheitskonzept von einem Sicherheitsexperten erstellen lassen. Für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes gibt es eine Reihe von Anbietern. Doch seien Sie hier vorsichtig: ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept braucht explizite Kenntnisse über die Sicherheit von Veranstaltungen, den aktuellen Stand der Technik, aktuelle Entwicklungen und Expertenwissen in Bezug auf die Berechnung maximaler Besucherzahlen, Einsatzkräftestärken von Ordnungsdienst und Sanitätsdienst sowie die fachgerechte Analyse von möglichen Gefahrensituationen und die daraus resultierende zielgerichtete Erarbeitung von Sicherheitsmaßnahmen. Die neutrale Analyse und die Erarbeitung der Inhalte unabhängig vom daran gekoppelten Umfang mitangebotener Leistungen ist in unseren Augen ein entscheidender Faktor für die Sicherheit einer Veranstaltung.

Sie können den Planungs- und vor allem den Umplanungsaufwand verringern, wenn das Sicherheitskonzept, das Sie im Rahmen des Genehmigungsverfahrens einreichen, bereits genehmigungsfähig ist. Das heißt, wenn Ihnen schon im Vorhinein die Möglichkeiten und auch Bedingungen für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung weitestgehend bekannt sind. Gerade hier empfiehlt es sich, einen Fachmann zu Rate zu ziehen, der die Anforderungen und Auflagen genau kennt und in der Lage ist, ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Eine spätere Umplanung, um Auflagen und gesetzliche Notwendigkeiten zu erfüllen, verursacht in jedem Fall Mehrkosten.

Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie als Veranstalter unabhängig von einer Genehmigung immer die volle Verantwortung für Ihre Veranstaltung tragen. Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in erster Linie eine Plausibilitätsprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip und dient nicht zuletzt der Sicherstellung lokaler Interessen. Die Funktionalität und Zielgerichtetheit sowie die Einhaltung der Sicherheitskonzeption liegt in Ihren Händen. Von Ihnen nicht entdeckte Versäumnisse durch nicht bekannte gesetzliche Vorgaben und Auflagen entbinden Sie nicht von der haftungs- oder strafrechtlichen Verantwortung mit den entsprechenden Konsequenzen.

Damit Sie sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können, unterstützen wir Sie optimal, indem wir das komplette Genehmigungsverfahren begleiten oder Sie auf Wunsch sogar vertreten. Ein umfassendes Sicherheitskonzept mit auf Ihre Veranstaltung individuell zugeschnittenen Strategien und Sicherheitsmaßnahmen ist dabei die Grundlage für das erfolgreiche Genehmigungsverfahren. Durch unsere tägliche Arbeit mit den Genehmigungsbehörden deutschlandweit können wir Ihnen schnelle Wege und bestmögliche Verfahren garantieren. Dabei passen wir je nach den Anforderungen und Auflagen der Genehmigungsbehörden das Sicherheitskonzept fortlaufend an und erstellen weitere geforderte Konzepte und vermaßte Lagepläne mit allen erforderlichen Angaben. Die zusammengestellten Unterlagen werden von uns an die Genehmigungsbehörde übergeben. Im Verlauf des Genehmigungsverfahrens vertreten bzw. begleiten wir Sie auf Wunsch bei behördlichen Ortsterminen, Anhörungen oder erforderlichen persönlichen Vorsprachen.

Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen persönlichen Termin telefonisch unter 030-513008000 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.

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Veranstaltungssicherheit – Das Wetter als Gefahrenquelle

GROSKOPF Consulting 2016

Im vergangenen Sommer haben sich die Schlagzeilen über problematische Wettersituationen in Verbindung mit dem Umgang mit ihnen auf diversen Festivals und Veranstaltungen gehäuft. Dies ist Grund genug für uns, uns mit dem Thema in unserem aktuellen Artikel zu beschäftigen und zu beschreiben, wann das Wetter zu einer Gefahrenquelle auf Veranstaltungen wird, wie man diese Situationen bereits in die Veranstaltungsplanung integriert und wie man beim Eintreten der konkreten Gefahrensituation vor Ort damit umgeht.

Wann wird das Wetter zur Gefährdung?

Eine Gefährdung beschreibt eine Situation, von der für betroffene Personen eine Gefahr für die Unversehrtheit ausgeht. Das Wetter kann in der Regel dann zu einer Gefährdung werden, wenn es sich in seinen Extremen zeigt. Dies können zum einen besonders hohe Temperaturen im Sommer sein, die zu Dehydration, Sonnenstich und Kreislaufproblemen führen können und zum anderen das klassische Sommergewitter, dass sich »unerwartet« über dem Open Air-Festival entlädt und mit Starkregen oder gar Hagel sowie insbesondere mit Blitzschlag sogar potenziell lebensgefährlich für die Teilnehmer sein kann.

Auch starke Windböen oder Stürme können insbesondere die Stabilität möglicher Aufbauten beeinflussen und müssen daher von vornherein in allen Planungen Beachtung finden. Inwieweit eine Wettersituation als extrem gilt und somit gefährdend für eine Veranstaltung ist, muss individuell geprüft werden. Hier lassen sich keine pauschalen Aussagen treffen, da die konkrete Gefährdung sich erst aus dem Zusammenspiel der Aufbauten, der Besucherstruktur, der Programmpunkte, der Umgebung (bspw. durch herabfallende Äste) und auch der möglichen Schutzmaßnahmen bildet.

Risikoanalyse als Bestandteil der Veranstaltungsplanung

Ein wichtiger Bestandteil eines Sicherheitskonzeptes, das grundsätzlich von Anfang an in die Veranstaltungsplanung integriert werden sollte, ist die Risikoanalyse. In der Risikoanalyse muss auch das Wetter als mögliche Gefährdung besondere Beachtung finden. Insbesondere bei Open Air-Veranstaltungen wird hier zunächst eine Übersicht über die möglichen Wetterszenarien erstellt und der jeweilige Grad der Gefährdung – das Risiko – bestimmt.

Dieses Risiko ergibt sich aus dem zu erwartenden Schadensausmaß und der Wahrscheinlichkeit, dass dieses sich auf die zu schützenden Besucher oder Mitarbeiter auswirkt. Da sich bestimmte Wetterlagen nur bedingt und zum Teil auch nur sehr kurzfristig im Voraus bestimmen lassen, birgt das Wetter besondere Risiken und erfordert neben vorbeugenden Schutzmaßnahmen vor allem besonders schnelles Handeln bei Eintreten der Gefahrensituation.

Vorbeugende Schutzmaßnahmen

Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten auf Grundlage der Risikoanalyse zu den verschiedenen Wetterszenarien und Risiken entsprechende mögliche Schutzmaßnahmen erarbeitet werden. Die Möglichkeit für sehr hohe Temperaturen ist im Sommer grundsätzlich immer gegeben. Diese Gefährdung kann daher schon frühzeitig in die Planungen mit einfließen. Einer möglichen Schädigung der Gäste und Teilnehmer kann bspw. durch das Einplanen von kühlenden Schattenplätzen und ausreichend verfügbarer Trinkflüssigkeit für die Besucher und Mitarbeiter als Schutzmaßnahmen entgegengewirkt werden.

Ähnlich verhält es sich mit anderen Wetterszenarien wie stärkerem Wind oder Sturm, Starkregen oder Gewitter (mit Blitz, Hagel und Sturmböen). Hier müssen und können bereits im Vorfeld bei den Planungen verschiedene vorbeugende Sicherheitsmaßnahmen in die Veranstaltungsplanung implementiert werden. Diese reichen von schnell erreichbaren Schutzräumen und ausreichenden Transportkapazitäten bis hin zur besonderen Stabilisation von Aufbauten.

Auch die Aufstockung des Sanitäts- oder Ordnungsdienstes ist eine Option, damit ein ausreichender Schutz der Besucher gewährleistet werden kann. Diese und weitere Maßnahmen bilden die Grundlage, die ein schnelles und professionelles Handeln im Ernstfall ermöglichen. Denn insbesondere in Bezug auf das Wetter als Gefährdung, sind die konkreten Gefahrensituationen oftmals erst wenige Tage oder sogar erst wenige Stunden bis Minuten vorher bekannt.

Vorgehen im Ernstfall – Schnelles Handeln kann Leben retten

Damit ein schnelles Handeln in einer akuten Gefahrensituation möglich ist, ist neben konkreten Vorgehensweisen und Ablaufplänen für die unterschiedlichen Szenarien aus der Sicherheitsplanung auch die permanente Beobachtung der Wetterlage vor und während der Veranstaltung notwendig. Neben den offiziellen Informationen, die man über den Deutschen Wetterdienst erhalten kann, gibt es mittlerweile viele spezielle für die Wetterbeobachtung entwickelte Programme, die bei der Veranstaltungsplanung und Umsetzung zu Hilfe genommen werden können. Auch der Einsatz von Meteorologen, um die Situation direkt vor Ort einschätzen zu können, sollte je nach Größe der Veranstaltung in Betracht gezogen werden.

Unter Umständen müssen die Planungen wenige Tage vor der Veranstaltung noch einmal an die dann aktuelle Wettersituation angepasst werden. Bei Möglichkeit oder Kenntnis einer bevorstehenden gefährlichen Wetterlage während der Veranstaltung, bspw. bei Eintreffen eines lokalen Sommergewitters mit Starkregen und Blitzschlag, müssen dann unverzüglich die vorher festgelegten Maßnahmen ergriffen werden. Diese müssen allen an der Veranstaltung beteiligten Gewerken bekannt sein, damit sie entsprechend agieren können und ein reibungsloser Ablauf garantiert werden kann.

In der Regel gibt der Koordinator für Sicherheit die Information über die drohende Gefährdungslage »Gewitter« umgehend an die Veranstaltungsleitung weiter – werden beide Positionen in einer Person gebündelt hat dies durchaus Vorteile. Beide Positionen entscheiden nun ggf. in Verbindung mit den anderen Gewerken über das weitere Vorgehen. Dies kann bspw. von einer kurzzeitigen Unterbrechung der Veranstaltung bis hin zur Evakuierung der Besucher und Mitarbeiter reichen.

Steht die Entscheidung über den umzusetzenden Notfallplan, werden die entsprechenden Informationen an den Ordnungsdienst weitergegeben, der die Besucher in geschützte Bereiche leiten kann. Unterstützt wird dies durch Sicherheitsdurchsagen, welche die Besucher über die Gefahrenlage und das Vorgehen informieren und zur Ruhe aufrufen. Auch der Sanitätsdienst kann entsprechende Vorbereitungen für eventuelle Schadensereignisse treffen.

All diese Schritte passieren dabei ggf. innerhalb nur weniger Minuten. Stellt man sich nun vor, dass dies auf einer Veranstaltung mit 30.000 Besuchern realisiert werden muss, dann erkennt man schnell die Bedeutung einer exakten und frühzeitigen Planung und die Notwendigkeit einer professionellen Veranstaltungsleitung und Sicherheitskoordination sowie der Bereitstellung der entsprechenden Mittel.

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Das Sicherheitskonzept als integrierter Bestandteil der Veranstaltungsplanung

GROSKOPF Consulting GbR 2016

Der Veranstaltungsmarkt in Deutschland wächst stetig und das Thema Sicherheit ist erfreulicherweise inzwischen fester Bestandteil der Veranstaltungsplanung. Um die Sicherheit einer Veranstaltung umfassend gewährleisten zu können, bedarf es einer individuellen Sicherheitskonzeption. Diese sollte nicht nur integrierter Bestandteil der Veranstaltungsplanung sein, sondern auf der Veranstaltung vor Ort auch eine entsprechende Umsetzung erfahren.

Grundlagen des Sicherheitskonzeptes

Eine gute Planung ist immer eine gute Grundlage für eine gelungene Umsetzung. Für die Planung eines Sicherheitskonzeptes sollten mindestens folgende Überlegungen Berücksichtigung finden:

1. Zweck und Umfang des Sicherheitskonzeptes: Im Idealfall ist das Sicherheitskonzept nicht nur auf die Inhalte beschränkt, die ggf. von einer Behörde gefordert werden, sondern ein umfassendes Gesamtkonzept, dass alle Aspekte der Veranstaltungssicherheit umfasst und als wichtige Grundlage für eine sichere Veranstaltung gesehen wird.
    
2. Integration in die Veranstaltungsplanung: Das Sicherheitskonzept sollte kein alleinstehendes Konzept sein, das im Nachhinein als eine Art „Auflage“ über das Veranstaltungskonzept gesetzt wird. Es sollte vielmehr von Anfang an integrierter Bestandteil der Veranstaltungsplanung sein und durch eine enge Abstimmung mit allen anderen Gewerken in kooperierender Wechselwirkung stehen.
    
3. Umsetzung und Kontrolle: Es ist ratsam, sich im Zuge der Sicherheitsplanungen zu überlegen, wie das Sicherheitskonzept am Ende effektiv umgesetzt wird und welche Kapazitäten und Qualifikationen für die Umsetzung und Kontrolle der festgelegten Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind.

Das muss ein Sicherheitskonzept leisten

Ob und in welchem Umfang ein offizielles Sicherheitskonzept notwendig ist, hängt aus Sicht des Genehmigungsverfahrens von den gesetzlichen Grundlagen und den Vorgaben der genehmigenden Behörden ab. Veranstalter, die sich ihrer Verantwortung für ihre Gäste und Teilnehmer umfänglich bewusst sind, werden das Sicherheitskonzept jedoch nicht als notwendige Vorgabe sehen, sondern als Grundlage für eine sichere Veranstaltung. Ein umfassendes Sicherheitskonzept enthält daher mindestens die folgenden Aspekte:

• Veranstaltungs-, Objekt- und Betriebsbeschreibungen
• Risikoanalyse und -bewertung
• Strategien zur Zielerreichung vorher festgelegter Schutzziele
• Kommunikation und Verantwortungen
• Raumplanung und Räumungskonzeption
• Brandschutz und technische Rettung
• Verkehrskonzeption und Besucherstromlenkung
• Anforderungen an den Ordnungsdienst und an den Sanitätsdienst
• konkrete Sicherheitsmaßnahmen, die sich aus Risikoanalyse und -bewertung ableiten
• Lageplan mit allen sicherheitsrelevanten Angaben

Dabei werden im Sicherheitskonzept nicht nur Strategien und Maßnahmen hinterlegt, sondern vor allem auch wie und mit welchen Mitteln diese in der Praxis konkret umgesetzt werden.

Das kann ein Sicherheitskonzept leisten

Wird das Sicherheitskonzept nicht als Auflage, sondern als integrierter Bestandteil der Veranstaltungsplanung gesehen, zeigt sich schnell, dass es nahezu alle Bereiche tangiert. In der Regel ist das Genehmigungsverfahren der als erstes spürbare Schnittpunkt. Nahezu jede Genehmigungsbehörde in Deutschland fordert ein mehr oder weniger detailliertes Sicherheitskonzept für die geplante Veranstaltung. Qualität und Schlüssigkeit des Sicherheitskonzeptes sowie Qualifikation und Erfahrung des Erstellers sind oftmals ausschlaggebend für die gesamte Veranstaltungsgenehmigung.

Darüber hinaus ist das Zusammenspiel zwischen Sicherheitskonzeption und Produktion besonders wichtig. Das Sicherheitskonzept gibt hier nicht nur wichtige Parameter für den Aufbau vor, sondern berührt auch nahezu jeden anderen Bereich der Produktion – von der Arbeitssicherheit und der Standsicherheit über die Vorgaben für Licht- und Stromversorgungen bis hin zur Einhaltung der Hygienevorschriften bei den gastronomischen Einrichtungen. Die Sicherheitskonzeption beeinflusst bereits wie der Aufbau geplant wird, es empfiehlt sich daher eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung beider Bereiche. 

Zentrale Sicherheitskoordination und Veranstaltungsleitung

Ein besonderer Fokus muss immer auch auf der Umsetzung des Sicherheitskonzeptes liegen. Es ist sinnvoll, die theoretische Sicherheitskonzeption und die praktische Umsetzung als Einheit zu betrachten und hierfür eine zentrale Sicherheitskoordination einzurichten, welche die Veranstaltung vom Anfang bis zum Ende in allen sicherheitsrelevanten Belangen begleitet. Insbesondere die Veranstaltungsleitung vor Ort kann daher nicht losgelöst sein von der Sicherheitskoordination.

Im Rahmen der Veranstaltungsleitung empfiehlt sich die Einrichtung einer Koordinierungsstelle, von der aus alle Gewerke und Institutionen koordiniert und alle Vorgänge beobachtet und dokumentiert werden können. Die Koordinierungsstelle übernimmt die operative Führung der sicherheitsrelevanten Maßnahmen während der gesamten Veranstaltung und leitet Information an die Sicherheits- und Fachbehörden weiter. Im Schadensfall beruft sie einen Koordinierungskreis ein, der mindestens aus Vertretern von Polizei, Feuerwehr, Ordnungsdienst, Sanitätsdienst und Veranstaltungsleitung besteht. Veranstaltungsleiter und Sicherheitskoordinator können zudem gut in einer Position gebündelt werden.

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MICE und Sicherheit – Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

GROSKOPF Consulting GbR, 2016

Ob Kongress, Firmenfeier, Präsentation, Teambuilding-Maßnahme oder Ausstellung: auch bei einer kleineren Veranstaltung und bei Veranstaltungen, bei denen man nicht zuerst an mögliche Gefahren für die Teilnehmer denkt, ist der Veranstalter verantwortlich für die Sicherheit und Unversehrtheit seiner Gäste. Immer und rechtlich bindend. Um hierfür ein stärkeres Bewusstsein zu schaffen, sagen wir Ihnen heute, warum die Auswahl der Location entscheidend für die Sicherheit Ihrer Firmenveranstaltung ist, wann auch eine Firmenveranstaltung offiziell genehmigt werden muss und welche Sicherheitsbetrachtungen für Ihre Firmenveranstaltung sinnvoll sind.

Die richtige Location für Präsentation, Kongress, Weihnachtsfeier und Co.

Zur Ausrichtung von Kongressen und anderen Firmenevents werden je nach Größe gern Räumlichkeiten in Hotels oder auch firmeninterne Räumlichkeiten genutzt. In der Regel stehen bei der Location-Auswahl vor allem das Vorhandensein von ausreichend Platz für die Teilnehmer und Gäste sowie Faktoren wie Anreisemöglichkeiten etc. im Vordergrund. Was Sie hierbei jedoch auch beachten sollten: bei der Zusammenkunft von mehr als 200 Personen in einem Gebäude oder in bestimmten Räumlichkeiten mit gemeinsamen Rettungswegen, muss die Räumlichkeit als Versammlungsstätte betrachtet werden.

Nicht jedes Hotel oder Firmengebäude ist jedoch eine geeignete und vor allem genehmigte Versammlungsstätte. Gemäß Musterbauordnung (MBO) und den entsprechenden Versammlungsstättenverordnungen werden an Versammlungsstätten erhöhte Anforderungen an den Brandschutz und die Flucht- und Rettungswege gestellt. Außerdem muss eine Versammlungsstätte nach Baurecht als Sonderbau genehmigt werden. Ist dies nicht der Fall, so wäre eine Nutzung der Räumlichkeiten als Versammlungsstätte faktisch nicht legal. Um dem vorzubeugen, haben Sie nun noch die Möglichkeit für einzelne Veranstaltungen einen Antrag auf Nutzungsänderung beim zuständigen Bauamt zu stellen, um so die Räumlichkeiten im Rahmen der angemeldeten Veranstaltung nutzen zu können.

Unser Tipp: Fragen Sie den Eigentümer/Betreiber Ihrer favorisierten Location, ob die vorgesehenen Räumlichkeiten als Versammlungsstätte genehmigt sind, um hier auf der sicheren Seite zu sein!

Das beinhaltet der Antrag auf Nutzungsänderung

Neben den erhöhten Anforderungen an den Brandschutz sowie die Flucht- und Rettungswege gelten für Versammlungsstätten zusätzlich besondere Vorgaben für die verwendeten Bauteile und die technische Gebäudeausrüstung. Auch für den Einsatz von Dekorationen und für die Bestuhlung gibt es entsprechende Vorgaben. Die entsprechende Versammlungsstättenverordnung der verschiedenen Bundesländer macht zusätzlich Vorgaben zum Einsatz von Ordnungs- und Rettungsdiensten. Insbesondere für die mögliche Notwendigkeit eines Ordnungs- und Rettungsdienstes fehlt oftmals noch das Bewusstsein, wenn es um Firmenveranstaltungen geht.

Das zuständige Bauamt fordert im Rahmen des Genehmigungsverfahrens/Antrages auf Nutzungsänderung in der Regel nicht nur ein ausgefülltes Antragsformular, sondern zusätzlich diverse Konzepte und Pläne wie bspw. ein Brandschutzkonzept, einen Bestuhlungsplan oder einen Rettungswegeplan mit genauen Angaben und Übersichten zu den vorhandenen Flucht- und Rettungswegen etc. Hier den Überblick zu behalten und allen Anforderungen zu entsprechen ist nicht einfach. Als Spezialisten für solche Genehmigungsverfahren unterstützen wir Sie hierbei gern!

Generelle Sicherheitsbetrachtungen für Ihre Firmenveranstaltung

Egal um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, es ist immer wichtig das Thema Sicherheit im Bewusstsein zu haben. Insbesondere, wenn es sich Firmenveranstaltungen handelt, bei denen die Teilnehmer und Gäste nicht fremde Personen, sondern Ihre eigenen Mitarbeiter sind. Gerade bei ausgefallenen oder unüblichen Locations wie bspw. ausgedienten Lagerhallen oder besonders alte Gebäude ist der Blick auf vorhandene und noch notwendige Sicherheitseinrichtungen und -maßnahmen besonders wichtig. Im Ernstfall müssen Sie Ihre Mitarbeiter und Gäste schnell und geordnet aus dem Gebäude bringen können und vorab einen „Ernstfall“ am besten durch geeignete Maßnahmen bspw. im Bereich Brandschutz verhindern.

Auch für Veranstaltungen, die im Freien stattfinden, bspw. bei Teambuilding-Events, Sommerfesten oder einem Tag der offenen Tür, sind Sicherheitsbetrachtungen notwendig. Hier nicht nur im Hinblick auf die Rettungswegeführung, sondern u.a. auch in Hinblick auf das Wetter. Können alle Ihre Gäste ausreichend und schnell Schutz bei einem spontanen Sommergewitter finden? Verwenden Sie offenes Feuer, Pyrotechnik oder einen Gas-Grill und kennen Sie die entsprechenden notwendigen Schutzmaßnahmen?

Vergewissern Sie sich, dass Ihre gewählte Location den geforderten Sicherheitsanforderungen gerecht wird und fragen Sie den Eigentümer/Betreiber nach der Sonderbaugenehmigung für seine Räumlichkeiten. Sprechen Sie den Location-Betreiber gezielt auf vorhandene Sicherheitsmaßnahmen an! Hinterfragen Sie die Brandschutzkonzeption sowie die Rettungs- und Fluchtwegmöglichkeiten und überprüfen Sie, ob Ihre gewählte Location als Versammlungsstätte geeignet und zugelassen ist. Erkundigen Sie sich bei den Behörden, ob Ihre geplante Veranstaltung genehmigungspflichtig ist und welche Auflagen damit verbunden sind. Wenn Sie unsicher sind, ziehen Sie einen Experten zurate und lassen Sie sich entsprechend beraten. Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie als Veranstalter die Verantwortung für die Sicherheit und Unversehrtheit Ihrer Mitarbeiter und Gäste tragen, auch im rechtlichen Sinne.

Wir unterstützen Sie gern dabei, Ihrer Verantwortung gerecht zu werden und beantworten Ihre Fragen rund um Ihr Firmen-Event, stellen für Sie einen Antrag auf Nutzungsänderung und erstellen alle erforderlichen Konzepte und Pläne. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!

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Risikoanalyse für Veranstaltungen – der Grundstein für Sicherheit

GROSKOPF Consulting GbR 2016

Der deutsche Bauingenieur und Dichter Erhard H. Bellermann sagte einmal: „Wer das Risiko trägt, weiß nicht, was er im Gepäck hat.“ Auch für Veranstalter ist es nicht immer einfach, die Risiken einer Veranstaltung auszumachen und richtig einzuschätzen. Dabei ist das Gefährliche an Risiken nicht das Risiko selbst, sondern wie man mit ihm umgeht. Deshalb zeigen wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel, warum es wichtig ist, sich der Risiken eines Events als Veranstalter bewusst zu sein, wie Sie die Risiken benennen und einschätzen können und wie Sie mit vorhandenen Risiken richtig umgehen.

Bewusstsein schafft Achtsamkeit

Unabhängig von der Größe der Veranstaltung, können auf jedem Event Risiken vorhanden sein, die über das normale Maß der Lebenswirklichkeit hinausgehen. Sind Sie sich als Veranstalter dessen bewusst, dass Ihr Event Risiken bergen kann, können Sie diese gezielt betrachten und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen und so Ihre Veranstaltung ein großes Stück sicherer machen.

Als Veranstalter haben Sie Ihren Gästen gegenüber die rechtliche und moralische Verantwortung und Verpflichtung, ihre Sicherheit und Unversehrtheit auf der Veranstaltung zu gewährleisten. Dies setzt vor allem ein vorhandenes Risikobewusstsein voraus. Die gezielte Risikoanalyse ist dann ein geeignetes Instrument, um die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß verschiedener Risiken kalkulieren zu können.

Risikoanalyse

Mit Hilfe der Risikoanalyse werden einzelne Gefahren im Hinblick auf deren Einfluss und ihre Wahrscheinlichkeit bewertet. Das Risiko lässt sich anhand zweier Parameter einschätzen: über die Wahrscheinlichkeit des Eintreffens einer bestimmten Gefährdung sowie über das Ausmaß der Folgen. Dabei werden sowohl Sach- als auch Personenschäden betrachtet.

In einer Übersicht werden dabei zunächst die unterschiedlichsten Veranstaltungssituationen und Gefahrenquellen aufgelistet. Entsprechend spezifischer Auslöser lassen sich hieraus Gefährdungen ableiten und mögliche Folgen beschreiben. Die Gefahrenquellen werden dann mit der Eintrittswahrscheinlichkeit verknüpft und über eine Risikomatrix bewertet.

Die Risikomatrix beschreibt in einer Übersicht die Höhe des Risikos und ordnet diesem eine Notwendigkeit an Gegenmaßnahmen zu. Die in der Situationsanalyse beschriebenen Situationen und deren Risikobewertung zeigen die Relevanz für das Ergreifen von Maßnahmen auf. Die Situationsanalyse zeigt vor allem die Notwendigkeit von Sicherheitsmaßnahmen auf.

Bei der Analyse der Risiken einer Veranstaltung werden die verschiedensten Einflussfaktoren berücksichtigt, wie u.a. die Art der Veranstaltung, das Veranstaltungsgelände und Programm, spezielle Aufbauten, die Infrastruktur sowie das Publikum und auch äußere Faktoren wie das Wetter oder mögliche Bedrohungen von außen.

Konsequenzen aus der Risikoanalyse

Sich eines eventuellen Risikos Ihrer Veranstaltung bewusst zu sein und die vorhandenen Risiken in der Risikoanalyse konkret zu benennen ist die Grundlage für ein Sicherheitskonzept, welches alle erkannten und erfassten Risiken ausreichend minimieren kann. In vielen Fällen reicht schon die Anwendung von bestehenden Standards oder gesetzlichen Vorgaben, um die bestehenden Risiken zu minimieren. In anderen Fällen bedarf es der Definition komplexerer Sicherheitsmaßnahmen im Sicherheitskonzept. Im Sicherheitskonzept werden zusätzlich umfassend weitere Maßnahmen definiert, die Ihre Veranstaltung zu einem sicheren Event machen.

Die gewonnenen Erkenntnisse aus der Risikoanalyse und die darauf aufbauende Konzeption und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen zu deren Minimierung helfen Ihnen dabei, Ihrer Verantwortung für die Unversehrtheit Ihrer Gäste gerecht zu werden.
 

Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer Risikoanalyse für Ihre Veranstaltung als Teil des Sicherheitskonzeptes. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

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Der Sanitätsdienst als Teil der Veranstaltung

GROSKOPF Rescue Engineering Consulting, 2015

Vielen Veranstaltern und Veranstaltungsteilnehmern sind die verschiedenen Einsatzbereiche des Sanitätsdienstes auf einer Veranstaltung bekannt. Ob es dabei um einen verstauchten Knöchel, um die Dehydrierung auf sommerlich heißen Festivals, um den allzu optimistischen Genuss alkoholischer Getränke oder auch die Behandlung schwerwiegender medizinischer Notfälle geht – der Sanitätsdienst sorgt sich um die medizinische Versorgung der Teilnehmer der Veranstaltung, unterstützt so den Veranstalter und entlastet den örtlichen Rettungsdienst.

Doch wie findet man den richtigen Sanitätsdienst? Welche Unterschiede gibt es zwischen privaten Anbietern und den klassischen Hilfsorganisationen? Wer definiert, was ein Sanitätsdienst leisten können muss und wie er in die Veranstaltung eingebunden wird? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Wie wird der Sanitätsdienst Teil der Veranstaltung?

Der Sanitätsdienst spielt bei der Durchführung von Veranstaltungen im Bereich der »Unversehrtheit« eine zentrale Rolle und ist somit wichtiger Teil für den sicheren Ablauf einer Veranstaltung. Aus diesem Grund ist es notwendig, sich bereits im Vorfeld der Veranstaltung genaue Gedanken zum Einsatz des Sanitätsdienstes zu machen und ihn als Teil der Sicherheitskonzeption in die Gesamtveranstaltung mit einzubinden. Hierbei gilt es nicht nur festzulegen, dass ein Sanitätsdienst vor Ort sein soll, sondern auch die Einsatzstärken, die Einsatzausrüstung und die konkrete Einbindung der sanitätsdienstlichen Aufgaben in das Gesamtkonzept der Veranstaltung zu definieren.

Grundlage hierfür sind in der Regel Auflagen durch die Genehmigungsbehörden, welche eine Überlastung des regulären Rettungsdienstes durch eine Vielzahl an Bagatellfällen und aufgrund des möglicherweise erhöhten Aufkommens an Einsätzen durch die Veranstaltung verhindern möchten. Darüber hinaus spielen für den Veranstalter möglicherweise auch Aspekte der Besucherbetreuung eine Rolle, die durch einen Sanitätsdienst übernommen werden können.

Der Sanitätsdienst stellt keine hoheitliche oder hoheitsähnliche Institution dar, wie es z.B. die Polizei, die Feuerwehr oder der Rettungsdienst ist. Es handelt sich vielmehr um einen Dienstleister mit einem klar definierten Auftrag innerhalb der Sicherheitskonzeption einer Veranstaltung. Sowohl die Planungen für den Sanitätsdienst als auch die Koordination der Umsetzung und die Kontrolle sollten dabei fester Bestandteil der Sicherheitskonzeption sein und im Idealfall aus einer Hand kommen.

Welchen Anforderungen muss der Sanitätsdienst gerecht werden?

Die Anforderungen an den Sanitätsdienst werden in der Sicherheitskonzeption individuell für jede Veranstaltung definiert. Hier ist es wichtig, dass die Bemessungen und die Definitionen der Anforderungen unabhängig und neutral erfolgen. In der Sicherheitskonzeption wird nicht nur nach anerkannten Maßstäben die Einsatzstärke für den Sanitätsdienst auf der Veranstaltung bestimmt, sondern auch festgelegt, welche Ausrüstung der Sanitätsdienst mitbringen muss, um den definierten Anforderungen gerecht zu werden. Beides ist abhängig von der Art und Dauer der Veranstaltung, vom erwarteten Publikum und von den Erfahrungswerten vergangener Veranstaltungen sowie von Umwelteinflüssen wie z.B. dem Wetter. Diese Parameter kann z.B. ein Rettungsingenieur als Sicherheitsexperte in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, der Genehmigungsbehörde und allen anderen Beteiligten strukturieren und definieren, da dieser in der Regel sowohl über die entsprechende Kenntnis als auch über die notwendige Erfahrung und Neutralität verfügt.

Außerdem muss festgelegt werden, wie kommuniziert wird und wer weisungsbefugt ist – es müssen „Dienstwege“ festgelegt werden, die der Sanitätsdienst einhält. Es empfiehlt sich, den Sanitätsdienst als Teil der Veranstaltung der Veranstaltungsleitung und dem Sicherheitskoordinator zu unterstellen. Gleichzeitig ist es sinnvoll, wenn der Sanitätsdient eine Verbindung zum öffentlichen Rettungsdienst unterhält und im Schadensfall wahrnimmt.

Wie wird der Sanitätsdienst bemessen?

Bei der Bemessung des Sanitätsdienstes muss zwischen dem Behandlungsbedarf auf der Veranstaltung vor Ort und dem Bedarf an möglichen Transporten ins Krankenhaus unterschieden werden. Zunächst wird berechnet, zu welchem Zeitpunkt wie viele Einsatzkräfte mit welcher Qualifikation wo genau vor Ort sein müssen, so z.B. ob ein Notarzt vor Ort sein muss. Zudem wird ermittelt, wie viele Transporte ins Krankenhaus erwartet werden, welche Ausrüstung für die Transportwagen notwendig ist und wie viele Behandlungsplätze vor Ort mit welcher Ausstattung für den Einsatz eingeplant werden müssen. Zu beachten ist außerdem die Umgebung, in der die Veranstaltung stattfindet und die rettungsdienstliche Bedarfsplanung der Stadt oder Gemeinde. Der Sanitätsdienst vor Ort ist dabei klar vom transportierenden Rettungsdienst zu unterscheiden. Hierfür eignen sich anerkannten Maßstäbe wie z.B. der Kölner Algorithmus unter Beachtung aller beeinflussenden Faktoren.

Die sanitätsdienstlichen Bemessungen aus der Sicherheitskonzeption sind jedoch nicht mit einem ausführenden Einsatzplan zu verwechseln. Dieser ergänzt die Sicherheitskonzeption und legt konkret fest, wie genau und in welchem Umfang der Sanitätsdienst arbeitet. Hier werden Dienstpläne und Ablösezeiten festgelegt, es wird definiert wer intern weisungsbefugt ist, wer genau die sanitätsdienstliche Arbeit koordiniert und die Kommunikation zwischen Sanitätsdienst, Sicherheitskoordinator, Veranstalter und anderen Gewerken sicherstellt. Dabei muss der Sanitätsdienst zwingend in die Koordinierungsstelle der Veranstaltung eingebunden werden.

Wann ist ein Sanitätsdienst-Unternehmen geeignet?

Auch die Definition der Eignung eines Sanitätsdienst-Unternehmens ist Teil der Sicherheitskonzeption. Ein geeigneter Sanitätsdienst arbeitet auf Grundlage der Sicherheitskonzeption und gemäß den definierten Anforderungen. Er hält sich an vorgegebene Kommunikationswege und Anweisungen des Sicherheitskoordinators, der den Gesamtüberblick über alle Vorkommnisse und Entwicklungen auf der Veranstaltung hat. Er fügt sich, wie bereits beschrieben, in die Veranstaltung ein und sieht sich als unterstützender Teil der Veranstaltung.

Es gibt eine Vielzahl von privaten Anbietern ebenso wie klassische Hilfsorganisationen, die alle sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Für den Veranstalter kann es schwierig sein abzuwägen, ob die ggf. höheren Kosten für einen Sanitätsdienst gerechtfertigt und tragbar sowie den Leistungen angemessen sind. Grundsätzlich sollten folgende Überlegungen eine Rolle spielen und bei der Dienstleisterauswahl auch abgefragt werden:

» Arbeiten die Rettungskräfte und Notärzte hauptberuflich und gehen tagtäglich ihrem Handwerk nach oder arbeiten sie nur gelegentlich auf Veranstaltungen?
» Haben die Einsatzkräfte eine entsprechende Motivation durch eine angemessene Vergütung oder arbeiten die Helfer ehrenamtlich?
» Sind die Mitarbeiter des Sanitätsdienstes bereit, sich in die Veranstaltung einzufügen, sich nach den definierten Anforderungen zu richten und einer Gesamtkoordination zu unterstellen oder sehen sie sich als vermeintlich hoheitliche Institution, welche unabhängig agiert?
» Entsprechen das eingesetzte Material und die Fahrzeuge den aktuellen medizinischen Standards?

Als beauftragter Dienstleister für die Veranstaltung ist der Sanitätsdienst in erster Linie an den privatrechtlich geschlossenen Vertrag gebunden und von daher nicht kraft Amtes ermächtigt, ohne vorherige Absprache mit dem Sicherheitskoordinator und/oder dem Veranstalter die Einsatzstärke zu erhöhen bzw. zu verringern oder in anderer Weise von den Definitionen und Anforderungen aus der Sicherheitskonzeption und den vertraglichen Vereinbarungen abzuweichen.

Fazit

Die Auswahl eines Sanitätsdienst sollte sich im Idealfall nicht nur nach monetären Aspekten richten, sondern vor allem nach seiner Eignung gemäß den Definitionen aus der Sicherheitskonzeption, nach seiner Einbindungsmöglichkeit als Teil der Veranstaltung und nach seiner Ausstattung, Erfahrung und Motivation. Hierbei ist die detaillierte Kenntnis und neutrale Betrachtung des Sanitätsdienstes in der Veranstaltungsplanung von erheblichem Vorteil.
 

Wir unterstützen Sie gern sowohl bei der Bemessung des Sanitätsdienstes und der Definition der Anforderungen als auch bei der unabhängigen Akquise geeigneter Sanitätsdienste für Ihre Veranstaltung. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches persönliches Gespräch telefonisch unter 030-51300800-0 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.
 

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Veranstaltungsleitung – Die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg.

GROSKOPF Rescue Engineering Consulting, 2015

In zehn Minuten heißt es: „Doors Open!“. Alle Beteiligten sind eifrig mit den letzten Handgriffen beschäftigt, der Sound stimmt, die Sonne strahlt, vor dem Einlass herrscht reger Andrang. Gleich geht es los. Mit der Veranstaltung, der Arbeit von Sanitäts- und Ordnungsdienst, dem Ausschank, dem Catering, dem Spaß. Die Veranstaltungsleitung jedoch hat schon längst begonnen. Warum der Erfolg der Veranstaltungsleitung bereits im Vorfeld bestimmt wird, was eine gute Veranstaltungsleitung alles beinhaltet und was an Vorarbeit geleistet werden muss, um eine Veranstaltung erfolgreich leiten zu können, das beschreiben wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Wer darf eine Veranstaltung leiten?

Weder die Versammlungsstättenverordnung noch ein anderer rechtlich bindender Text definiert die Stelle und die Eigenschaften des Veranstaltungsleiters. Gesagt wird hier lediglich, dass ein Veranstaltungsleiter vom Betreiber oder auch vom Veranstalter eingesetzt werden kann und dieser oder der Betreiber/Veranstalter selbst während der Veranstaltung durchgehend vor Ort sein muss. Außerdem muss ein Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik, in der Regel ein geprüfter Meister für Veranstaltungstechnik, benannt werden und ebenfalls vor Ort sein. In der Praxis werden der Einfachheit halber diese beiden Positionen nun oft miteinander verbunden, dass heißt, der Meister für Veranstaltungstechnik übernimmt auch die Veranstaltungsleitung.

So beliebt dieses Vorgehen in der Praxis auch sein mag, so viel Sinn macht es jedoch auch, gerade diese beiden Positionen – die Überwachung der Veranstaltungstechnik und die Leitung der Veranstaltung und damit die Gesamtkoordination – voneinander zu trennen. Denn oftmals fehlen dem Veranstaltungstechniker für die Gesamtkoordination der Veranstaltung notwendige sicherheitsrelevante Informationen und Kenntnisse. Im Vergleich zu den Grundlagen bspw. eines Rettungsingenieurs zur Koordination großer Einsatzlagen kann hier eine einfache Weiterbildung zur Veranstaltungssicherheit nicht das leisten, was für eine erfolgreiche Veranstaltungsleitung notwendig wäre.

Grundsätzlich eignet sich für die Veranstaltungsleitung also eher jemand, der über seinen beruflichen Hintergrund bereits Erfahrungen in der Gesamtkoordination von Einsatzlagen und Veranstaltungen mitbringt und zudem einen besonderen Kenntnisstand zu den sicherheitsrelevanten Aspekten einer Veranstaltung hat. Also eher ein Sicherheitsingenieur mit Zusatzkenntnissen in der Veranstaltungstechnik/-organisation als ein Veranstaltungstechniker mit Zusatzkenntnissen im Bereich Veranstaltungssicherheit. Die persönliche Eignung zeichnet sich insbesondere durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, durch einen besonderen Überblick über alle Gewerke und Vorgänge und durch eine ruhige, koordinierte Handlungsweise aus.

Was beinhaltet die Leitung einer Veranstaltung?

Warum diese Eigenschaften für eine erfolgreiche Veranstaltung so wichtig sind, zeigt sich durch die Vielzahl und Vielfältigkeit der Tätigkeiten des Veranstaltungsleiters, die bereits weit im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung beginnen.

Am Veranstaltungstag selbst ist der Veranstaltungsleiter bereits vor dem eigentlichen Beginn Ansprechpartner für behördliche Abnahmen und Prüfungen wie bspw. durch das Bauamt, das Ordnungsamt oder das Gesundheitsamt. Er muss hierfür im Vorfeld alle dafür notwendigen und relevanten Auflagen sowie den tatsächlichen Stand der einzelnen Gewerke kennen.

Der Veranstaltungsleiter übernimmt vor Veranstaltungsbeginn auf Grundlage des Sicherheitskonzeptes die Einweisung aller Mitarbeiter für das „Verhalten im Notfall“ und unterweist die Moderatoren der Veranstaltung in die im Vorfeld festgelegten Sicherheitsdurchsagen. Er weist außerdem den Sanitäts- und den Ordnungsdienst in ihre Tätigkeiten ein.

Auch die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Kommunikation zwischen allen Akteuren zählt zu den Aufgaben des Veranstaltungsleiters. Die Kontrolle und Ausgabe entsprechender Kommunikationsmittel ist hier nur ein kleiner Teil davon. Er muss die Kommunikation und die Koordination zwischen Sanitätsdienst, Ordnungsdienst, Brandsicherheitswachdienst, Behörden und der Produktion gewährleisten. Hierfür eignet sich besonders die Einrichtung einer Koordinierungsstelle, die durch den Veranstaltungsleiter geführt wird.

Während der gesamten Veranstaltung überwacht der Veranstaltungsleiter die ordnungsgemäße Durchführung gemäß des Sicherheitskonzeptes, der Genehmigung und der behördlichen Auflagen. Im Fall von Abweichungen und/oder Störfällen muss er im notwendigen Rahmen und unter Abwägung der Interessen des Veranstalters, der Behörden und der Besucher entsprechend reagieren. Dies kann sich auch aus der Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen und des Veranstaltungsgeländes in regelmäßigen Abständen ergeben.

Die Lageführung und permanente Lagedarstellung ist nicht nur notwendig für den gesamten Überblick des Veranstaltungsverlaufes, sondern dient zudem auch als Grundlage für die Dokumentation in Form eines Einsatztagebuchs. Für die Lagedarstellung gibt es unterschiedliche Systeme und technische Unterstützungen. Dem Veranstaltungsleiter obliegt zudem die Entscheidung über einen Abbruch oder eine Unterbrechung der Veranstaltung bspw. aufgrund einer Unwetterwarnung oder festgestellter Störfälle. Er trifft die Entscheidung über eine Räumung des Geländes und übernimmt in diesem Fall die Räumungskoordination.

Um diese Vielzahl an Tätigkeiten während der Veranstaltungsleitung exakt ausführen zu können, bedarf es einer genauen vorhergehenden Planung und eines umfangreichen Wissensstandes zu sämtlichen Abläufen.

Welche organisatorischen Voraussetzungen müssen für die Übernahme der Veranstaltungsleitung erfüllt sein?

Die Leitung der Veranstaltung erfolgt auf folgenden Grundlagen: dem Sicherheitskonzept, den Genehmigungsauflagen, den Auflagen des Bauamtes, des Ordnungsamtes, des Gesundheitsamtes und der Verkehrsbehörde sowie den Auflagen der Polizei und der Feuerwehr und ggf. weiterer involvierter Behörden oder Einsatzdienste. Zusätzlich sind die Wünsche und Vorstellungen des Veranstalters und die Klientel der Besucher sowie deren Erwartungen zu berücksichtigen. Alle diese Forderungen und Kenntnisse muss der Veranstaltungsleiter entsprechend verinnerlicht haben. Allein aus dieser Sicht bietet es sich an, dass Sicherheitskonzept, Genehmigungsverfahren und Veranstaltungsleitung aus einer Hand kommen.

Des Weiteren muss der Veranstaltungsleiter sämtliche Auflagen und Vorgaben der Genehmigungsbehörden und aus dem Sicherheitskonzept mit dem tatsächlichen Stand abgleichen können. Dies kann er nur dann exakt umsetzen, wenn er bereits beim Aufbau involviert ist und diesen koordiniert. Nur so kann gewährleistet werden, dass noch vorhandene Sicherheitsmängel oder Abweichungen von den Auflagen im Vorfeld der Veranstaltung korrigiert werden können und die Durchführung der Veranstaltung durch Produktionsmängel nicht gefährdet wird.

Die Übernahme der Veranstaltungsleitung will gut überlegt sein. Diese Position verlangt im gesamten Veranstaltungsablauf sowie im Vorfeld ein hohes Maß an Konzentration, Verantwortungsbewusstsein, Koordinationsvermögen, Gesamtübersicht und eine nahezu akribische Vorbereitung und setzt zudem die Kenntnis aller für die Aufgaben der Veranstaltungsleitung relevanten Parameter voraus. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dies auf einem qualitativ hochwertigen Niveau nur umzusetzen ist, wenn die Veranstaltungsleitung und die dafür notwendigen vorangehenden Schritte wie das Sicherheitskonzept, das Genehmigungsverfahren und auch die Aufbaukoordination aus einer Hand kommen. Aus einer professionellen Hand, die für alle Bereiche gleichermaßen und für die Grundlagen der Veranstaltungsleitung in besonderer Weise qualifiziert ist.
 

Bei Fragen rund um die Veranstaltungsleitung oder zum Sicherheitskonzept, zur Genehmigungsbegleitung und zur Aufbaukoordination beraten wir Sie gern. Wir freuen uns auf Sie. Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen persönlichen Termin telefonisch unter 030-51300800-0 oder per E-Mail unter mail@groskopf-consulting.de.
 

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